Poradnik Przedsiębiorcy

Zbiór danych osobowych - charakterystyka

Pojęcie zbioru danych osobowych zostało określone w art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych: każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Cechą wyróżniającą zbiór danych osobowych od innego zestawu danych jest zatem struktura, czyli takie uporządkowanie, które daje możliwość wyszukania konkretnych danych według określonego kryterium.

Żeby jakikolwiek zestaw danych zaklasyfikować jako zbiór w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, wystarczające jest kryterium umożliwiające odnalezienie danych osobowych w zestawie. Możliwość wyszukania według jakiegokolwiek kryterium osobowego (np. imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL) lub nieosobowego (np. data zamieszczenia danych w zbiorze) przesądza o uporządkowanym charakterze zestawu danych i tym samym umożliwia zakwalifikowanie tego zestawu jako zbiór danych osobowych.

Tylko będący zbiorem danych osobowych usystematyzowany zestaw danych powinien być zgłoszony do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, o ile nie zachodzi żadna z przesłanek określonych w art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych zwalniająca administratorów danych z tego obowiązku.

Czy publikacje w prasie i książkach stanowią zbiór danych osobowych?  

Publikacje w prasie i książkach z samej istoty są publikacjami, w których pojawiają się dane osobowe, jednak zasadnicze znaczenie ma tutaj fakt, czy mamy do czynienia z przetwarzaniem w zbiorze. Publikacje w prasie i książkach, które zawierają nieuporządkowane dane osobowe, nie stanowią przetwarzania danych osobowych, a więc nie podlegają przepisom ustawy o ochronie danych osobowych. Pozyskiwanie danych w celu ich publikacji w prasie i książkach podlega natomiast ustawie, jeśli jest do tego wykorzystywany zbiór danych osobowych. W takim przypadku ustawę stosuje podmiot udostępniający dane (administrator).

Czy dane osobowe w formie akt są zbiorem danych osobowych wg ustawy o ochronie danych osobowych?

Jeżeli akta takie spełniają wszystkie elementy zbioru wskazanego w definicji ustawy, to akta takie będą stanowić zbiór danych osobowych.

W przypadku gdy akta te posiadają strukturę dostępną według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy są rozproszone lub podzielone funkcjonalnie, będą stanowić zbiór danych osobowych podlegających pod ustawę o ochronie danych osobowych. Stosownie zatem za zbiór danych można uznać wszelkie materiały gromadzone w formie akt, w tym sądowe, prokuratorskie, policyjne i inne zawierające dane osobowe.

Czy jako zbiór danych osobowych można zakwalifikować zestaw dokumentów rekrutacyjnych?  

Zbiór danych osobowych, to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Cechą wyróżniającą zbiór danych od innego zestawienia danych jest jego uporządkowany charakter, co zapewnia możliwość wyszukania konkretnych danych za pomocą określonego kryterium. Aby określony zestaw danych zaklasyfikować jako zbiór w rozumieniu przepisów ustawy, wystarczające jest istnienie jednego kryterium wyszukiwawczego w zestawieniu danych. Jeżeli dane aplikacje rekrutacyjne są łatwe do wyszukania poprzez np.: numer referencyjny albo stanowisko, to przesądza to o uporządkowanym charakterze danych i tym samym stanowić może o zakwalifikowaniu takiego zbioru jako zbiór danych osobowych w myśl art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych.