Zwrot służbowego samochodu w czasie zwolnienia chorobowego pracownika

Wiele firm decyduje się na udostępnienie swoim pracownikom do realizacji obowiązków pracowniczych służbowych samochodów. Co więcej, samochód służbowy, który pracodawca powierza pracownikowi, a który ten może za zgodą pracodawcy użytkować także do celów prywatnych, stanowi benefit pozapłacowy zachęcający do podjęcia pracy u takiego pracodawcy. Pracownik to tylko człowiek i zdarza się mu zachorować lub mieć wypadek, a w konsekwencji przebywać na zwolnieniu chorobowym. Co w takiej sytuacji z powierzonym samochodem służbowym? Czy zwrot służbowego samochodu w czasie zwolnienia chorobowego pracownika jest obowiązkowy? O tym piszemy poniżej.

Odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone pracownikowi 

Jednym z rodzajów odpowiedzialności pracowniczej jest odpowiedzialność za mienie powierzone. Z odpowiedzialnością za mienie powierzone mamy do czynienia właśnie w przypadku powierzenia pracownikowi samochodu służbowego czy sprzętu elektronicznego. Pracownik musi wyrazić zgodę na tego rodzaju odpowiedzialność. 

W przypadku, gdy pracownikowi powierzono mienie, również musi liczyć się z odpowiedzialnością odszkodowawczą na zasadach wskazanych poniżej.

Pracownik, któremu pracodawca powierzył z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Odpowiedzialność ta dotyczy także sytuacji, kiedy pracownikowi powierzono inne mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

Pracownik może zwolnić się z odpowiedzialności za mienie powierzone, gdy wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Współodpowiedzialność pracowników za powierzone mienie

Przepisy prawa pracy dopuszczają wspólną odpowiedzialność pracowników za mienie powierzone im przez pracodawcę. Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się na mocy umowy o współodpowiedzialności materialnej zawartej przez nich z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności. 

W przypadku zaistnienia podstaw do odpowiedzialności w takiej sytuacji pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. 

Gdy zostanie jednak ustalone, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych z nich, wówczas za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.

Do odpowiedzialności za mienie powierzone stosuje się odpowiednio przepisy o ograniczeniu odpowiedzialności materialnej pracownika za szkodę w zakresie, w jakim inne osoby lub pracodawca przyczyniły się do jej powstania lub zwiększenia, i działaniu w ramach dopuszczalnego ryzyka, naprawieniu szkody na podstawie ugody pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, niewykonania przez pracownika ugody w sprawie naprawienia szkody i odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną umyślnie.

Powierzenie samochodu służbowego lub innego mienia a jego zwrot

Samochód służbowy powierzony pracownikowi przez pracodawcę przez cały czas stanowi własność pracodawcy. Dlatego choćby z prawa własności, które jest najszerszym prawem rzeczowym, wynika, że pracodawca jako właściciel może żądać jego wydania także w innych przypadkach niż tylko w razie zmiany lub rozwiązania stanowiska pracy.

Oznacza to, że pracownik, któremu powierzono mienie pracodawcy bez względu na to, jakiego rodzaju jest to rzecz, w przypadku przebywania na zwolnieniu lekarskim na żądanie pracodawcy obowiązany jest je zwrócić. 

Regulacje dotyczące powierzenia mienia

Pracodawcy powinni pamiętać, że formułując regulaminy korzystania z samochodu służbowego, powinni wskazać, iż pracownik obowiązany jest do zwrotu pojazdu służbowego na każde wezwanie pracodawcy. W przeciwnym wypadku nie będzie podstaw do tego, aby żądać zwrotu pojazdu w czasie trwania zatrudnienia pracownika, który:

• przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, 
• przebywa na urlopie, 
• przebywa na urlopie bezpłatnym, 
• przebywa urlopie macierzyńskim,
• jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.

W przypadku żądania zwrotu mienia powierzonego pracodawca powinien poinformować pracownika o nim odpowiednio wcześniej. 

Gdy powierzenie przez pracodawcę mienia – pojazdu służbowego – uregulowano w umowie o pracę, wówczas konieczne będzie dokonanie przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego. 

W przypadku zawarcia odrębnej umowy powierzenia mienia pracodawcy warto wskazać krótki okres jej wypowiedzenia, po którego upływie samochód służbowy będzie musiał zostać oddany pracodawcy.

Przykład 1. 
Czy pani Alicja, która przebywa na zwolnieniu lekarskim z uwagi na zdiagnozowany stan ciąży, a której powierzono samochód i telefon służbowy, obowiązana jest je zwrócić w sytuacji, gdy pracodawca wezwał ją do ich zwrotu w terminie 7 dni od doręczenia wezwania?

Pani Alicja obowiązana jest zwrócić mienie pracodawcy w każdym wypadku, kiedy zostanie do tego wezwana. Wobec stanu ciąży oczywiste jest, że nie będzie w najbliższym czasie miała możliwości wykonywania obowiązków służbowych, dlatego powinna zwrócić pracodawcy powierzone jej mienie. W przeciwnym wypadku może ponieść odpowiedzialność za jego przywłaszczenie. 

Konsekwencje w przypadku, gdy pracownik nie zwróci mienia pracodawcy

W wyroku Sądu Najwyższego z 10 listopada 1999 roku (sygn. I PKN 361/99) uznano, że „przywłaszczenie mienia pracodawcy jest zawsze ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, niezależnie od tego, czy ze względu na jego wartość stanowi przestępstwo czy wykroczenie”.

Ponadto w przywoływanym wcześniej postanowieniu Sąd Najwyższego z 24 lutego 2022 roku (sygn. II PSK 309/21) dotyczącym powództwa o odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę uznano, że istniały podstawy do przypisania powodowi ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, a w konsekwencji rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, gdy pracownik mimo wezwania skierowanego przez pracodawcę wobec przedłużającego się zwolnienia chorobowego nie zwrócił powierzonych mu sprzętów stanowiących własność pracodawcy. Orzeczenie wydano w stanie faktycznym, zgodnie z którym pracownik był zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony na stanowisku kierownika sprzedaży. Pracodawca i pracownik podpisali dokument zatytułowany „Upoważnienie do prowadzenia samochodu służbowego”, w którego świetle pracownik był zobowiązany do zwrotu samochodu służbowego jedynie w przypadku zmiany stanowiska pracy lub rozwiązania stosunku pracy. Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. Pracownica pracodawcy wysłała na służbowy adres pracownika prośbę o wskazanie miejsca wydania samochodu służbowego, a sam pracodawca wysłał do powoda pismo z odwołaniem upoważnienia i jednocześnie wezwanie o wydanie samochodu służbowego z zaznaczeniem, że niewydanie mienia w terminie, zostanie uznane za przywłaszczenie. Pracownik nie zwrócił służbowego mienia, dlatego pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych powodujących utratę zaufania do pracownika, a polegających na lekceważeniu i bezpodstawnym niewykonaniu polecenia służbowego pracodawcy, opierającym się w szczególności na odmowie wydania należącego do spółki telefonu, komputera oraz samochodu służbowego pomimo wezwań ze strony spółki do wydania tego pojazdu i odwołania upoważnienia do kierowania tym pojazdem przez pracodawcę.

Pracodawca może złożyć pracownikowi oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w terminie jednego miesiąca, licząc od dnia uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Po upływie tego terminu pracodawca traci prawo do zwolnienia bez wypowiedzenia pracownika z jego winy. Termin ten liczy na zasadach ogólnych przewidzianych w Kodeksie cywilnym. Nie może on ulec zawieszeniu bądź przerwaniu nawet wskutek zaistnienia nadzwyczajnych dla pracodawcy okoliczności.

Przykład 2. 
Czy Alicja Nowak, która otrzymała 13 marca 2023 roku od pracodawcy wezwanie zwrotu samochodu służbowego w terminie 7 dni od doręczenia wezwania, przebywając na zwolnieniu lekarskim poprzedzającym urlop macierzyński, może zostać zwolniona dyscyplinarnie, gdy nie odda w wyznaczonym terminie samochodu służbowego? 

Pani Alicja obowiązana jest zwrócić mienie pracodawcy. Gdy tego nie uczyni w wyznaczonym terminie, tj. do 20 marca 2023 roku, pracodawca będzie mógł wręczyć jej wypowiedzenie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika z uwagi na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Pracodawca powinien uczynić to najpóźniej do 20 kwietnia 2023 roku.

Zwrot służbowego samochodu w czasie zwolnienia chorobowego pracownika - podsumowanie

Zwrot służbowego samochodu jest szczególnie uzasadniony w przypadku przebywania przez pracownika na długotrwałym zwolnieniu chorobowym, kiedy wiadome jest, że pracownik nie może wykonywać obowiązków pracowniczych. Posiadając samochód, może z niego nadal korzystać, a pracodawca pojazd ten mógłby lepiej wykorzystać na potrzeby firmy.