Karty paliwowe służą do szybkiego tankowania na wybranych stacjach paliw. Swoim działaniem przypominają karty bankomatowe. Czy pracownicy korzystający z takich kart mogą być rozliczani przez pracodawcę zarówno przy tankowaniu samochodów prywatnych, jak i firmowych?
Karty paliwowe
Bezgotówkowe płacenie za paliwo, dokonywanie opłat drogowych lub korzystanie z myjni jest możliwe nie tylko przy wykorzystywaniu kart bankowych lub telefonów komórkowych, ale także coraz bardziej popularnych kart paliwowych. Są one wydawane przez konkretne sieci stacji benzynowych oraz międzynarodowych operatorów.
Karty paliwowe mogą występować w 3 głównych formach:
- jako karty imienne przypisane do konkretnej osoby;
- jako karty na okaziciela, z których mogą korzystać dowolne osoby (np. każdy pracownik firmy transportowej);
- jako karty przypisane do konkretnego numeru rejestracyjnego pojazdu.
Dzięki kartom paliwowym kierowcy zyskują nie tylko możliwość szybkiego i bezgotówkowego opłacenia różnych usług drogowych (w tym na czele z zakupem paliwa), ale także uzyskiwania zniżek na wybrane towary i uczestniczenia w programach premiowych. Karty tego rodzaju bardzo często pozwalają na obniżenie rachunków za tankowane paliwo. Spora ich część pozwala również na odzyskanie podatku VAT za zakupy dokonywane za granicą.
Karty paliwowe mogą być wykorzystywane nie tylko w Polsce, ale również poza granicami naszego kraju. Wiele w tej kwestii zależy jednak od zasad użytkowania danej karty, które umieszczone są w regulaminie podmiotu wydającego kartę paliwową.
Karty paliwowe a fakturowanie zakupu paliwa
Karty paliwowe są wygodnym rozwiązaniem dla wszystkich kierowców, którzy chcą odliczyć zakup paliwa od podatku. Dzięki tej karcie nie trzeba za każdym razem prosić o wystawienie faktury VAT za zatankowane paliwo. Każda transakcja dokonana przy pomocy karty paliwowej jest odnotowywana i zapisywana w elektronicznym rejestrze wystawcy karty. Jednocześnie właściciel karty (najczęściej pracodawca lub przedstawiciel firmy) ma wgląd do aktualnych danych dotyczących danej karty – liczba, rodzaj oraz kwota transakcji może być na bieżąco sprawdzana i ściągana na urządzenia przedsiębiorcy.
Decydując się na zakup karty paliwowej, istnieje możliwość nie tylko rozliczania faktur za zakup benzyny, gazu lub oleju napędowego, ale także podatku VAT oraz akcyzy. Szczegółowy zakres warunków jest jednak ujęty w regulaminie dostawcy danej karty – warto się z nim zapoznać przed wykupieniem karty od konkretnego podmiotu.
Rozliczenie karty paliwowej przy prywatnym samochodzie
W przypadku gdy pracownicy korzystają z kart paliwowych dla celów prywatnych z odpłatnością potrącaną z wypłacanej pensji (np. tankują swoje własne samochody, których nie używają do wykonywania obowiązków zawodowych), po stronie zatrudnionych nie powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. W praktyce oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Zgodnie z treścią art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Przykład 1.
Pan Marcin używa kart paliwowych swojego szefa do celów prywatnych – najczęściej tankuje przy ich pomocy paliwo oraz korzysta z myjni samochodowej. Miesięcznie karta paliwowa jest wykorzystywana na ok. 700 zł. Pracodawca potrąca tę kwotę od wynagrodzenia pana Marcina – pensja otrzymywana przez niego na rękę jest więc pomniejszona o faktycznie zużycie firmowej karty paliwowej w danym miesiącu. W tym przypadku pracodawca nie musi pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych względem pana Marcina, ponieważ nie dochodzi tutaj do powstania nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika.
Przykład 2.
Pan Marcin używa firmowych kart paliwowych dla celów prywatnych. Miesięcznie wydatki z tego tytułu wynoszą ok. 1200 zł. Pracodawca pana Marcina nie potrąca jednak z jego wynagrodzenia kosztów używania karty paliwowej – pensja mężczyzny nie jest pomniejszana z tego tytułu. W tym przypadku doszło więc do powstania nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika, co powoduje, że pracodawca ma obowiązek pobrać i wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych względem pana Marcina w wysokości uwzględniającej faktyczne zużycie karty paliwowej w danym miesiącu.
Rozliczenie karty paliwowej przy służbowym samochodzie
W przypadku kart paliwowych wykorzystywanych przez pracowników dla celów służbowych sprawa jest o wiele prostsza – takie transakcje powinny być rozliczane pod kątem podatkowym. Przedsiębiorca ma wówczas możliwość wrzucenia w tzw. koszty wartość zakupionego paliwa – ostatecznie służyło ono bowiem do wykonywania jego działalności gospodarczej, a nie do celów prywatnych pracownika, który korzystał z karty paliwowej.
Opłaty za wydanie karty paliwowej obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki. Wartość zakupu karty oraz opłaty za jej używanie odnosi się na konto 40 „Koszty według rodzajów” (są to tzw. pozostałe koszty rodzajowe). Płatności za zakupy zrealizowane kartą paliwową następują na podstawie zbiorczej faktury wystawianej za dany okres rozliczeniowy (najczęściej miesięczny lub kwartalny). W praktyce transakcje dokonywane za pomocą kart paliwowych są rozumiane jako korzystanie przez firmę z nieoprocentowanego kredytu kupieckiego.
Ewidencja księgowa zbiorczej faktury związanej z wykorzystaniem karty paliwowej może przebiegać z następującym zapisem:
1. wartość brutto faktury:
- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
2. VAT naliczony, jeśli podlega odliczeniu:
- Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;
3. wartość netto zakupionego towaru lub usługi:
- Wn różne konta, np. 31, 33, 40 lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Karty paliwowe - podsumowanie
Rozliczenie kosztów używania kart paliwowych przez firmę jest uzależnione od tego, czy w danym przypadku pracownik korzystał z takiej karty do celów prywatnych lub służbowych. Jeśli karta powiązana była z prywatnym samochodem pracownika i koszt jej użycia został odliczony od wynagrodzenia zatrudnionego, to pracodawca nie musi pobierać i odprowadzać żadnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeśli jednak karta została zużyta dla celów prywatnych, ale jej koszt nie został potrącony od pensji pracownika, to zaliczka na podatek dochodowy powinna zostać obliczona i pobrana. W przypadku kart paliwowych wykorzystywanych dla celów służbowych przedsiębiorca powinien rozliczać się podatkowo i koszty używania kart może wliczać w koszty prowadzonej działalności.
