Rozwój technologii stwarza pracodawcom nowe możliwości monitorowania procesów pracy, usprawniania ich, weryfikowania wydajności pracowników. W związku z tym pojawił się nowy termin – bossware. Czym jest bossware, co obejmuje i czy jego stosowanie jest zgodne z prawem, wyjaśniamy poniżej.
Czym jest bossware?
Bossware to określenie metod i rozwiązań umożliwiających pracodawcy weryfikowanie i monitorowanie wydajności pracownika, zaangażowanie w pracę i wykonywanie obowiązków pracowniczych.
- aplikacje pozwalające na monitorowanie pracy;
- programy pozyskujące dźwięk z mikrofonów oraz kamer w sprzęcie pracownika;
- narzędzia służące do blokowania witryn internetowych;
- oprogramowanie służące do monitorowania GPS.
Pracodawcy stosujący metody bossware bardzo często korzystają z oprogramowania umożliwiającego monitorowanie:
- korzystania z klawiatury;
- śledzenia ruchów myszki;
- śledzenia aktywności pracowników w internecie;
- monitorowania korzystania z narzędzi służbowych w tym skrzynki służbowej, kalendarza, plików;
- obserwacji i pobierania zrzutów z ekranu służbowego urządzenia;
- obserwacji pracownika na odległość z wykorzystaniem kamery i mikrofonu;
- śledzenia zadań drukarki.
Monitoring w zakładzie pracy a bossware
Przepisy prawa pracy określają zasady monitoringu w zakładzie pracy i monitoringu poczty elektronicznej. To one będą miały znaczenie dla stosowania oprogramowania typu bossware.
Monitoring w zakładzie pracy nie może dotyczyć następujących pomieszczeń:
- pomieszczeń, które zostały udostępnione zakładowej organizacji związkowej;
- pomieszczeń sanitarnych;
- szatni;
- stołówek;
- palarni.
Stosowanie monitoringu pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni jest prawnie dopuszczalne, o ile byłoby to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia bądź kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i jeżeli nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Kodeks pracy stanowi, że stosowanie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych wymaga uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, wówczas konieczna będzie zgoda przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Nagrania obrazu stanowiące dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub wobec których pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, będą przechowywane w dłuższym terminie, czyli do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Bossware - ustalenie celu, zakresu i sposobu monitorowania
Pracodawca powinien wiedzieć, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu należy określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca te informacje powinien przekazać pracownikowi w formie pisemnej.
Układ zbiorowy pracy jest porozumieniem regulującym prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają obowiązku wprowadzenia układu zbiorowego pracy. Określają formę układu, który musi zostać zawarty w formie pisemnej na czas nieokreślony lub na czas określony, z zastrzeżeniem, że przed upływem terminu obowiązywania układu zawartego na czas określony strony mogą przedłużyć jego obowiązywanie na czas określony lub uznać układ za zawarty na czas nieokreślony. W treści układu określa się zakres jego obowiązywania oraz wskazuje siedziby stron układu. Układ obowiązuje do czasu jego rozwiązania, który może nastąpić na podstawie zgodnego oświadczenia stron lub z upływem okresu, na który został zawarty, lub na skutek wypowiedzenia z upływem okresu wypowiedzenia dokonanego przez jedną ze stron.
Pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, jeżeli zatrudnia co najmniej 50 pracowników, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcę oraz pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Pracodawca, który w swojej firmie zatrudnia mniej niż 50 pracowników, może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami jego i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcę i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Pracodawca musi zawiadomić pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób u niego przyjęty, w terminie nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Pomieszczenia i teren monitorowany musi zostać oznaczony przez pracodawcę w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Bossware a monitoring poczty elektronicznej
Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają także monitoring poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy z zastrzeżeniem, że nie może on naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Do monitoringu poczty stosuje się regulacje dotyczące monitoringu pomieszczeń w zakresie informowania o monitoringu, określania jego celu, zakresu oraz sposobu zastosowania, przekazywania informacji oraz stosowania oznaczeń.
Bossware jako inny sposób monitoringu
Narzędzia służące pracodawcy do kontroli aktywności pracy pracownika w ramach bossware kwalifikowane są jako inne sposoby monitoringu, do których odpowiednio stosowane są przepisy o monitoringu poczty elektronicznej.
Oznacza to, że istnieje możliwość ich wykorzystywania przez pracodawcę, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celu w postaci zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Bossware a praca zdalna
Oprogramowanie bossware będzie mogło być stosowane także do pracowników świadczących pracę zdalnie.
Przypomnieć należy, że porozumienie regulujące zasady pracy zdalnej zawierane jest przez pracodawcę i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, stronami porozumienia jest pracodawca i wszystkie te organizacje. Przy braku możliwości uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Gdy do zawarcia porozumienia nie dojdzie w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia jego projektu, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Dopuszczalne jest wykonywanie pracy zdalnej nawet wtedy, gdy nie zostało zawarte porozumienie lub regulamin regulujące zasady jej realizowania. W takim przypadku pracodawca określa warunki wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Dobra osobiste a bossware
Stosowanie narzędzi zaliczanych do bossware nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Dobra osobiste człowieka to w szczególności
- zdrowie,
- wolność,
- cześć,
- swoboda sumienia,
- nazwisko lub pseudonim,
- wizerunek,
- tajemnica korespondencji,
- nietykalność mieszkania,
- twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska.
Naruszenia dóbr osobistych będące wynikiem stosowania oprogramowania typu bossware skutkować będzie tym, że pracownik będzie miał względem pracodawcy roszczenia przysługujące z tytułu ich naruszenia.
Naruszenie tajemnicy korespondencji, która stanowi jedno z dóbr osobistych, zostało szczególnie zaakcentowane jako podlegające ochronie. Zatem jeśli stosowane narzędzi bossware doprowadziłoby do naruszenia tajemnicy korespondencji, wówczas pracodawca poniósłby odpowiedzialność za naruszenie tego dobra.
Czy warto stosować bossware w firmie?
Narzędzia stosowane w ramach bossware na pierwszy rzut oka wydają się jedynie korzystne dla pracodawcy, ale nie zawsze tak będzie. W przypadku pracy w godzinach nadliczbowych monitorowana za ich pomocą aktywność pracownika i jego czas pracy będzie pozwalał udowodnić te nadgodziny i domagać się przysługujących z tego tytułu świadczeń. Narzędzia bossware mogą być też demotywatorem dla pracowników.
Zawsze stosując tego typu oprogramowanie, warto zachować zdrowy rozsądek; brak motywacji lub jej spadek w związku ze stosowaniem bossware rzutować będzie na wyniki pracowników, a także może mieć wpływ na ich rotację w firmie.
