W przypadku zawierania kolejnych, następujących po sobie umów o pracę zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni być świadomi obowiązków związanych z wydawaniem oraz aktualizowaniem dokumentacji pracowniczej. Proces ten wymaga szczególnej uwagi, ponieważ różnorodność akt i oświadczeń może rodzić pytania o to, co jest konieczne do dopełnienia formalności. Warto zrozumieć, jakie dokumenty powinny być wydane, uaktualnione lub przechowywane, aby uniknąć błędów, które mogą skutkować konsekwencjami prawnymi. Szczególnie istotne jest także przestrzeganie wszelkich terminów określonych przez przepisy oraz odpowiednie dokumentowanie każdego etapu współpracy. Jakie są obowiązki pracodawcy przy kolejnych umowach o pracę? Wyjaśniamy w tym artykule.
Jakie są obowiązki pracodawcy przy kolejnych umowach o pracę
Pracodawca, zawierając kolejną umowę o pracę z tym samym pracownikiem, ma obowiązek dostosowania dokumentacji zgodnie z przepisami prawa pracy. Należy pamiętać, że każda umowa, mimo że może stanowić kontynuację poprzedniej, jest odrębnym aktem prawnym. Tym samym wymaga odrębnego podejścia do formalności, takich jak:
Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia – zgodnie z Kodeksem pracy przy każdej nowej umowie pracodawca powinien poinformować pracownika o zmianach w warunkach zatrudnienia, jeśli takie zaszły. Dotyczy to m.in. norm czasu pracy, wymiaru urlopu, okresu wypowiedzenia. W praktyce oznacza to, że informacje te muszą być przejrzyste i przedstawione w zrozumiałej formie, adekwatnie do zawieranej umowy.
Porozumienie urlopowe – przy zakończeniu umowy o pracę pracownik, który nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego, powinien otrzymać ekwiwalent urlopowy. Jeśli jednak zatrudnienie jest kontynuowane, czyli kolejna umowa z pracownikiem zostanie zawarta w ciągu 7 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, pracodawca może z nim zawrzeć porozumienie urlopowe, w którym wskazuje się, że ekwiwalent nie zostanie wypłacony, a niewykorzystany urlop wypoczynkowy zostanie wykorzystany w naturze podczas kolejnej umowy. Takie porozumienie powinno być zawarte w formie pisemnej i określać zasady rozliczenia urlopu. Pracodawca powinien również zadbać o to, aby pracownik był świadomy przysługujących mu praw związanych z urlopem, zwłaszcza jeśli zmieniają się one w wyniku zawarcia nowej umowy.
Informacja o przechowywaniu akt pracowniczych – przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek informowania pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotyczy to umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku. Zgodnie z obecnym stanem prawnym akta pracownicze muszą być przechowywane przez 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy, i pracodawca informuje o tym pracownika po zakończeniu umowy. W praktyce dokument z informacją o okresie przechowywania dokumentacji przekazuje się pracownikowi razem ze świadectwem pracy. Jeśli umowa jest kontynuowana (w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy), świadectwo pracy wydawane jest tylko na wniosek pracownika. Jednak informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej wydawana jest tylko w przypadku ostatecznego zakończenia umowy.
Świadectwo pracy a kolejna umowa
Jednym z kluczowych dokumentów, który budzi wiele wątpliwości, jest świadectwo pracy. Przy zawieraniu kolejnych umów z tym samym pracownikiem nie ma konieczności wydawania świadectwa pracy po zakończeniu każdej z nich, o ile przerwa między umowami nie przekracza 7 dni. W przypadku gdy okres ten zostanie przekroczony, pracodawca jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy za zakończony okres zatrudnienia.
Warto jednak podkreślić, że świadectwo pracy musi być zgodne z aktualnymi przepisami, a jego treść powinna precyzyjnie odzwierciedlać warunki zatrudnienia w danym okresie. W dokumencie należy uwzględnić m.in. stanowisko pracy, wymiar etatu, rodzaj wykonywanych obowiązków oraz podstawę rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dodatkowo pracodawca powinien zadbać o terminowe wydanie świadectwa, gdyż opóźnienia mogą narazić go na sankcje prawne oraz negatywne konsekwencje finansowe.[alert-info] Pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy po zakończeniu umowy o pracę, nawet w przypadku kontynuacji zatrudnienia, na podstawie wniosku złożonego przez pracownika. [alert-info]
Oświadczenia dodatkowe
Przy zawieraniu kolejnych umów o pracę niezbędne może być uzyskanie od pracownika określonych oświadczeń, które zależą od charakteru pracy oraz wymagań stawianych przez przepisy prawa. Oto kilka przykładów sytuacji, w których takie oświadczenia mogą być konieczne:
Oświadczenie o gotowości do pracy w szczególnych warunkach – jeśli nowa umowa przewiduje pracę w warunkach szkodliwych lub uciążliwych, pracownik musi wyrazić na to zgodę, a pracodawca ma obowiązek poinformowania go o ryzyku związanym z wykonywaniem takich obowiązków. Warto również przeprowadzić dodatkowe szkolenie BHP, aby pracownik miał pełną świadomość zagrożeń i sposobów ich minimalizowania.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – choć w większości przypadków zgoda taka jest jednorazowa, każda zmiana dotycząca zakresu przetwarzania danych osobowych wymaga odnowienia zgody pracownika. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy w firmie wprowadzane są nowe technologie lub procedury związane z przetwarzaniem danych.
Oświadczenie o niekaralności – w niektórych zawodach, szczególnie w przypadku osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z finansami, edukacją czy ochroną mienia, wymagane jest dostarczenie aktualnego zaświadczenia o niekaralności. Pracodawca powinien także zadbać o przechowywanie takich dokumentów w sposób zgodny z RODO.
Porozumienia i aneksy do umów
W praktyce często zdarza się, że warunki pracy ulegają zmianie w trakcie obowiązywania kolejnych umów. W takich przypadkach zamiast sporządzania nowej umowy możliwe jest zastosowanie aneksów. Aneksy powinny jasno określać zmiany, takie jak:
Nowe wynagrodzenie.
Zmiana zakresu obowiązków.
Zmiana miejsca wykonywania pracy.
Podpisanie aneksu jest również okazją do przypomnienia pracownikowi o obowiązujących regulacjach, takich jak polityka urlopowa czy procedury bezpieczeństwa w miejscu pracy. Warto także uwzględnić w aneksach szczegółowe postanowienia dotyczące ewentualnych benefitów lub dodatkowych uprawnień, które mogą przysługiwać pracownikowi w związku z jego nową rolą lub zmianą warunków zatrudnienia.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób zgodny z przepisami. Obejmuje to zarówno teczki osobowe, jak i ewentualne dodatkowe dokumenty, takie jak zaświadczenia lekarskie, oświadczenia czy wyniki szkoleń. Warto pamiętać, że dokumentacja musi być przechowywana w formie, która zapewni jej ochronę przed zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem.
W kontekście zawierania kolejnych umów należy zwrócić szczególną uwagę na archiwizację dokumentacji. W przypadku kontynuacji zatrudnienia pracodawca nie zakłada nowych akt osobowych, tylko kontynuuje prowadzenie dokumentacji pracowniczej w tym samym miejscu. Pracodawca powinien upewnić się, że wszystkie dokumenty związane z poprzednimi okresami zatrudnienia są prawidłowo oznaczone i łatwo dostępne w razie kontroli. W tym celu warto zainwestować w odpowiednie systemy zarządzania dokumentacją, które umożliwią szybkie wyszukiwanie i porządkowanie akt.
Podstawy prawne
Obowiązki pracodawców w zakresie wydawania dokumentów przy kolejnych umowach o pracę wynikają głównie z następujących aktów prawnych:
Kodeks pracy;
Ustawa o ochronie danych osobowych;
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Warto regularnie sprawdzać, czy przepisy te nie uległy zmianom, aby uniknąć nieprawidłowości w dokumentacji. Ponadto należy być świadomym, że nowe wytyczne w zakresie przechowywania dokumentów mogą wymagać dostosowania procedur wewnętrznych, co jest szczególnie istotne w kontekście kontroli ze strony instytucji nadzorczych.
Kolejna umowa o pracę a system wFirma
Zawieranie kolejnych umów o pracę z tym samym pracownikiem wymaga zachowania najwyższej staranności w prowadzeniu dokumentacji. Pracodawca powinien dokładnie przestrzegać przepisów, aby zapewnić zgodność z prawem i uniknąć potencjalnych problemów, takich jak spory sądowe czy kary administracyjne. Z kolei pracownik, świadomy swoich praw i obowiązków, zyskuje pewność, że jego zatrudnienie jest właściwie udokumentowane i zabezpieczone.
Gdy pracownik kontynuuje zatrudnienie u tego samego pracodawcy bez przerwy, przechodząc z jednej umowy na drugą, przysługujący mu, a niewykorzystany urlop z poprzedniej umowy nie przepada. Może on zostać wykorzystany w trakcie trwania nowej umowy. Aby tak się stało, pracownik i pracodawca muszą zawrzeć specjalne porozumienie o wykorzystaniu urlopu w nowym okresie zatrudnienia. Dzięki temu pracodawca unika konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za ten niewykorzystany urlop. System wFirma oferuje narzędzie do wygenerowania takiego porozumienia.
Porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego można wygenerować z dwóch miejsc w systemie:
- KADRY » UMOWY zaznaczyć daną umowę oraz wybrać opcję DODAJ » POROZUMIENIE URLOPOWE
- KADRY » PRACOWNICY i kliknąć na jego imię i nazwisko» UMOWY » zaznaczyć daną umowę oraz wybrać opcję DODAJ » POROZUMIENIE URLOPOWE
System automatycznie wpisze w wygenerowanym dokumencie typ i datę zakończenia poprzedniej umowy, dane pracodawcy i pracownika oraz datę nowej umowy, w której pracownik wykorzysta urlop.
Wydrukowane porozumienie pracodawca powinien podpisać i przekazać do podpisania pracownikowi.
