1 stycznia 2026 roku weszły w życie zmiany dotyczące uwzględniania okresów wliczanych do stażu pracy, co ma fundamentalne znaczenie dla pracowników i pracodawców w Polsce. Kluczową rolę w tym nowym systemie będzie odgrywać zaświadczenie o stażu pracy wydawane przez ZUS, które rozszerzy możliwość zaliczania nowych form aktywności zawodowej do stażu. Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy ma na celu ujednolicenie i usprawnienie procesu, wyrównując jednocześnie szanse osób, które do tej pory pracowały poza stosunkiem pracy.
Czym jest staż pracy?
Staż pracy to łączny czas, przez jaki dana osoba świadczyła pracę zarobkową. Ten wymiar czasu ma bezpośrednie znaczenie i wpływa na zakres przysługujących pracownikowi uprawnień wynikających ze stosunku pracy.
Polskie ustawodawstwo pracy wyodrębnia dwa podstawowe rodzaje stażu:
ogólny staż pracy – jest to całkowity czas, jaki pracownik był zatrudniony, sumując wszystkie okresy pracy u różnych pracodawców. Jest on kluczowy przy określaniu takich praw jak wymiar rocznego urlopu wypoczynkowego, a także uprawnienie do skorzystania z urlopu wychowawczego;
zakładowy staż pracy – ten rodzaj stażu odnosi się wyłącznie do okresu zatrudnienia przepracowanego u aktualnego, konkretnego pracodawcy. Od jego długości zależy m.in. wymiar przysługującego okresu wypowiedzenia, prawo do otrzymania odprawy, a także nabycie prawa do dodatków stażowych lub nagród jubileuszowych.
Rewolucja w obliczaniu stażu pracy
Od 2026 roku do stażu wliczane są:
okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
czas zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
okresy wykonywania umów zleceń,
okresy wykonywania umów o świadczenie usług,
okresy wykonywania umów agencyjnych,
okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą (innej niż zatrudnienie).
Ta zmiana to ogromny krok w kierunku uznania różnorodności form zatrudnienia na rynku pracy i faktycznego doświadczenia zawodowego Polaków. Pracownicy, którzy wcześniej pracowali na zleceniu lub prowadzili JDG, zyskają możliwość szybszego nabycia pełni uprawnień pracowniczych, co dotąd było niemożliwe.
Jak uzyskać zaświadczenie o stażu pracy?
Choć początkowy projekt zakładał wprowadzenie Centralnego Rejestru Okresów Zatrudnienia (CROZ) jako głównego narzędzia do automatycznej weryfikacji stażu, to w kontekście nowych przepisów kluczowe staje się odpowiednie dokumentowanie okresów wliczanych do stażu pracy przez samego pracownika.
Aby udokumentować nowo wliczane okresy, pracownik będzie musiał przedstawić odpowiednie zaświadczenia. Najważniejszym źródłem informacji stanie się ZUS, który na wniosek pracownika będzie wydawał specjalne zaświadczenia dotyczące:
opłacania składek (emerytalnych, rentowych, wypadkowych) z tytułu prowadzenia lub zawieszenia działalności (np. w związku z opieką nad dzieckiem) lub współpracy. Dotyczy to również okresu ulgi na start;
zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego m.in. dla osób, które w okresie ulgi na start nie podlegały ubezpieczeniom społecznym;
podlegania ubezpieczeniom z tytułu wykonywania umowy zlecenia, agencyjnej oraz współpracy, a także członkostwa w spółdzielniach rolniczych.
Wniosek o wydanie zaświadczenia będzie można przesłać jedynie drogą elektroniczną przez system eZUS. Od 1 stycznia 2026 roku w serwisie pojawi się dedykowany formularz USP („Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy”). Cała korespondencja z Zakładem, w tym gotowe zaświadczenia i decyzje, będzie prowadzona wyłącznie cyfrowo i dostarczana bezpośrednio na profil użytkownika w eZUS.
Jaki jest czas na przedłożenie dokumentów potwierdzających dodatkowy staż pracy?
Osoby zatrudnione, które zamierzają skorzystać z opcji doliczenia dodatkowych okresów do swojego stażu pracy – obejmującego zarówno staż ogólny, jak i ten liczony u danego pracodawcy (zakładowy) – mają na to dokładnie 24 miesiące. Początek naliczania tego dwuletniego terminu będzie jednak zróżnicowany i zależny od typu zatrudniającego: inaczej będzie to liczone dla pracowników jednostek sektora finansów publicznych, a inaczej dla tych zatrudnionych u pracodawców prywatnych.
Warto przypomnieć, że wprowadzenie w życie zmian w kp następuje w dwóch odrębnych fazach:
od 1 stycznia 2026 roku – obowiązuje to podmioty należące do sektora finansów publicznych;
od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie sześciu miesięcy od daty ogłoszenia ustawy, czyli od 1 maja 2026 roku – dotyczy to pracodawców działających w sektorze prywatnym.
Przykład 1.
Pani Anna pracuje w urzędzie gminy od 2020 roku. W latach 2018-2019 prowadziła ona własną działalność gospodarczą. Ile czasu na dostarczenie zaświadczenia o prowadzeniu działalności ma kobieta? Pani Anna ma czas do 31 grudnia 2027 roku na dostarczenie do kadr zaświadczeń ZUS potwierdzających okres prowadzenia JDG. Po ich dostarczeniu pracodawca musi doliczyć ten dwuletni okres do jej ogólnego stażu pracy.
Przykład 2.
Pan Piotr zostaje zatrudniony w prywatnej firmie 1 maja 2026 roku. W latach 2016-2021 (5 lat) pracował wyłącznie na umowach zlecenia. Do kiedy powinien on dostarczyć zaświadczenie dotyczące zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia? Pan Piotr ma czas do 30 kwietnia 2028 roku na przedstawienie dokumentacji tych umów zlecenia. Gdy to zrobi, jego staż pracy zostanie zwiększony o te 5 lat.
Inna praca zarobkowa za granicą
Największe wyzwanie stanowi udowodnienie okresów pracy zarobkowej wykonywanej za granicą, jeśli nie była to praca w ramach stosunku pracy (etat). Aktualne regulacje nie precyzują katalogu dokumentów, które mają to potwierdzić. Uzasadnienie do nowelizacji kp tłumaczy, że brak szczegółowych wytycznych wynika z dużej różnorodności form zatrudnienia i nazw stosowanych w innych państwach. Można jednak domniemywać, że chodzi o zagraniczne odpowiedniki umów o świadczenie usług lub prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Co istotne, prawo nie wymaga, aby te zagraniczne okresy rodziły obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.
Pracodawca jest uprawniony do zaliczenia tych okresów na podstawie dowolnych dokumentów przedłożonych przez pracownika. Twórcy nowelizacji podkreślają, że nie ma formalnych ograniczeń co do rodzaju dowodu. Może to być zatem każdy dokument, który w wiarygodny sposób poświadczy, że dana osoba wykonywała za granicą pracę zarobkową u zagranicznego podmiotu. Choć nie jest to zapisane w samych przepisach, jako przykłady wiarygodnych dokumentów wymieniano zaświadczenia od zagranicznego pracodawcy lub dokumenty z tamtejszych instytucji ubezpieczeniowych (odpowiedników ZUS-u) lub podatkowych.
Konsekwencje dla pracodawców i pracowników
Dla pracodawców zmiana ta oznacza konieczność aktualizacji wewnętrznych regulaminów oraz procedur kadrowych. Działy HR będą musiały dokonać audytu i weryfikacji dostarczonych przez pracowników zaświadczeń z ZUS-u, a następnie przeliczyć staż pracy, co przełoży się na nowe uprawnienia (np. zwiększony wymiar urlopu, nabycie prawa do dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej). Uprawnienia te będą przysługiwały od dnia nabycia prawa, ale nie wcześniej niż od daty wejścia w życie przepisów dla danego sektora.
Pracownicy zyskali realne korzyści w postaci szybszego dostępu do pełnego pakietu świadczeń pracowniczych. Kluczowe jest jednak ich proaktywne działanie – to na nich spoczywa obowiązek udokumentowania wszystkich okresów, które chcą wliczyć do stażu. Nieudokumentowane w ciągu 24 miesięcy okresy nie zostaną zaliczone. Podsumowując, 2026 rok przyniesie fundamentalną zmianę w podejściu do stażu pracy, promując elastyczne formy zatrudnienia i cyfryzację.
