Kontrola prawidłowości wykorzystywania L4 - czym powinien kierować się pracodawca przy typowaniu pracowników?

Pomimo nagłośnienia różnych przypadków dotyczących nieprawidłowości w wykorzystaniu zwolnień lekarskich, Polacy nadal ich nadużywają, sprzecznie z ich rzeczywistym celem. Co powinien wziąć pod uwagę pracodawca, typując pracowników, u których prowadzona będzie kontrola prawidłowości wykorzystywania L4, przedstawiamy poniżej.

Wyznaczanie pracowników, których obejmie kontrola prawidłowości wykorzystywania L4

Pracodawca może skontrolować pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim, jeżeli:

• wypłaca mu wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby na podstawie Kodeksu pracy;
• wypłaca mu zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego;
• wypłaca mu zasiłek opiekuńczy;
• wypłaca mu świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. 

Jeśli pokusić o wskazanie, wobec jakich pracowników pracodawca powinien decydować się na kontrolę wykorzystania zwolnienia lekarskiego, to byliby to przede wszystkim pracownicy:

• korzystający często z krótkotrwałych zwolnień lekarskich od pracy;
• otrzymujący kolejne zwolnienia lekarskie od lekarzy różnych lub tej samej specjalności;
• korzystający z kolejnych okresów zasiłkowych;
• wcześniej pozbawieni prawa do wynagrodzenia w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich od pracy;
• wnioskujący często i naprzemiennie o zasiłek chorobowy i zasiłek opiekuńczy;
• otrzymujący kolejne zwolnienia lekarskie po wystawieniu przez lekarza orzecznika ZLA/K określające wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy;
• wobec których zachodzi podejrzenie, że w czasie zwolnienia od pracy wykonują pracę zarobkową lub wykorzystują zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z jego celem. 

Przykład 1. 

Czy uznanie przez panią Annę, że jest w jej ocenie prześladowana przez pracodawcę, który za każdym razem, kiedy jest chora, a ma to miejsce średnio raz w miesiącu, kontroluje wykorzystanie przez nią zwolnienia lekarskiego, jest uzasadnione? 

Pracodawca nie ma ograniczeń co do prowadzenia kontroli, może zlecać ją za każdym razem. W przedstawionym przykładzie kontrole są prowadzone, ponieważ pani Anna często korzysta ze zwolnienia chorobowego i nie może to być uznane za jej prześladowanie.

Prowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego

Przepisy wskazują, kiedy pracodawca może prowadzić kontrolę samodzielnie, a kiedy musi to zgłosić ZUS. Pracodawca, który wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży, albo poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów, jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy.

Pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych ma uprawnienie do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad członkiem rodziny. Uprawnienie to dotyczy także osób zatrudnionych na umowę zlecenie.

Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 ubezpieczonych, w celu kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia chorobowego musi wystąpić o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania L4 od pracy do właściwego oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki.

W jakich sytuacjach zwolnienie lekarskie będzie uznane za nieprawidłowo wykorzystywane?

Dla uznania, że zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane w sposób sprzeczny z jego celem, konieczne jest ustalenie jednej z przesłanek, a mianowicie:

• wykonywania pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy lub 
• wykorzystywania zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia. 

Formalności związane z prowadzeniem kontroli 

Pracodawca, decydując się na przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego, powinien dla osoby ją przeprowadzającej przekazać imienne upoważnienie ważne łącznie z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości, których numery powinny być podane w upoważnieniu. Imienne upoważnienie pracodawca jest obowiązany wystawić także w przypadku, gdy przeprowadzenie powierzył innemu, zewnętrznemu podmiotowi. 

Kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia może być prowadzona w następujących miejscach: 

• w miejscu zamieszkania;
• w miejscu czasowego pobytu podanym w zaświadczeniu lekarskim;
• w miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej;
• w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej;
• w innym miejscu, jeśli jest to celowe.

Stwierdzenia nieprawidłowości w wykorzystaniu zwolnienia chorobowego niezgodnie z jego celem w czasie kontroli wymaga, aby kontrolujący sporządził z tej kontroli protokół.

Tak sporządzony protokół stanowi podstawę do niewypłacenia pracownikowi zasiłku. Ustalenie nieprawidłowości wykorzystania zwolnienia chorobowego, gdy świadczenie zostało wypłacone, oznacza konieczność jego zwrotu przez pracownika. Wówczas pracodawca powinien wystąpić do oddziału ZUS o wydanie decyzji zobowiązującej ubezpieczonego do zwrotu wypłaconego mu nienależnie świadczenia. W tej sytuacji płatnik składek nie dokonuje korekty dokumentów rozliczeniowych, w których świadczenie to było wykazane. 

Czy każda nieprawidłowość będzie uznana za wykorzystanie zwolnienia lekarskiego w sposób niezgodny z jego celem?

Pamiętać należy, że nie każda nieprawidłowość może stanowić podstawę do uznania, że zwolnienie lekarskie jest nieprawidłowo wykorzystywane. 

Przykład 2. 

Czy zachowanie kontrolującego wykorzystanie zwolnienia chorobowego przez pana Jeremiasza, który był niezdolny do pracy z powodu choroby w okresie od 3 czerwca 2024 roku do 3 lipca 2024 roku, było prawidłowe w sytuacji, gdy kontrolujący, nie zastając go w domu, stwierdził, że jest to nieprawidłowość w wykorzystaniu zwolnienia lekarskiego i wszczął związane z tym procedury celem pozbawienia go świadczenia chorobowego? 

Postawa kontrolującego była w tym konkretnym przypadku zbyt pochopna. Powinien on najpierw podjąć próbę wyjaśnienia nieobecności pracownika i podjąć ponownie kontrolę. 

Przykład 3. 

Czy pan Józef, który był niezdolny do pracy z powodu choroby w okresie od 1 lipca 2024 roku do 19 lipca 2024 roku, a u którego przeprowadzono kontrolę prawidłowości wykorzystania zwolnienia chorobowego 11 lipca 2024 roku, w czasie kiedy był na rehabilitacji, straci prawo do zasiłku chorobowego?

W tej sytuacji pan Józef powinien przekazać kontrolującemu wyjaśnienia dotyczące jego nieobecności. Dobrze byłoby także udokumentować w jakiś sposób fakt, że w tym czasie był na rehabilitacji, np. zaświadczeniem wystawionym przez placówkę lub osobę ją prowadząca. Ten konkretny przykład nie stanowi sytuacji, którą można by zakwalifikować jako wykorzystanie zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem, dlatego też pan Józef nie powinien obawiać się utraty świadczenia chorobowego. 

Inne przypadki będą indywidualnie oceniane. Jednak należy liczyć się z tym, że mogą zostać uznane za przejaw wykorzystywania zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem, czego konsekwencją będzie konieczność zwrotu lub odmowa wypłaty przysługującego pracownikowi świadczenie z tytułu przebywania na zwolnieniu lekarskim.

Kontrola prawidłowości wykorzystania L4 u pracowników - podsumowanie

Podsumowując, pracodawca ma dowolność w typowaniu pracowników do kontroli. Powinien jednak szczególnie kontrolować tych, którzy często korzystają ze zwolnień chorobowych.