W grudniu 2023 r. zatrudniłem pracownika. Datę wypłaty wynagrodzenia ustaliliśmy na 10. dzień kolejnego miesiąca, czyli pierwsza pensja została przekazana 10 stycznia. Kiedy generuję PIT-11 za 2023 rok dla tej osoby, wychodzą mi w nim same zera. Czy jest to prawidłowe? Czy mam przekazać do urzędu skarbowego zerowy PIT-11?
Antoni, Brzeg
Roczna deklaracja podatkowa PIT-11
PIT-11 jest to dokument o charakterze informacyjnym, zawiera on w sobie dane o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych przez pracodawcę zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobowiązanym do wystawienia tego dokumentu jest płatnik – czyli pracodawca, który w trakcie roku rozliczeniowego pobierał i wpłacał do US zaliczki na podatek dochodowy.
Formularz PIT-11, mimo że jest deklaracją podatkową, tzn. wykazuje się w nim dane dotyczące przychodów, dochodów, kosztów oraz pobranych zaliczek na podatek, to również należy zawrzeć w nim informacje o pobranych składkach ZUS. W ramach składek ZUS opisuje się zarówno kwoty pobranych składek na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne.
W deklaracji PIT-11 za rok 2022 powinny zostać wykazane przychody opodatkowane stawką podatkową 12% oraz 32% (stawka 12% obowiązuje do lipca 2022 r.).
W rocznej deklaracji podatkowej PIT-11 płatnicy zawierają dane o wynagrodzeniach wypłaconych z tytułu:
- umów o pracę,
- umów zlecenie,
- umów aktywizacyjnych,
- umów o dzieło i innych.
W jakim celu wystawia się PIT-11?
PIT-11 wystawia się ze względu na obowiązek informacyjny, jaki występuje względem US. Oprócz tego płatnicy, czyli pracodawcy, wystawiają deklaracje PIT-11 w celu dostarczenia ich swoim pracownikom i innym zatrudnionym osobom.
Deklaracja ta obowiązkowo musi zostać dostarczona osobom wykonującym pracę na rzecz danego przedsiębiorcy, ponieważ na jej podstawie osoby te wypełniają zeznania roczne PIT-37 lub PIT-36.
Istotne jest zarówno z perspektywy US, jak i samego pracodawcy, żeby wystawione PIT-11 były poprawne nie tylko z perspektywy obliczeniowej, lecz także merytorycznej.
Terminy wysyłki PIT-11
Roczne deklaracje podatkowe za rok 2023, w tym PIT-11, PIT-4R oraz PIT-8AR, należy dostarczyć do US w terminie do końca stycznia 2024 roku. Jedyna dopuszczalna forma dostarczenia dokumentów to forma elektroniczna.
Natomiast PIT-11 pracownikom i innym zatrudnionym osobom należy dostarczyć w terminie do końca lutego 2024 roku. W tym przypadku forma dostarczenia dokumentacji jest dowolna – istotne jedynie jest otrzymanie potwierdzenie odbioru PIT-11.
Które wypłaty wynagrodzeń należy ująć w PIT-11?
W deklaracji PIT-11 dochody i pobrane zaliczki na podatek dochodowy wykazywane są zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia, a nie zgodnie z miesiącem, za który pensja była należna. W przypadku, gdy pracownik nie osiągnął żadnego dochodu podlegającego opodatkowaniu, to zerowy PIT-11 jest prawidłowy.
Za dochód, o którym mowa w ust. 1 i 1a, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika.
Zerowy PIT-11
Pracodawca, który w danym roku podatkowym nie pobierał zaliczek na podatek dochodowy za pracownika, co do zasady nie jest zobowiązany wystawić zerowego PIT-11. Jednakże wysłany do urzędu skarbowego zerowy PIT-11 dla pracownika nie jest traktowany jako wykroczenie skarbowe i nie podlega żadnej karze.
Płatnicy często decydują się wystawić zerowy PIT-11 i dostarczyć go do US na cele dowodowe. Jest to sposób dodatkowego zabezpieczenia się pracodawców w razie jakichkolwiek kontroli.
Warto mieć jednak na uwadze, że w niektórych sytuacjach konieczne jest sporządzenie zerowej deklaracji – tzn. bez wykazania kwoty dochodu bądź pobranej zaliczki. Dotyczy to głównie następujących przypadków:
- wypłacono wynagrodzenie, ale nie pobrano zaliczki na podatek (np. z winy własnej lub pomyłki pracownika);
- wypłacono tak niską pensję, że należna od niej zaliczka wyszła zerowa;
- wypłacono wynagrodzenie niższe od kwoty wolnej od podatku;
- nie wypłacono wynagrodzenia ze względu na kompensatę z wzajemną wierzytelnością i należało pobrać zaliczki od takiego wynagrodzenia.
Deklaracje PIT-11 w systemie wFirma.pl
Oprogramowanie kadrowo-płacowe wFirma.pl gwarantuje możliwość szybkiego generowania rocznych deklaracji podatkowych. Automatycznie uzupełniane formularze zaciągają dane wprowadzone ówcześnie do systemu.
System wFirma.pl umożliwia również bezpośrednią wysyłkę deklaracji PIT-11 do US. Po zaznaczeniu wygenerowanego dokumentu należy wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.
Po wysłaniu deklaracji i otrzymaniu potwierdzenia jej odbioru można pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Dokument ten można przechowywać w dokumentacji firmowej dla celów dowodowych.
