W większości wypadków czynności prawne mogą być podejmowane w dowolnej formie – pisemnej, dokumentowej, ustnej, a nawet dorozumianej. Niekiedy jednak przepisy prawa wymagają form szczególnych, bez których zachowania dana czynność nie będzie wywierała żadnych skutków prawnych. Koronnym przykładem jest sprzedaż nieruchomości. Spisanie umowy przez strony na zwykłej kartce papieru nie sprawi, że działka czy dom w świetle prawa zmieni swojego właściciela – wymagany jest akt notarialny sporządzony przez notariusza. W niniejszym artykule opiszemy formę szczególną czynności prawnej, która dla swej ważności wymaga urzędowego poświadczenia daty. Data pewna umieszczona na dokumencie ma na celu wykazanie, że dana czynność prawna została wykonana najpóźniej w tej określonej dacie.
Istota instytucji daty pewnej
Data pewna obok formy dokumentowej, zwykłej formy pisemnej, formy elektronicznej, a także formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi oraz formy aktu notarialnego stanowi formę szczególną czynności prawnych uregulowanych w Kodeksie cywilnym (kc). Sama w sobie nie stanowi ona formy czynności prawnej, jest to forma pisemna czynności, przy czym dokument ten jest urzędowo opatrzony datą, która staje się skuteczna także względem osób trzecich nieuczestniczących w dokonaniu danej czynności prawnej. Instytucję daty pewnej ustawodawca uregulował w przepisach art. 81 kc. Zgodnie z § 1 tego przepisu „jeżeli ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób nieuczestniczących w dokonaniu tej czynności prawnej”. Celem opatrzenia dokumentu datą pewną jest wykazanie, że strony czynności prawnej dokonały jej najpóźniej w określonym dniu. To oznacza też, że data pewna odnosi skutek dopiero od chwili jej nadania, nie ma ona mocy wstecznej od chwili złożenia oświadczeń woli w formie dokumentu, na którym poświadcza się datę. Ustawa nie wyklucza przy tym możliwości przeprowadzenia dowodu na fakt, że czynność została dokonana przed tą datą. Nie przeprowadza się jednak dowodu w przypadku, kiedy data pewna została zastrzeżona pod rygorem nieważności.
Kiedy ustawodawca przewidział wymóg zachowania formy dokumentu z datą pewną?
Aktualnie jedynym przykładem przepisu, który zastrzega formę dokumentu opatrzonego datą pewną pod rygorem nieważności, jest przepis art. 329 § 1 kc, który reguluje umowę ustanowienia zastawu na prawie. W pozostałych wypadkach data pewna zastrzegana jest dla wywołania określonych skutków prawnych. Będzie tak m.in. w wypadku:
- zastrzeżenia prawa własności rzeczy sprzedanej – jeżeli pismo opatrzone jest datą pewną, zastrzeżenie odnosi skutek także względem wierzycieli kupującego;
- zbycia rzeczy będącej przedmiotem najmu – jeżeli umowa najmu zawarta na czas określony posiada datę pewną, a rzecz została najemcy wydana, nabywca rzeczy nie może wypowiedzieć takiej umowy;
- nabycia nieruchomości przez cudzoziemca – jeżeli nabywca jest dzierżawcą nieruchomości, a umowa dzierżawy ma datę pewną, wtedy sprzedaż nieruchomości nie wymaga zezwolenia (o ile cudzoziemiec spełnił pozostałe wymogi ustawowe);
- wyłączenia spod zajęcia egzekucyjnego, z masy upadłości albo ze spadku środków pieniężnych zdeponowanych na rachunku powierniczym.
Rodzaje dat pewnych
W zależności od momentu, kiedy dokument został opatrzony datą pewną, w praktyce prawnej wyróżnia się dwa rodzaje dat pewnych. Pierwsza z nich jest datą złożoną na dokumencie w chwili dokonania danej czynności. Wówczas data pewna jest dowodem na to, kiedy dokładnie czynność została dokonana. Drugą jest data pewna złożona na dokumencie już istniejącym. W takim przypadku data pewna stanowi jedynie dowód tego, że dokument ten istniał w określonej dacie.
Umiejętność rozróżnienia powyższego jest o tyle istotna, że dla czynności, dla której zastrzeżona została omawiana forma pod rygorem nieważności, jedynie dochowanie warunku poświadczenia daty pewnej w chwili złożenia oświadczeń woli będzie prawidłowe. Wówczas np. złożenie daty pewnej na dokumencie w momencie późniejszym będzie oznaczało nieważność ustanowienia zastawu na prawie. Jeżeli jednak datę pewną zastrzeżono jedynie dla wywołania określonych skutków prawnych, nastąpią one z chwilą opatrzenia czynności prawnej datą pewną, a co za tym idzie – dla ważności oświadczeń woli nie ma znaczenia, czy urzędowo poświadczono datę w chwili ich składania, czy też później.
Jak uzyskać datę pewną na dokumencie?
Datę pewną na dokumencie zawierającym oświadczenie woli stron (lub strony) czynności prawnej można uzyskać wskutek poświadczenia urzędowego w postaci czynności notarialnej. Notariusz jako urzędnik państwowy ma uprawnienia do urzędowego poświadczenia daty. Następuje ono w kancelarii notarialnej, po okazaniu notariuszowi dokumentu zawierającego treść dokonanej czynności. Na żądanie stron oprócz daty notariusz poświadcza także godzinę i minutę okazania dokumentu.
Warto wskazać, że notariusz, poświadczając dokument, nie bada jego treści pod kątem zgodności z prawem. Jego zadaniem jest jedynie potwierdzenie, że dokument istniał w dacie przedstawienia go do potwierdzenia. Notariusz nie ponosi zatem odpowiedzialności za treść dokumentu, jeśli np. czynność prawna okaże się nieważna lub niemożliwa do przeprowadzenia. Z uwagi na powyższe notariusz nie może również odmówić poświadczenia daty ze względu na niezgodność treści dokumentu z prawem.
Oprócz powyższego czynność prawna zostanie uznana za dokonaną w formie z datą pewną, jeżeli doszło do stwierdzenia jej dokonania w jakimkolwiek dokumencie urzędowym, np. kiedy jej dokonanie zostanie uznane w decyzji administracyjnej. Należy jednak pamiętać, że data pewna w takim wypadku obowiązuje dopiero od daty wydania tej decyzji administracyjnej, nie od momentu dokonania samej czynności. Inną możliwością uzyskania daty pewnej jest dokonanie jakiejkolwiek wzmianki na dokumencie zawierającym oświadczenie woli strony przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego lub notariusza, np. poprzez przybicie w sądzie pieczęci doręczenia pisma. Istotne przy tym jest, aby wzmianka wskazywała organ, który ją umieścił na dokumencie oraz datę dokonania. Urzędowa wzmianka powinna być zamieszczona na oryginale dokumentu. Nie wystarczy zamieszczenie wzmianki na jego kserokopii. W takim wypadku wzmianka nie będzie wywoływała skutków prawnych przewidzianych ustawą.
Jak w poprzednim wypadku, czynność prawna uzyska datę pewną od daty złożenia wzmianki na dokumencie, nie zaś od momentu dokonania czynności. Trzeba mieć jednak na uwadze, że wzmianka w odróżnieniu od urzędowego stwierdzenia dokonania czynności nie musi odnosić się do treści czynności. Może to być zwykłe potwierdzenie wpłynięcia dokumentu nadane przez upoważnioną osobę działającą w ramach organu państwowego, organu jednostki samorządu terytorialnego czy w ramach kancelarii notarialnej (por. wyrok Sądu Najwyższego z 22 listopada 1978 roku, sygn. akt: III CRN 232/78).
Data pewna a podpis elektroniczny
Zgodnie z art. 81 § 2 pkt 3 kc w razie opatrzenia kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu dokumentu w postaci elektronicznej czynność prawna zyskuje datę pewną od momentu opatrzenia dokumentu kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu. Elektroniczny znacznik czasu stanowi potwierdzenie, że dokument był już przygotowany i podpisany w chwili jego oznakowania. Kwalifikowany znacznik czasu to rozwiązanie dosyć świeże, potwierdzające dokładną datę uwierzytelnienia dokumentu sporządzanego elektronicznie (lub wprowadzonego do danego systemu za pomocą elektronicznych narzędzi). Pozwala zabezpieczyć dokumenty przed sfałszowaniem lub antydatowaniem.
Jak jednak podnosi się w doktrynie, ten sposób nanoszenia daty pewnej ma charakter czasowy. Jakkolwiek Kodeks cywilny nie wprowadza takiego zróżnicowania, to zdaje się ono wynikać z istoty znacznika czasu uregulowanego w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Skuteczność znakowania czasem zależy bowiem od ważności zaświadczenia certyfikacyjnego wykorzystywanego do weryfikacji tego znacznika (zob. red. Gutowski 2021, wyd. 3/Grykiel, art. 81 kc).
Podsumowując, forma dokumentu z datą pewną nie jest najpopularniejszą z form dokonywania czynności prawnych. Kodeks cywilny w niewielu przepisach wymaga jej zachowania. Co do zasady celem sporządzenia dokumentu opatrzonego datą pewną jest możliwość wykazania, że strona (lub strony) dokonała czynności prawnej najpóźniej w określonej dacie. Datę pewną dokumentu można uzyskać w różnoraki sposób – przez urzędowe (notarialne) poświadczenie, poprzez stwierdzenie dokonania czynności w decyzji organu administracyjnego, przez umieszczenie na dokumencie urzędowej wzmianki bądź też przez naniesienie na dokument kwalifikowanego znacznika czasu. Data określona na dokumencie staje się datą pewną także w chwili śmierci osoby, która złożyła na nim swój podpis.
