Jakie obowiązki związane z dokonywaniem wpłat na PFRON ma pracodawca?

Przepisy prawa nakładają na pracodawców określone zobowiązania w stosunku do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Jednym z nich są obowiązki związane z dokonywaniem wpłat na PFRON, przy czym kwoty tych należności mogą zostać w określonych warunkach obniżone. Jakie są aktualne uwarunkowania prawne w tym zakresie — piszemy na ten temat poniżej.

Obowiązki związane z dokonywaniem wpłat na PFRON — podstawa prawna 

W przedmiocie dokonywania wpłat na PFRON wiążącym aktem prawnym jest Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwana dalej „ustawą”.

Pracodawcy zobowiązani do wpłat na PFRON oraz podmioty zwolnione z tych wpłat i wskaźniki zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON (z uwzględnieniem określonych zastrzeżeń omówionych poniżej).

Do liczby pracowników nie wlicza się osób z niepełnosprawnościami przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami z niepełnosprawnościami zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego;
• przebywających na urlopie rodzicielskim;
• przebywających na urlopach wychowawczych;
• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej;
• będących uczestnikami OHP;
• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego;
• przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Jeżeli pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie zatrudnia osób z niepełnosprawnościami, wówczas dokonuje wpłat na PFRON za wszystkich pracowników. Natomiast w przypadku gdy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami jest mniejszy niż 6%, pracodawca dokonuje wpłaty, której wysokość uzależniona jest od liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem gwarantującym osiągnięcie 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami a rzeczywistym zatrudnieniem osób z niepełnosprawnościami.

Z obowiązku dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON zwolnione są następujące podmioty:

1. pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wynosi co najmniej 6%;
2. niedziałające w celu osiągnięcia zysku:
• domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej,
• zakłady opiekuńczo-lecznicze,
• hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
• publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób z niepełnosprawnościami;
3. placówki dyplomatyczne i urzędy konsularne;
4. przedstawicielstwa i misje zagraniczne;
5. pracodawcy, co do których ogłoszono upadłość.

Zgodnie z art. 21 ust. 2a i 2b ustawy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami:

1. dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych będących jednostkami budżetowymi, zakładami budżetowymi albo gospodarstwami pomocniczymi, instytucji kultury i jednostek organizacyjnych zajmujących się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii — wynosi 6%;
2. dla publicznych i niepublicznych uczelni, publicznych i niepublicznych szkół, publicznych i niepublicznych przedszkoli, publicznych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych, regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych, interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych, placówek resocjalizacyjnych, publicznych i niepublicznych żłobków, a także klubów dziecięcych — wynosi 2%.

W odniesieniu do jednostek organizacyjnych wymienionych w pkt 2 wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami oblicza się w specyficzny sposób ustalony w przepisach ustawy.

Przykład 1.

Publiczna szkoła dokonuje obliczenia wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami jako sumę wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami i podwojonego wskaźnika dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy będących osobami z niepełnosprawnościami i uczących się bądź studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania.

Z kolei wskaźnik dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy z niepełnosprawnościami oznacza ich udział procentowy w liczbie ogółem odpowiednio: dzieci, wychowanków, uczniów, studentów bądź słuchaczy według stanu w roku ubiegłym.

Wysokość wpłat na PFRON

Miesięczna wpłata na PFRON to kwota stanowiąca iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób z niepełnosprawnościami.

Przeciętnym wynagrodzeniem w rozumieniu ustawy jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa GUS w formie komunikatu w Dzienniku Urzędowym RP „Monitor Polski”.

Przykład 2.

Pracodawca musi obliczyć wysokość wpłaty na PFRON na okres przypadający od 1 marca do 31 maja 2024 roku. Przy ustalaniu tej należności we wskazanym okresie przyjmuje się kwotę przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 roku, czyli 7540,36 zł. Od tej kwoty wylicza się 40,65% (3065,16 zł). Tak obliczona kwota stanowi podstawę do ustalenia wpłaty na Fundusz.

Pracodawcy oraz jednostki organizacyjne i podmioty wskazane w art. 21 ust. 2a i 2b ustawy, nieosiągający wskaźników zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wynoszących odpowiednio 6% i 2%, dokonują wpłat na zasadach określonych w art. 49 ustawy, czyli zgodnie z regułami postępowania w tej sprawie obowiązującymi pozostałych pracodawców.

Jak wynika z brzmienia art. 49 ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej — pracodawcy dokonują wpłat na PFRON w terminie do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi PFRON deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego.

Szczególny rodzaj wpłaty na PFRON

Osobie zatrudnionej, która w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utraciła zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku, pracodawca jest obowiązany wydzielić lub zorganizować odpowiednie stanowisko pracy z podstawowym zapleczem socjalnym, nie później niż w okresie 3 miesięcy od daty zgłoszenia przez tę osobę gotowości przystąpienia do pracy. Zgłoszenie to powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia uznania za osobę z niepełnosprawnością (art. 14 ust. 1 ustawy).

Powyższego przepisu nie stosuje się, gdy wyłączną przyczyną wypadku przy pracy było naruszenie przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracownika z jego winy lub jego stanu nietrzeźwości, które zostało udowodnione przez pracodawcę.

Obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami

Wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wynoszący 6% można obniżyć, jeżeli pracodawca zatrudni — niezależnie od innych osób z niepełnosprawnościami — także takie osoby z niepełnosprawnościami, które ze względu na stan zdrowia mają szczególne trudności w wykonywaniu pracy.

W § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 września 1998 roku w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania określono rodzaje schorzeń, które w sposób szczególny utrudniają świadczenie pracy. Do schorzeń wymienionych w powyższym akcie wykonawczym należą:

• choroba Parkinsona;
• stwardnienie rozsiane; 
• paraplegia, tetraplegia, hemiplegia;
• znaczne upośledzenie widzenia (ślepota) oraz niedowidzenie;
• głuchota i głuchoniemota;
• nosicielstwo wirusa HIV oraz choroba AIDS;
• upośledzenie umysłowe;
• miastenia;
• późne powikłania cukrzycy.

Pracodawca obniża wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wynoszący 6% o wskaźnik ustalony według następującego wzoru:

WO = (3 × ZS + 2 × US) × 100%/ZOG,

gdzie znaczenie poszczególnych symboli jest następujące:

• WO — wskaźnik obniżający;
• ZS — zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy pracowników zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie wymienione w § 1 rozporządzenia;
• US — zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy pracowników zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie wymienione w § 1 rozporządzenia;
• ZOG — zatrudnienie pracowników ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

W odniesieniu do publicznych i niepublicznych uczelni, publicznych i niepublicznych szkół, publicznych i niepublicznych przedszkoli, publicznych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych, regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych, interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych, placówek resocjalizacyjnych, publicznych i niepublicznych żłobków, a także klubów dziecięcych — obniżenie wskaźnika zatrudnienia wynoszącego 2% następuje o wskaźnik ustalony według niżej zamieszczonego wzoru:

WOE = (3 × ZS + 2 × US) × 100%/ZOG +

(3 × KZS + 2 × KUS) × 100%/KOG,

gdzie znaczenie poszczególnych symboli jest następujące:

• WOE — wskaźnik obniżający;
• ZS — zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy pracowników zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie wymienione w § 1 rozporządzenia;
• US — zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy pracowników zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie wymienione w § 1 rozporządzenia;
• ZOG — zatrudnienie pracowników ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy;
• KZS — liczba wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy, uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania, zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie wymienione w § 1 rozporządzenia;
• KUS — liczba wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy, uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania, zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenie wymienione w § 1 rozporządzenia;
• KOG — liczba ogółem wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy uczących się bądź studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania.

Kolejną możliwość obniżenia wpłat na PFRON przewiduje art. 21 ust. 8 ustawy. Zgodnie z tym przepisem wpłaty na Fundusz ulegają obniżeniu o 5% dla pracodawcy innego niż podmiot publiczny, o którym mowa w Ustawie z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, posiadającego certyfikat przewidziany w art. 19 ust. 1 tej ustawy, począwszy od wpłat należnych za miesiąc poprzedzający miesiąc, w którym pracodawca ten zawiadomił Zarząd Funduszu o uzyskaniu certyfikatu dostępności w deklaracjach składanych na podstawie art. 49 ust. 2 ustawy.

Wspomniany certyfikat stanowi potwierdzenie spełniania przez pracodawcę minimalnych wymagań służących zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, które zostały określone w art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku.

Obniżenie wpłat na PFRON z tytułu zakupu produkcji lub usługi u pracodawcy zatrudniającego osoby z niepełnosprawnościami 

Jak wynika z art. 22 ust. 1 ustawy, obowiązkowe wpłaty na PFRON ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej bądź świadczonej przez pracodawcę zatrudniającego osoby z niepełnosprawnościami. Oznacza to, że wspomniane wpłaty podlegają obniżeniu, jeżeli zakup produkcji lub usługi nastąpił u pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników — w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami zaliczonych do osób o:

• znacznym stopniu niepełnosprawności, lub 

• umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych

– wynosi co najmniej 30%.

Warunkiem obniżenia wpłaty jest:

• udokumentowanie zakupu fakturą;

• uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu;

• udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o tej kwocie wystawioną przez sprzedającego w terminie określonym w art. 22 ust. 10 pkt 1 ustawy.

Obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty na PFRON, do której obowiązany jest nabywca w danym miesiącu, przy czym przysługująca, lecz niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na PFRON przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia.

Kwota obniżenia z tytułu zakupu produkcji lub usługi odpowiednio wytworzonej bądź świadczonej przez pracodawcę zatrudniającego osoby z niepełnosprawnościami:

• stanowi iloczyn wskaźnika wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów;

• nie może być wyższa niż 50% kwoty należności za zakup produkcji lub usług od pracodawcy zatrudniającego osoby z niepełnosprawnościami, określonej na fakturze, pomniejszonej o kwotę podatku VAT, z uwzględnieniem korekt tej faktury.

Przez pojęcie „wskaźnika wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności” należy rozumieć iloczyn współczynnika wynagrodzeń tych pracowników i liczby etatów odpowiadającej różnicy między rzeczywistym zatrudnieniem wszystkich pracowników z niepełnosprawnościami a zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w wysokości 6%. Współczynnik wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami, o którym mowa, uwzględniany przy ustalaniu wspomnianego wskaźnika, oznacza natomiast iloczyn najniższego wynagrodzenia pomniejszonego o należne składki na ubezpieczenia społeczne i ilorazu liczby pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz liczby pracowników z niepełnosprawnościami ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Z kolei wskaźnik udziału przychodów uzyskuje się w wyniku podzielenia (ilorazu) przychodu ze sprzedaży własnej produkcji lub własnej usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej w danym miesiącu na rzecz nabywcy i przychodu ogółem uzyskanego w tym miesiącu ze sprzedaży własnej produkcji lub własnej usługi, z wyłączeniem handlu.

Przy obliczaniu kwoty obniżenia wpłat na PFRON uwzględniane są wyłącznie zatrudnienie i wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę za miesiąc, do którego zaliczono przychody uwzględniane przy ustalaniu wskaźnika udziału przychodów.

W celu realizacji obniżenia wpłaty na Fundusz określone obowiązki, m.in. wystawienie informacji o kwocie obniżenia, prowadzenie ewidencji tych informacji ciążą także na sprzedającym produkcję lub usługi (art. 22 ust. 10 ustawy).

Obowiązki związane z dokonywaniem wpłat na PFRON — podsumowanie 

Pracodawców, u których wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wynosi co najmniej 6%, oraz niektórych podmiotów wymienionych w ustawie nie dotyczą obowiązki związane z dokonywaniem wpłat na PFRON. Pracodawcy niezatrudniający osób z niepełnosprawnościami lub nieosiągający ustawowego limitu zatrudnienia takich osób muszą wpłacać określone sumy na Fundusz. Istnieją jednocześnie wskazane w przepisach sposoby na obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, jaki należy osiągnąć (np. zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami, które ze względu na stan zdrowia mają szczególne trudności w wykonywaniu pracy).