Zerowy PIT-11 dla pracownika - co powinien zrobić pracodawca?

W grudniu 2019 r. zatrudniłem pracownika. Datę wypłaty wynagrodzenia ustaliliśmy na 10. dzień kolejnego miesiąca, czyli pierwsza pensja została przekazana 10 stycznia. Kiedy generuję PIT-11 za 2019 rok dla tej osoby, wychodzą mi w nim same zera. Czy jest to prawidłowe? Czy mam przekazać do urzędu skarbowego zerowy PIT-11?

Antoni, Brzeg 

Roczna deklaracja podatkowa PIT-11

PIT-11 jest to dokument o charakterze informacyjnym, zawiera on w sobie dane o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych przez pracodawcę zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobowiązanym do wystawienia tego dokumentu jest płatnik – czyli pracodawca, który w trakcie roku rozliczeniowego pobierał i wpłacał do US zaliczki na podatek dochodowy.

Formularz PIT-11, mimo że jest deklaracją podatkową, tzn. wykazuje się w nim dane dotyczące przychodów, dochodów, kosztów oraz pobranych zaliczek na podatek, to również należy zawrzeć w nim informacje o pobranych składkach ZUS. W ramach składek ZUS opisuje się zarówno kwoty pobranych składek na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne.

W deklaracji PIT-11 za rok 2019 powinny zostać wykazane przychody opodatkowane stawką podatkową 17%, 17,75%, 18% oraz 32%. 

W rocznej deklaracji podatkowej PIT-11 płatnicy zawierają dane o wynagrodzeniach wypłaconych w roku 2019 z tytułu:

• umów o pracę,

• umów zlecenie, 

• umów aktywizacyjnych,

• umów o dzieło i innych.

W jakim celu wystawia się PIT-11?

PIT-11 wystawia się ze względu na obowiązek informacyjny, jaki występuje względem US. Oprócz tego płatnicy, czyli pracodawcy, wystawiają deklaracje PIT-11 w celu dostarczenia ich swoim pracownikom i innym zatrudnionym osobom. 

Deklaracja ta obowiązkowo musi zostać dostarczona osobom wykonującym pracę na rzecz danego przedsiębiorcy, ponieważ na jej podstawie osoby te wypełniają zeznania roczne PIT-37 lub PIT-36.

Istotne jest zarówno z perspektywy US, jak i samego pracodawcy, żeby wystawione PIT-11 były poprawne nie tylko z perspektywy obliczeniowej, lecz także merytorycznej.W roku 2020 aktualny jest formularz PIT-11 w wersji 25.

Terminy wysyłki PIT-11

Roczne deklaracje podatkowe, w tym PIT-11, PIT-4R oraz PIT-8AR, należy dostarczyć do US w terminie do końca stycznia 2020 roku. Jedyna dopuszczalna forma dostarczenia dokumentów to forma elektroniczna.

Natomiast PIT-11 pracownikom i innym zatrudnionym osobom należy dostarczyć w terminie do końca lutego 2020 roku. W tym przypadku forma dostarczenia dokumentacji jest dowolna – istotne jedynie jest otrzymanie potwierdzenie odbioru PIT-11.

Które wypłaty wynagrodzeń należy ująć w PIT-11?

W deklaracji PIT-11 dochody i pobrane zaliczki na podatek dochodowy wykazywane są zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia, a nie zgodnie z miesiącem, za który pensja była należna. W tym przypadku pracownik nie osiągnął żadnego dochodu podlegającego opodatkowaniu, w związku z czym zerowy PIT-11 jest prawidłowy.Art. 32 ust. 2 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Za dochód, o którym mowa w ust. 1 i 1a, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika.

Zerowy PIT-11

Pracodawca, który w danym roku podatkowym nie pobierał zaliczek na podatek dochodowy za pracownika, co do zasady nie jest zobowiązany wystawić zerowego PIT-11. Jednakże wysłany do urzędu skarbowego zerowy PIT-11 dla pracownika nie jest traktowany jako wykroczenie skarbowe i nie podlega żadnej karze.

Płatnicy często decydują się wystawić zerowy PIT-11 i dostarczyć go do US na cele dowodowe. Jest to sposób dodatkowego zabezpieczenia się pracodawców w razie jakichkolwiek kontroli.

Warto mieć jednak na uwadze, że w niektórych sytuacjach konieczne jest sporządzenie zerowej deklaracji – tzn. bez wykazania kwoty dochodu bądź pobranej zaliczki. Dotyczy to głównie następujących przypadków:

• wypłacono wynagrodzenie, ale nie pobrano zaliczki na podatek (np. z winy własnej lub pomyłki pracownika);

• wypłacono tak niską pensję, że należna od niej zaliczka wyszła zerowa;

• wypłacono wynagrodzenie niższe od kwoty wolnej od podatku;

• nie wypłacono wynagrodzenia ze względu na kompensatę z wzajemną wierzytelnością i należało pobrać zaliczki od takiego wynagrodzenia.

PIT-11 nie wystawia się w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie lub umowę o dzieło w przypadku, gdy wartość wynagrodzenia wynikająca z umowy nie przekracza kwoty 200 zł. W sytuacji umowy o pracę na wartość poniżej 200 zł deklarację PIT-11 należy obowiązkowo wygenerować i przekazać do urzędu skarbowego.W związku z niepobieraniem zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń osób zatrudnionych pracodawca ma prawo wystawić tzw. zerowy PIT-11. To, czy jest to konieczne z perspektywy prawnej, zależy od okoliczności dodatkowych dotyczących rozliczeń za danego pracownika.

Deklaracje PIT-11 w systemie wFirma.pl

Oprogramowanie kadrowo-płacowe wFirma.pl gwarantuje możliwość szybkiego generowania rocznych deklaracji podatkowych. Automatycznie uzupełniane formularze zaciągają dane wprowadzone ówcześnie do systemu.

 System wFirma.pl umożliwia również bezpośrednią wysyłkę deklaracji PIT-11 do US. Po zaznaczeniu wygenerowanego dokumentu należy wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

 Po wysłaniu deklaracji i otrzymaniu potwierdzenia jej odbioru można pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). 

Dokument ten można przechowywać w dokumentacji firmowej dla celów dowodowych.