Poradnik Przedsiębiorcy

Biznesowy lunch to nie reprezentacja

W dzisiejszych realiach przedsiębiorcy, aby pozyskać nowych klientów czy też utrzymać dobre relacje handlowe z partnerami biznesowymi, ponoszą wydatki na spotkania w restauracjach. Niestety z rozliczeniem takich wydatków sprawa jest kontrowersyjna - co nie oznacza, że biznesowy lunch z kontrahentem nie może się w ogóle pojawić w kosztach.

Kłopotliwa reprezentacja

Wydatki na reprezentację, w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodu (art. 23 ustawy o PIT). Ustawodawca nie zdefiniował jednak, co jest reprezentacją. W związku z tym podatnicy często zastanawiają się co z wydatkami na biznesowe lunche, biznesowe spotkania w restauracjach czy poczęstunki dla kontrahentów.

Zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne stoją na stanowisku, że “reprezentacja to ogólnie okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Reprezentacją będą wszelkie wydatki, które w sposób ponadstandardowy kreują pozytywny wizerunek firmy, w tym wobec innych podmiotów, z którymi współpracuje” (wyrok NSA z 25 maja 2012r., sygn.akt II FSK 2200/10).

Mając powyższe na uwadze, kwestią kluczową jest zatem określenie, czy poniesione wydatki na biznesowy lunch lub obiad z kontrahentem stanowią koszty reprezentacji, czy też są to koszty zwykłego funkcjonowania firmy. Należy zaznaczyć, że czym innym są spotkania biznesowe, a czym innym koszty reprezentacji. Celem spotkań biznesowych jest negocjowanie umów handlowych, a nie kreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach kontrahentów.

Biznesowy lunch jako koszt

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 2 kwietnia 2015 r. o sygn. akt II FSK 483/13 podjął stanowisko, iż przedsiębiorcy negocjujący umowy na spotkaniach w restauracjach, mogą wydatki poniesione podczas tych spotkań zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli celem takich spotkań nie jest budowanie korzystnego wizerunku firmy czy też podniesienie jej prestiżu, ale omówienie kwestii biznesowych bądź nowych rozwiązań mających na celu zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorcy, brak jest podstaw do kwestionowania zaliczalności do kosztów uzyskania przychodu.

Ważne!

Wydatki poniesione na lunch z kontrahentem mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, gdy wyłącznym celem poniesienia tego rodzaju wydatków jest odbycie spotkania biznesowego.

Jednak pomimo wyroków na korzyść przedsiębiorców, powinni oni zachować szczególną ostrożność podczas zaliczania wydatków na lunche czy obiady z kontrahentami do kosztów firmowych. Wymaga podkreślenia, że o zaliczeniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu decyduje konkretny stan faktyczny danej firmy, dlatego też firmy, dla których wydatki na biznesowe lunche stanowią dużą i ważną pozycję w budżecie firmowym, powinny przygotować solidną argumentację. Dodatkowo oprócz faktur dokumentujących wysokość poniesionych wydatków warto przygotować szczegółowe notatki ze spotkania, w którym będzie opisany jego cel. Podatnik powinien również potrafić udowodnić, że spotkania takie mają charakter czysto biznesowy (a nie reprezentacyjny), doprowadzają w wielu przypadkach do podpisania umów handlowych z kontrahentami. Należy pamiętać, że fiskus ma prawo badać, czy wydatki te nie zostały spożytkowane celem kreowania dobrego wizerunku firmy, wówczas koszty byłyby traktowane jako reprezentacja, a co za tym idzie wyłączone z kosztów podatkowych.