Umowy o zachowaniu poufności, znane szerzej jako NDA są jednym z najczęściej stosowanych dokumentów w relacjach biznesowych. Towarzyszą pierwszym rozmowom z potencjalnym inwestorem, negocjacjom czy współpracy z podwykonawcami. Choć mają chronić kluczowe informacje przed nieuprawnionym ujawnieniem, w praktyce często zawodzą. Przyczyną bywa nie tylko ich pobieżne traktowanie, ale przede wszystkim powielanie schematów, które nie przystają do konkretnej sytuacji. Warto się im przyjrzeć, aby uniknąć błędów w przyszłości.
Zbyt ogólne sformułowania, brak precyzyjnych definicji, niewskazanie konsekwencji naruszenia czy podpisywanie NDA na zbyt późnym etapie – to najczęstsze powody, dla których umowy te nie spełniają swojej funkcji. W efekcie powoduje to trudności w dochodzeniu roszczeń i brak realnej ochrony poufnych danych.
Czym jest NDA i kiedy warto je stosować?
Umowa o zachowaniu poufności, powszechnie znana jako NDA (ang. Non-Disclosure Agreement), to dokument prawny zobowiązujący strony do nieujawniania określonych informacji, które zostały im przekazane w związku z prowadzonymi rozmowami, współpracą czy negocjacjami. Głównym celem NDA jest zabezpieczenie interesów jednej lub obu stron poprzez ochronę tajemnic przedsiębiorstwa, pomysłów biznesowych, know-how, danych technologicznych czy informacji handlowych.
W praktyce NDA pojawia się często na wczesnym etapie rozmów między przedsiębiorcami, inwestorami, startupami a potencjalnymi partnerami. Przykład? Przedsiębiorca, który chce zaprezentować inwestorowi swój innowacyjny projekt technologiczny, ale nie chce ryzykować, że jego koncepcja zostanie wykorzystana bez jego udziału. Innym przykładem może być agencja marketingowa, która przygotowuje ofertę dla dużego klienta i przedstawia mu strategię, którą wolałaby utrzymać w tajemnicy, jeśli nie dojdzie do współpracy.
Mimo że NDA wydaje się prostym narzędziem, jego znaczenie jest niebagatelne – zwłaszcza w sytuacjach, gdy wymiana informacji odbywa się na etapie, w którym strony nie są jeszcze związane żadną umową o współpracy. Bez NDA, w razie sporu, udowodnienie, że dana informacja miała charakter poufny i została bezprawnie wykorzystana, może być trudne lub wręcz niemożliwe.
Najczęstsze błędy w konstruowaniu umowy o zachowaniu poufności – czego unikać?
Pomimo swojej pozornej prostoty, umowy o zachowaniu poufności bardzo często są konstruowane w sposób nieprecyzyjny, a w efekcie – bezużyteczny. W praktyce wiele NDA zawiera rażące błędy, które znacznie osłabiają ich skuteczność prawną lub wręcz uniemożliwiają egzekwowanie ochrony w razie naruszenia.
- Zbyt ogólne lub nieprecyzyjne definicje informacji poufnych - Jednym z najczęstszych uchybień jest brak jasnego określenia, co tak naprawdę podlega ochronie. Zwroty typu „wszystkie informacje o charakterze poufnym” mogą być niewystarczające. W razie sporu, druga strona może łatwo zakwestionować, czy dana informacja rzeczywiście miała taki charakter. Dlatego ważne jest, aby NDA zawierała szczegółowy opis tego, co strony uznają za poufne – mogą to być np. dane finansowe, plany strategiczne, kody źródłowe, wyniki badań czy dokumentacja projektowa.
- Brak obowiązku oznaczania informacji jako poufnych - Częstym błędem jest też brak zapisu, że przekazywane dane powinny być jednoznacznie oznaczone jako poufne. Dobrze skonstruowana umowa powinna precyzować, że tylko te informacje, które są wyraźnie oznaczone przekazane w określonej formie), będą objęte ochroną. W przeciwnym razie każda ze stron może twierdzić, że nie miała świadomości, że dana informacja miała charakter poufny.
- Niewystarczający zakres obowiązków odbiorcy informacji - W NDA powinien znaleźć się dokładny opis, co wolno, a czego nie wolno robić z przekazanymi informacjami. Często brakuje np. zakazu kopiowania, przekazywania danych podmiotom trzecim, tworzenia ich kopii zapasowych czy przechowywania w chmurze.
- Brak postanowień dotyczących osób trzecich - Wiele NDA nie uwzględnia sytuacji, w której informacje mogą trafić do pracowników, doradców lub podwykonawców strony otrzymującej. Umowa powinna zobowiązywać stronę do zapewnienia, że wszystkie te osoby również będą związane obowiązkiem poufności – w przeciwnym razie pojawia się realna luka w zabezpieczeniu danych.
- Niejasne lub symboliczne kary umowne - Brak sankcji za naruszenie obowiązków poufności czyni NDA dokumentem czysto teoretycznym. Nawet dobrze sformułowane postanowienia mogą okazać się nieskuteczne, jeśli nie towarzyszy im realna groźba odpowiedzialności – np. w postaci określonej kwoty kary umownej lub wskazania możliwości dochodzenia odszkodowania. Z drugiej strony, kara nie może być rażąco wygórowana – w przeciwnym razie istnieje ryzyko, że sąd ją zakwestionuje jako sprzeczną z zasadami współżycia społecznego.
Dlaczego NDA było nieskuteczne
Choć NDA teoretycznie ma zabezpieczać interesy firmy, w rzeczywistości wiele sytuacji pokazuje, że jego skuteczność bywa ograniczona. Umowa zawarta „na papierze” nie zawsze przekłada się na realną ochronę informacji. Oto kilka praktycznych przykładów, jak takie zabezpieczenia zawodzą.
- Prezentacja pomysłu inwestorowi, który sam działa w tej samej branży - Startup zgłasza się do inwestora branżowego, który deklaruje zainteresowanie współpracą. Po podpisaniu NDA dochodzi do spotkania, na którym przedstawiony zostaje cały model biznesowy – od strategii marketingowej po przewagi technologiczne. W zawartej umowie brakuje konkretnych zapisów dotyczących jakie informacje objęte są ochroną. Kilka miesięcy później startup dowiaduje się, że inwestor wprowadza na rynek niemal identyczne rozwiązanie, a kontakt się urwał. Mimo obowiązującej umowy, dochodzenie roszczeń okazuje się trudne – brakuje dowodów, że kluczowe informacje faktycznie zostały „ukradzione”, a nie opracowane niezależnie.
- NDA podpisane, ale informacje przekazane wcześniej - W pośpiechu firma przesyła prezentację ofertową potencjalnemu kontrahentowi, zakładając, że NDA zostanie podpisane po spotkaniu. Niestety, umowa zostaje podpisana dopiero kilka dni później, a wcześniej przesłane informacje nie są formalnie objęte ochroną. Kontrahent rezygnuje ze współpracy i po czasie wykorzystuje elementy koncepcji we własnych działaniach.
- Podpisany NDA z osobą fizyczną, która nie ma majątku - W jednym z przypadków firma zatrudniała freelancera do stworzenia oferty przetargowej i podpisuje z nim NDA. Freelancer po zakończeniu współpracy podejmuje identyczne zlecenie dla konkurencji, bazując na informacjach uzyskanych wcześniej. Próba egzekwowania zapisów kończy się niepowodzeniem – freelancer nie ma majątku, z którego można by wyegzekwować ewentualne roszczenie, a sama procedura jest zbyt kosztowna i czasochłonna.
- Zbyt ogólny zakres NDA – trudność w udowodnieniu naruszenia - W umowie znalazł się zapis, że „wszystkie informacje przekazywane w ramach współpracy są poufne”. W toku sporu pojawia się problem – jak udowodnić, że dana informacja rzeczywiście została przekazana, nie była powszechnie znana lub nie pochodziła z innego źródła? Bez szczegółowej listy lub oznaczenia informacji jako poufnych w danym momencie, dochodzenie roszczeń staje się praktycznie niemożliwe.
Jak poprawić skuteczność umowy o zachowaniu poufności?
Aby NDA miało realną wartość, musi być przede wszystkim konkretne i dostosowane do kontekstu współpracy. W praktyce oznacza to, że umowa powinna jasno określać, jakie informacje są objęte poufnością, w jakiej formie są przekazywane, kto jest ich właścicielem oraz przez jaki okres obowiązuje zakaz ich ujawniania.
Należy też unikać zbyt ogólnych zapisów – im bardziej szczegółowe postanowienia, tym łatwiej będzie dochodzić roszczeń. Warto również zadbać o odpowiednie zapisy dotyczące kar umownych, co znacznie ułatwia egzekwowanie odpowiedzialności bez konieczności wykazywania szkody. Kluczowe jest także podpisywanie NDA z każdą osobą lub podmiotem mającym dostęp do informacji – nie tylko z głównym kontrahentem, ale także z jego podwykonawcami czy pracownikami, jeśli to konieczne.
Podstawy prawne
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 2025 poz. 1071).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
