Obowiązki pracodawcy będącego osobą fizyczną

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca jest stroną stosunku pracy, której podległy jest każdy pracownik. Ustawodawca pozwala przy tym, aby osoby fizyczne mogły pełnić funkcję zatrudniającego, podobnie jak ma to miejsce w przypadku osób prawnych. Czy w takiej sytuacji obowiązki pracodawcy będącego osobą fizyczną są takie same jak w przypadku osoby prawnej?

Definicja pracodawcy

Zgodnie z treścią art. 3 oraz 31 Kodeksu pracy (kp) pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Powyższa zasada znajduje zastosowanie także względem pracodawcy, który jest osobą fizyczną, jeśli nie dokonuje on osobiście czynności z zakresu prawa pracy.

Pracodawca to podmiot, który oferuje nie tylko wynagrodzenie za określoną pracę, lecz także ma prawo wymagać od swojego pracownika pewnego rodzaju posłuszeństwa. Oczywiście chodzi tutaj o stosunek zależności pomiędzy zatrudnionym a zatrudniającym, o ile pozostaje on w zgodzie z obowiązującymi przepisami i zasadami współżycia społecznego. Pracodawca ma prawo wydawać polecenia pracownikowi, a ten musi je wykonać, chyba że prowadziłyby one do naruszenia prawa. Cechą charakterystyczną dla każdego stosunku pracy jest więc brak równoważności stron, co przejawia się w stosunkach cywilnoprawnych – jedna strona góruje nad drugą, co nie znaczy jednak, że może ją wykorzystywać w zupełnie dowolny sposób.

Osoby fizyczne mogą pełnić funkcję pracodawców, przy czym taka możliwość pojawia się nie tylko w przypadku, gdy prowadzą one jednoosobową działalność gospodarczą rejestrowaną w CEIDG. Mogą być uznane za pracodawców także wtedy, gdy nie mają własnej firmy, a mimo tego decydują się zatrudnić kogoś do pracy. Taka sytuacja pojawia się najczęściej w przypadku zatrudniania w gospodarstwie domowym pracodawcy – np. członka rodziny do opieki nad dziećmi pracodawcy lub jego starszymi krewnymi. Pamiętajmy jednak, że sporadyczne, dorywcze i niezawodowe wykonywanie prac domowych nie prowadzi do powstania stosunku pracy, a zatem w tym przypadku osoba fizyczna oferująca pracę nie może być uznana za pracodawcę.

Obowiązki pracodawcy będącego osobą fizyczną

Osoba fizyczna może być określona mianem pracodawcy przy zatrudnieniu już nawet jednej osoby. Ustawodawca nie wprowadza minimalnego limitu pracowników, który decydowałby o tym, czy danej osobie można przyznać tytuł pracodawcy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Konieczne jest jednak to, aby zatrudnienie nastąpiło w imieniu pracodawcy – osoby fizycznej, a nie w imieniu innego podmiotu.

Przykład 1.

Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zamierza zatrudnić swoją żonę Irenę oraz przyjaciela Karola. Czy takie osoby mogą być jego pracownikami? 

Tak, ponieważ ustawodawca nie ogranicza możliwości zatrudniania osób należących do rodziny lub kręgu znajomych pracodawcy.

Przykład 2.

Konrad pracuje na etacie w firmie X, jest odpowiedzialny m.in. za proces rekrutacyjny oraz podpisywanie umów z nowymi pracownikami. Do tej pory podpisał łącznie 50 umów o pracę z różnymi osobami. Czy w tym przypadku możemy uznać go za pracodawcę w świetle przepisów prawa pracy? 

Nie, ponieważ umowy o pracę były podpisywane na rzecz i w imieniu firmy X – to ona jest oficjalnym pracodawcą. Konrad działał na polecenie firmy, która go zatrudnia i nie zawierał umów o pracę w swoim imieniu.

Obowiązki pracodawcy będącego osobą fizyczną są w zasadzie takie same jak pracodawców, którzy należą do innych kategorii prawnych. Na ich czele wysuwa się konieczność poinformowania pracownika o warunkach przyszłej pracy i płacy, a także o danych zatrudniającego, w tym także tych o charakterze teleadresowym. Pracodawca powinien przekazać nowemu pracownikowi także informacje o:

• adresie zwykłego miejsca pracy lub miejsc pracy;
• dacie rozpoczęcia i jeżeli umowa jest zawarta na czas określony — o okresie jej obowiązywania;
• rodzaju wykonywanej pracy;
• czasie pracy;
• corocznym urlopie płatnym oraz dziennym i tygodniowym wypoczynku;
• warunkach dotyczących zakończenia stosunku pracy, w tym o okresie wypowiedzenia.

Art. 94 kp stanowi, że pracodawcy są zobowiązani m.in. do:

• organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;
• organizowania pracy w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;
• przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
• zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz prowadzenia systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• terminowego i prawidłowego wypłacania pensji pracowniczej;
• ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• stwarzania pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunków sprzyjających przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;
• zaspokajania w miarę posiadanych środków socjalnych potrzeb pracowników;
• stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy;
• prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników;
• przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Obowiązki pracodawcy będącego osobą fizyczną nie są mniejsze niż pracodawców, którzy są osobami prawnymi lub tzw. ułomnymi osobami prawnymi. Zakres powinności jest w zasadzie taki sam i to niezależnie od faktu wykonywania działalności gospodarczej lub od liczby zatrudnianych osób. Pracodawca oprócz ww. obowiązków musi także zgłosić nowego pracownika do ubezpieczeń w ZUS-ie oraz poinformować o tym urząd skarbowy – ma na to tylko 7 dni, licząc od chwili rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego. Po nawiązaniu stosunku pracy musi również poprawnie obliczać i odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne każdego pracownika, a także zaliczki na jego podatek dochodowy. Pomyłka w tym zakresie obciąża pracodawcę, przy czym niezależnie od tego, czy wykonuje on te obowiązki samodzielnie, czy też korzysta ze wsparcia księgowego albo biura rachunkowego.

Podsumowanie

Osoba fizyczna, która zatrudnia kogoś w ramach stosunku pracy, jest uznawana za pracodawcę w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. To z kolei oznacza, że ciążą na niej takie same obowiązki, jak na pracodawcy, który jest osobą prawną (np. spółką prawa handlowego). Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy zaznajomienie pracownika z zakresem jego obowiązków, przepisami BHP, zasadami naliczania i wypłacania wynagrodzenia, a także zgłoszenie go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Osoba fizyczna nie musi prowadzić własnej działalności gospodarczej, aby można ją było uznać za pracodawcę. Dopuszczalne jest bowiem zatrudnienie w ramach tzw. pracy domowej. W tym zakresie obowiązki pracodawcy pozostają bez zmian.