Poradnik Przedsiębiorcy

Nieściągalne należności w kosztach uzyskania przychodu

Kwoty należne, nawet te, które nie zostały faktycznie uregulowane, są zaliczane do przychodu przedsiębiorcy, osiąganego z prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli jednak kontrahent uporczywie nie opłaca faktur, może to być uciążliwe. Co należy wówczas zrobić? Kwoty netto nieściągalnych, nieprzedawnionych należności można w niektórych sytuacjach zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Sprawdź, kiedy nieściągalne należności stanowią koszt firmowy!

Co to znaczy nieściągalne należności?

Jako przykład należności nieściągalnej można podać sytuację, w której kontrahent nie płaci za towar lub usługę, mimo że termin płatności upłynął, a sprzedawca lub usługodawca  ponagla go za pomocą wezwań do zapłaty, listów, telefonów i maili. Należność nie została zatem uiszczona w zwykłym trybie.

Mimo to sprzedawca ma obowiązek odprowadzić podatki od sprzedaży, nawet, jeżeli fizycznie nie otrzymał zapłaty.

Nieściągalne należności a koszty uzyskania przychodu  

Art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że za koszty uzyskania przychodu nie uważa się wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem takich wierzytelności nieściągalnych, które uprzednio na podstawie art. 14 zostały zarachowane jako podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym przychody należne i których nieściągalność została uprawdopodobniona. Z kolei w art. 14 tej samej ustawy możemy znaleźć zapis mówiący, że za przychód z działalności uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Ważne!

Wierzytelności przedawnionych nie możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wierzytelności nieściągalne mogą zatem zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko do momentu ich przedawnienia.

Jak udokumentować nieściągalne należności?

Żeby móc zaliczyć nieściągalne należności, należy je odpowiednio udokumentować. Można tego dokonać za pomocą jednego z poniższych dokumentów:

a) postanowienie o nieściągalności, uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego,

b) postanowienie sądu o:

  • oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania,

  • umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi  okoliczność wymieniona wyżej,

  • ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

c) protokół sporządzony przez podatnika, stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

W przypadku, gdy nieściągalne należności są niewielkie, wystarczającym dokumentem jest protokół sporządzony przez podatnika, wykazujący, iż przewidywane koszty egzekucyjne w związku z dochodzeniem wierzytelności będą równe bądź wyższe niż kwota tej wierzytelności. Jeżeli natomiast kwota ta jest spora, podatnik powinien posiadać postanowienie organu egzekucyjnego lub postanowienie sądu.

Podsumowując - nieściągalna należność stanowi koszt uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy jest przychodem w rozumieniu ustawy o PIT, zaś podatnik powinien posiadać odpowiednie udokumentowanie jej nieściągalności.

Ważne!

Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca może zaliczyć jedynie wierzytelność w kwocie netto, czyli bez podatku VAT. Należny VAT nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ nie podlega zaliczeniu do przychodów należnych.