Obowiązki względem PFRON (deklaracje oraz informacje składane przez pracodawców)

Zatrudnianie pracowników jest związane z obowiązkami dla pracodawców, w tym dotyczącymi sprawozdawczości. W zależności od tego, czy pracodawca osiąga wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, czy też nie – należy przekazać odpowiedni dokument. Kiedy i jakie są obowiązki względem PFRON, jakie dokumenty pracodawca składa Państwowemu Funduszowi Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), wyjaśniamy poniżej w artykule.

Obowiązki względem PFRON – podstawa prawna

Obowiązki przekazywania przez pracodawcę deklaracji oraz informacji do PFRON uregulowano w Ustawie z 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 100, z późn. zm.), dalej jako ustawa.

Szczegółowe zasady postępowania w tym zakresie zostały unormowane w przepisach wykonawczych, które są wskazane w dalszej części niniejszego tekstu.

Zobacz też:

Deklaracje składane przez pracodawców Zarządowi PFRON

Dokumenty o charakterze deklaracji, jakie pracodawca ma obowiązek składać Zarządowi PFRON, określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej (MRiPS) z dnia 10 maja 2023 roku w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. poz 995).

W wymienionym rozporządzeniu ustalono wzory miesięcznych deklaracji składanych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON:

wzór deklaracji miesięcznych wpłat na PFRON, o symbolu DEK-1-0, dotyczącej wpłat należnych na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy; pracodawca składa ten dokument, jeżeli nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% oraz nie ma statusu pracodawcy, o którym mowa poniżej w wyliczeniu;
wzór deklaracji miesięcznych wpłat na PFRON, o symbolu DEK-1-a, dotyczącej wpłat należnych na podstawie art. 21 ust. 2a i 2g ustawy; dokument ten jest składany przez pracodawcę, jeżeli nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% i jest państwową i samorządową jednostką organizacyjną będącą jednostką budżetową, zakładem budżetowym albo gospodarstwem pomocniczym, instytucją kultury oraz jednostką organizacyjną zajmującą się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii;
wzór deklaracji miesięcznych wpłat na PFRON, o symbolu DEK-1-b, dotyczącej wpłat należnych na podstawie art. 21 ust. 2b i 2g ustawy; wskazaną deklarację składa pracodawca nieosiągający wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 2%, będący publiczną i niepubliczną uczelnią, szkołą, przedszkolem, żłobkiem, inną formą wychowania przedszkolnego, placówką opiekuńczo-wychowawczą, regionalną placówką opiekuńczo-terapeutyczną, interwencyjnym ośrodkiem preadopcyjnym, placówką resocjalizacyjną, a także klubem dziecięcym.

W powołanym rozporządzeniu określono także:

wzór deklaracji wpłat na PFRON – korzystanie z obniżenia wpłat, o symbolu DEK-1-u, dotyczącej korzystania z obniżenia wpłat przez pracodawców, o których mowa w art. 21 ust. 1, 2a, 2b i 2g ustawy; dokument ten składają pracodawcy korzystający z obniżenia wpłat;
wzór deklaracji wpłat na PFRON, o symbolu DEK-2-a, dotyczącej wpłat należnych na podstawie odpowiednich przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.); tę deklarację składają pracodawcy mający status zakładu pracy chronionej;
wzór deklaracji wpłat na PFRON, o symbolu DEK-2-b; dokument ten składają pracodawcy prowadzący zakład aktywności zawodowej;
wzór deklaracji wpłat na PFRON, o symbolu DEK-2-u, dotyczącej wpłat należnych na podstawie art. 22b ustawy; deklarację składa pracodawca będący sprzedającym wystawiającym informacje o kwocie obniżenia wpłat na PFRON z naruszeniem obowiązujących przepisów;
wzór deklaracji wpłat na PFRON, o symbolu DEK-W, dotyczącej wpłat należnych na podstawie art. 23 ustawy; wymieniony dokument składa pracodawca, który nie wydzielił lub nie zorganizował stanowiska pracy dla pracownika, który w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utracił zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku;
wzór deklaracji rocznej wpłat na PFRON – rozliczenie wpłat, o symbolu DEK-R, dotyczącej rozliczenia wpłat należnych na podstawie odpowiednich przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; składa ją pracodawca, który w ciągu roku kalendarzowego miał obowiązek złożyć przynajmniej jedną deklarację;
wzór deklaracji wpłat na PFRON – deklaracji ewidencyjnej, o symbolu DEK-Z, dotyczącej danych ewidencyjnych pracodawców zobowiązanych do wpłat na podstawie odpowiednich przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; wskazaną deklarację składa pracodawca, jeżeli rejestruje się w PFRON jako zobowiązany do wpłat lub jeśli zmienił dane ewidencyjne (np. nazwę firmy lub adres).

Jak już wspomnieliśmy, deklaracje wymienione powyżej dotyczą pracodawców zobowiązanych do różnych wpłat na podstawie odpowiednich przepisów ustawy – regulacje te zostały wyszczególnione w art. 49 ust. 1 ustawy.

Termin dokonania wpłat jest powiązany z obowiązkiem złożenia Zarządowi PFRON stosownej deklaracji.

Pracodawcy dokonują wpłat w terminie do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi PFRON deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego, w drodze rozporządzenia, przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego (art. 49 ust. 2 ustawy).

Miesięczne i roczne informacje składane przez pracodawcę Zarządowi PFRON

Obowiązek składania Zarządowi PFRON informacji, zarówno miesięcznych, jak i rocznych, ciąży na pracodawcach zwolnionych z wpłat na wspomniany Fundusz.

Wzory urzędowe tych informacji zostały zawarte w Rozporządzeniu MRiPS z dnia 27 kwietnia 2023 roku w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 827).

Informację miesięczną o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych, oznaczoną symbolem INF-1, składają:

pracodawcy zwolnieni z wpłat na PFRON, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%;
państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne będące jednostkami budżetowymi, zakładami budżetowymi albo gospodarstwami pomocniczymi, instytucje kultury oraz jednostki organizacyjne zajmujące się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii, które osiągają wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynoszący 6%;
publiczne i niepubliczne uczelnie, publiczne i niepubliczne szkoły, publiczne i niepubliczne przedszkola, publiczne i niepubliczne inne formy wychowania przedszkolnego oraz placówki opiekuńczo-wychowawcze, regionalne placówki opiekuńczo-terapeutyczne, interwencyjne ośrodki preadopcyjne, placówki resocjalizacyjne, publiczne i niepubliczne żłobki, a także kluby dziecięce, osiągające wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynoszący 2%;
zwolnione z wpłat na PFRON, niedziałające w celu osiągnięcia zysku:
domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej,
hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
zakłady opiekuńczo-lecznicze,
publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi;
pracodawca uprawniony do wystawiania informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy.

Kolejną informacją, którą składa się Zarządowi PFRON, jest dokument oznaczony jako INF-Z. Jest to informacja ewidencyjna zgłoszeniowa lub aktualizacyjna, podlegająca przekazaniu Funduszowi przez wyżej wskazanych pracodawców i podmioty zatrudniające.

Informacja INF-Z jest wymagana przy rejestracji w PFRON jako podmiot zwolniony z wpłat lub w przypadku zmiany danych ewidencyjnych.

Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (symbol INF-2) jest wymagana, jeżeli pracodawca lub inny podmiot miał obowiązek złożenia w ciągu roku kalendarzowego co najmniej jednej informacji INF-1.

Pracodawcy oraz jednostki organizacyjne składają Zarządowi PFRON:

informacje ewidencyjne zgłoszeniowe lub informacje aktualizacyjne – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym:

stali się podmiotami zobowiązanymi do składania informacji, a nie podlegali zgłoszeniu w informacji ewidencyjnej zgłoszeniowej ani zgłoszeniowej deklaracji ewidencyjnej wpłat na Fundusz, lub
uległy zmianie dane wykazane we wcześniejszej informacji ewidencyjnej lub w deklaracji ewidencyjnej wpłat na Fundusz;

informacje miesięczne o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych — w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy informacja;
informacje roczne o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych — w terminie do 20 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy ta informacja.

Pracodawca składa wymienione wyżej informacje w formie dokumentu elektronicznego przez teletransmisję danych, z wyjątkiem informacji ewidencyjnej zgłoszeniowej, którą składa w formie dokumentu pisemnego.

Okresowe obowiązki względem PFRON (deklaracje oraz informacje składane przez pracodawców). Podsumowanie

Pracodawcy posiadają liczne obowiązki w zakresie sprawozdawczości względem PFRON. Obligatoryjne deklaracje służą weryfikacji, czy dany podmiot zatrudniający osiąga ustawowe wskaźniki zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Pracodawcy zwolnieni z wpłat na Fundusz muszą również składać informacje, zarówno miesięczne, jak i roczne. Przedsiębiorcy zobowiązani do różnych wpłat, w tym korzystający z obniżenia wpłat na PFRON, także składają odpowiednie deklaracje Zarządowi Funduszu.

Polecamy:

Najważniejsze zmiany w wynagrodzeniach i Kodeksie pracy od 2023 r.!