Obecnie obowiązujące przepisy ustawy o VAT definiują pojęcie faktury VAT, którego do końca 2013 r. brakowało w tym akcie prawnym. Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jakie nastąpiły zmiany w fakturowaniu?
Art. 106e ustawy o VAT wyznacza szereg elementów, które faktura powinna posiadać, a także obowiązkowe wyrażenia dla przypadków szczególnych. Wiele kontrowersji wywołało nowe określenie przez ministra finansów daty sprzedaży jako daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Jak zatem powinna wyglądać obecnie wystawiana faktura?
Zmiany w fakturowaniu - nowe określenia na fakturach
Mimo że rzeczywiście zmiany w niektórych określeniach (w stosunku do roku 2013), które muszą obecnie być zawarte na fakturze, wydawały się czysto kosmetyczne, nie należy o nich zapominać - tylko jeżeli je uwzględnimy, faktury będą zgodne z ustawą o VAT. Wprowadzone zmiany w fakturowaniu dotyczyły:
- określeń stosowanych przez małych podatników. Z wystawianych przez nich faktur zniknęło bowiem określenie “Faktura VAT-MP” na rzecz nagłówka “Faktura” z dodatkowo umieszczoną frazą “Metoda kasowa”. Co ważne, pozostawienie nagłówka “Faktura VAT-MP” nie dyskwalifikuje dokumentu, ale też nie zwalnia z zastosowania obligatoryjnie wymaganej frazy.
- określenia “Faktura VAT-Marża”, stosowanego wcześniej dla:
- świadczenia usług turystycznych zgodnie z art. 119 ustawy o VAT,
- sprzedaży towarów używanych,
- dzieł sztuki,
- przedmiotów kolekcjonerskich czy antyków.
Aktualnie na fakturach VAT marża należy umieszczać odpowiednie ze względu na dokonywaną czynność frazy:
- procedura marży dla biur podróży,
- procedura marży - towary używane,
- procedura marży - dzieła sztuki,
- procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
Zatem z treści faktury będzie wynikało, jakiego charakteru zdarzenia gospodarczego dokument dotyczy.
- faktur dokumentujących dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi, dla których podatek VAT powinien rozliczyć nabywca. Wystawca nie ma już do wyboru zamieszczenia frazy “Podatek rozlicza nabywca” lub wskazania właściwego przepisu o tym świadczącego - ustawa o VAT narzuca w tej kwestii zamieszczenie na takiej fakturze słów “Odwrotne obciążenie”.
- faktur wystawianych przez nabywcę towarów lub usług w ramach samofakturowania - tu na dokumencie powinno dodatkowo znaleźć się określenie “Samofakturowanie”.
Zmiany w fakturowaniu daty i terminu wystawienia
Określenia na fakturze nie budzą wątpliwości - przepisy jasno wskazują, jaki opis powinien się znaleźć na dokumencie przy konkretnej transakcji. Jednak dużo niejasności w 2014 r. pojawiło się w związku ze zmianą wymogu zawarcia na fakturze daty sprzedaży, która została zastąpiona zapisem Faktura powinna zawierać: (...) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Przepis może wzbudzić zaniepokojenie u przedsiębiorców, którzy obawiają się, że ich faktury, na których widnieje fraza “data sprzedaży”, a nie, jak podaje ustawa o VAT, “data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi” nie będą traktowane jako zgodne z przepisami i zostaną uznane za nieważne w obrocie gospodarczym. W dalszym ciągu jednak określenie “data sprzedaży” może być stosowane, o ile wskazaną tam datą jest moment dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.
Tak sformułowany w ustawie o VAT zapis tak naprawdę niewiele zmienia. Ustawa o VAT mówi o tym, jakie informacje obowiązkowo powinna zawierać faktura. Jednakże gdy przedsiębiorca ujmie na fakturze dodatkowo określenia stosowane do końca 2013 r., (np. gdy w nagłówku pojawi się określenie Faktura VAT, które nie jest obecnie wymagane), nie będą one dyskwalifikowały jej jako dokumentu gospodarczego czy księgowego. Kwestię daty sprzedaży, która widnieje na fakturze, wyjaśnia ustawa o VAT, która tłumaczy, co należy rozumieć pod pojęciem sprzedaży. Dlatego też można uznać, że zapisana na fakturze data sprzedaży jest tożsama z określeniem widniejącym w art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT - czyli z datą dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Zwróćmy również uwagę na samą kwestię techniczną - zamieszczanie tak długich fraz na fakturze spowoduje, że staje się ona dodatkowo mniej czytelna.
Data wystawienia faktury nadal musi znajdować się na dokumencie, chociaż w większości przypadków nie ma związku z obowiązkiem podatkowym w VAT (wyjątki to np. usługi budowlane świadczone na rzecz vatowców czy usługi leasingu operacyjnego). Od 1 stycznia 2014 r. obowiązek podatkowy według zasad ogólnych oderwany od faktu wystawienia faktury. Powstaje on w okresie, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę bez względu na datę wystawienia faktury.
Dodatkowo znaczące zmiany w fakturowaniu zostały wprowadzone odnośnie do terminów wystawiania faktur. Zgodnie z zasadami ogólnymi fakturę wystawia się nie później niż 15-ego dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Taki sam termin obowiązuje w stosunku do faktur zaliczkowych - jeżeli bowiem przedsiębiorca otrzymał wcześniej całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek czy ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, a czas na wystawienie faktury upływa w połowie kolejnego miesiąca.
Nazwy skrócone a zmiany w fakturowaniu
Fakt, że na fakturach zawsze powinny zostać zamieszczone dane identyfikacje stron zdarzenia gospodarczego, nie budzi żadnych wątpliwości. Potwierdza to także zapis w przepisach - art. 106e ust. 1 pkt 3 - w którym znajdziemy informację, że na fakturze muszą znaleźć się imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług.
Wątpliwości mogą się natomiast pojawić u tych przedsiębiorców, którzy na swoich fakturach zamieszczali nazwę skróconą firmy - ustawa w obecnej formie nie wspomina bowiem o takiej możliwości. W momencie zakładania działalności podatnik musi wypełnić zgłoszenie identyfikacyjne (CEIDG). Wpisuje się tam zarówno nazwę pełną firmy, jak i nazwę skróconą - jeżeli przedsiębiorca będzie się taką posługiwał. Należy jednak pamiętać, że w przypadku osób fizycznych nazwą i nazwą skróconą jest przede wszystkim imię i nazwisko. Dodatkowo można stosować inne określenie, np. Jan Nowak “Nowax” - w tym przypadku określenie “Nowax” nie jest obowiązkowe i jeżeli faktura zostanie wystawiona jedynie na imię i nazwisko, będzie uznana za poprawną. Natomiast w związku z nowelizacją przepisów przedsiębiorca nie może się posłużyć samą nazwą “Nowax”, gdyż spowoduje to brak istotnego elementu, który definiuje czy dany dokument stanowi fakturę.
Zmiany w fakturowaniu między nabywcą a wystawcą
Przedsiębiorcy korzystający z samofakturowania mogą skorzystać z liberalizacji wprowadzonej w tym zakresie. Jeśli strony zawrą umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz danego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności - mogą korzystać z samofakturowania. Trzeba tu także pamiętać o zamieszczeniu wspomnianego już określenia “Samofakturowanie” na dokumentach.
W kontaktach między kontrahentami wprowadzone w 2014 roku zmiany w fakturowaniu dotyczą również not korygujących. Mimo projektowanego wycofania tych dokumentów z obiegu noty pozostały i można nadal z nich korzystać. Uproszczono jednak procedurę akceptacji noty, która wcześniej wskazywała na konieczność podpisu wystawcy, a więc wymagała wysłania noty do sprzedawcy w dwóch egzemplarzach, z których jeden miał być podpisany i odesłany do nabywcy. Natomiast aktualnie potwierdzenie otrzymania noty korygującej choć nadal konieczne - może przybrać dowolną formę. W roli przypomnienia - prawo wystawiania noty korygującej ma jedynie nabywca.
