Obowiązkowe wpłaty na PFRON i ich wysokość zależą od stanu zatrudnienia w firmie. Ustalając go, nie bierze się pod uwagę wszystkich zatrudnionych, wyłączając m.in. osoby nieświadczące pracy. Jak w tym kontekście należy traktować pracowników powołanych na ćwiczenia wojskowe i jak ich absencja wpływa na kalkulację wskaźników decydujących o istnieniu tego obowiązku?
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
Funkcjonowanie Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) uregulowano w Ustawie z 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (ustawa o RZSON).
Środki PFRON przeznacza się na realizację wymienionych w ustawie zadań z zakresu rehabilitacji społecznej i zawodowej osób z niepełnosprawnościami. W tym celu pieniądze z Funduszu mogą być przekazywane w różnych formach:
- pracodawcom zatrudniającym osoby z niepełnosprawnościami;
- osobom z niepełnosprawnościami prowadzącym działalność gospodarczą;
- rolnikom z niepełnosprawnościami;
- organizacjom pozarządowym wspierającym osoby z niepełnosprawnościami;
- powiatom na finansowanie działań adresowanych do osób z niepełnosprawnościami.
Przychodami PFRON są przede wszystkim obowiązkowe wpłaty pracodawców.
Zgodnie z art. 45–46 ustawy o RZSON środki Funduszu mogą zwiększać ponadto:
- dotacje z budżetu państwa oraz inne dotacje i subwencje;
- spadki, zapisy i darowizny;
- dobrowolne wpłaty pracodawców;
- dochody z oprocentowania pożyczek oraz wolnych środków przekazanych w zarządzanie zgodnie z przepisami o finansach publicznych;
- dochody z działalności gospodarczej;
- wpłaty z tytułu zwrotu środków do Funduszu i spłaty pożyczek udzielonych z Funduszu, wraz z oprocentowaniem,
- dywidendy;
- odsetki od środków przekazanych samorządom wojewódzkim i powiatowym, oraz podmiotom realizującym zadania zlecone przez Fundusz;
- inne wpłaty.
Obowiązkowe wpłaty na PFRON – kogo dotyczą?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 i 2 ustawy o RZSON: pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy ma obowiązek dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia (tj. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Z wpłat na PFRON zwolnieni są pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%.
Przykład 1.
Od 1 do 14 października 2025 roku pracodawca zatrudniał 22 osoby. Od 15 października 2025 roku zatrudnienie w jego firmie wzrosło o 7 etatów, a zatem w tym miesiącu wyniosło ono 25,84 etatu, zgodnie z obliczeniem:
[(14 dni × 22 etaty) + (17 dni × 29 etatów)] : 31 dni = 25,84 etatu.
Pracodawca ten w październiku 2025 roku zatrudniał jedną osobę z niepełnosprawnościami. Zatem wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wyniósł 3,87%, co wynika to z obliczenia:
1 etat : 25,84 etatu × 100% = 3,87%.
Tym samym pracodawca ma obowiązek dokonania wpłaty na PFRON za październik 2025 roku.
Jak podano w Komunikacie Prezesa GUS z 8 sierpnia 2025 roku w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w drugim kwartale 2025 r. (M.P. z 2025 r. poz. 743), wyniosło ono 8748,63 zł. Natomiast wysokość obowiązkowej wpłaty na PFRON w analizowanym przypadku wynosi 1955,97 zł, zgodnie z obliczeniem:
40,65% × 8748,63 zł × (25,84 etatu × 6% – 1 etat) = 1955,97 zł.
W ustawie przewidziano odstępstwa dotyczące wysokości wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, którego osiągnięcie zwalnia z obowiązku wpłat na PFRON, a także sposobu ustalania tego wskaźnika – dla publicznych i niepublicznych uczelni, publicznych i niepublicznych szkół, publicznych i niepublicznych przedszkoli, publicznych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych, regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych, interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych, placówek resocjalizacyjnych, publicznych i niepublicznych żłobków, a także klubów dziecięcych. Dla tych jednostek wskaźnik wynosi 2% (art. 21 ust. 2b, 2c i 2d ustawy o RZSON). Ponadto ustawa przewiduje zwolnienie z obowiązku wpłat na PFRON niektóre podmioty niedziałające w celu osiągnięcia zysku, a także możliwość obniżenia tych wpłat w pewnych przypadkach (art. 21 ust. 2e, art. 22 ustawy o RZSON).
Jak ustalić liczbę pracowników, aby obliczyć wpłaty na PFRON?
Do liczby pracowników, w przeliczeniu na etaty, ustalanej w celach obliczenia wysokości wpłaty na PFRON, wlicza się osoby zatrudnione na podstawie:
- umowy o pracę,
- powołania,
- wyboru,
- mianowania,
- spółdzielczej umowy o pracę.
Zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o RZSON nie uwzględnia się osób z niepełnosprawnościami przebywających na urlopach bezpłatnych (bez względu na podstawę prawną udzielenia urlopu) oraz osób niebędących osobami z niepełnosprawnościami:
- zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego;
- przebywających na urlopie rodzicielskim;
- przebywających na urlopach wychowawczych;
- nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej;
- będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy;
- nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego;
- przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.
Ćwiczenia wojskowe
Jak już wspomniano, jedną z okoliczności wyłączających pracownika z liczby zatrudnionych, ustalanej na potrzeby wpłat na PFRON, jest nieświadczenie przez pracownika pełnosprawnego pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej.
W Ustawie z 11 marca 2022 roku o obronie Ojczyzny (ustawa o obronie Ojczyzny) w ramach służby wojskowej wyróżniono:
- czynną służbę wojskową;
- służbę w rezerwie.
Czynna służba wojskowa polega na pełnieniu:
- zasadniczej służby wojskowej (w tym dobrowolnej lub obowiązkowej);
- terytorialnej służby wojskowej;
- służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby oraz odbywaniu ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy;
- zawodowej służby wojskowej;
- służby w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.
Według art. 129–131 ustawy o obronie Ojczyzny celem służby rezerwowej jest zapewnienie uzupełnieniowych potrzeb Sił Zbrojnych i dzieli się ona na:
- aktywną rezerwę;
- pasywną rezerwę.
Zgodnie z art. 559 ustawy o obronie Ojczyzny: służba zastępcza polega na:
- wykonywaniu prac na rzecz ochrony środowiska, ochrony przeciwpożarowej, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, opieki nad osobami z niepełnosprawnościami albo bezdomnymi oraz na rzecz administracji publicznej i wymiaru sprawiedliwości przez podlegających obowiązkowi służby wojskowej, którym przekonania religijne lub wyznawane zasady moralne nie pozwalają na pełnienie tej służby;
- pełnieniu służby w formacjach uzbrojonych niewchodzących w skład Sił Zbrojnych.
Pełnienie służby zastępczej jest równoznaczne ze spełnianiem obowiązku zasadniczej służby wojskowej przez osoby podlegające jej odbyciu. Służbę zastępczą można pełnić wyłącznie w okresie trwania obowiązku pełnienia zasadniczej służby wojskowej.
Odbywanie ćwiczeń wojskowych jest przede wszystkim formą pełnienia służby wojskowej w pasywnej rezerwie. Mogą one być:
- jednodniowe;
- krótkotrwałe – trwające nieprzerwanie do 30 dni;
- długotrwałe – trwające nieprzerwanie do 90 dni;
- rotacyjne – trwające łącznie do 30 dni i odbywane z przerwami w określonych dniach w ciągu danego roku kalendarzowego.
Ćwiczenia prowadzone są w jednostkach wojskowych i związkach organizacyjnych albo jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych lub wskazanych. Czas trwania ćwiczeń żołnierza pasywnej rezerwy nie może przekraczać łącznie 90 dni w ciągu roku, przy czym może on odbywać ćwiczenia wojskowe trwające do 24 godzin nie więcej niż 3 razy w roku, a pozostałe ćwiczenia raz w roku (art. 249–251 ustawy o obronie Ojczyzny).
Wyłączenie ze stanu zatrudnienia pracowników przebywających na ćwiczeniach wojskowych
Skoro pracownicy niebędący osobami niepełnosprawnymi, którzy nie pracują z powodu odbywania służby wojskowej lub zastępczej, nie są wliczani do stanu zatrudnienia dla celów PFRON, to tym bardziej nie wlicza się również osób odbywających wyłącznie ćwiczenia w ramach służby wojskowej.
Przykład 2.
We wrześniu 2025 roku pracodawca zatrudniał 34 pracowników na pełen etat. Dwoje z nich odbywało w tym miesiącu ćwiczenia wojskowe. W związku z tym, aby ustalić, czy pracodawca ma obowiązek dokonania wpłaty na PFRON, trzeba przyjąć stan zatrudnienia wynoszący 32 etaty, z czego 2 dotyczyły osób z niepełnosprawnościami. W związku z tym wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wyniósł we wrześniu 2025 roku 6,25%, zgodnie z obliczeniem:
2 etaty : 32 etaty × 100% = 6,25%.
W analizowanym przypadku okoliczność odbywania ćwiczeń wojskowych przez 2 pracowników spowodowała, że osiągnięty wskaźnik powyżej 6% skutkował zwolnieniem pracodawcy z obowiązku dokonania wpłaty na PFRON za wrzesień 2025 roku. W przypadku uwzględnienia wszystkich 34 etatów wskaźnik wyniósłby 5,88% (2 etaty : 34 etaty × 100% = 5,88%).
Określone w ustawie o RZSON wyłączenie ze stanu zatrudnienia niektórych pracowników niebędących osobami z niepełnosprawnościami, w okresach nieświadczenia przez nich pracy, jest korzystne dla pracodawców, ponieważ zwykle wpływa na podwyższenie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.
