Poradnik Przedsiębiorcy

Czy nota korygująca musi zostać podpisana?

Przedsiębiorca, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące m.in danych sprzedawcy lub nabywcy (typu nazwa, NIP czy adres) bądź oznaczenia towaru lub usługi, powinien wystawić notę korygującą i przekazać ją sprzedawcy, by ten ją zaakceptował. Ponadto notą korygującą można też poprawić błędny numer faktury. Przedsiębiorca nie ma natomiast możliwości korygowania nią takich elementów faktury jak np. cena czy stawka podatku. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czy nota korygująca musi być podpisana?

Zasady wystawiania not korygujących

Nota korygująca jest dokumentem wystawianym nie przez dostawcę towaru czy wykonawcę usługi, a przez nabywcę. Przepisy podatkowe nie określają jej wzoru. Wskazują jedynie, aby nota korygująca zawierała określone elementy. Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT powinna ona zawierać następujące dane:

  • oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA,

  • numer kolejny oraz data jej wystawienia,

  • imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP,

  • dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura),

  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.

Ważne!

Nota korygująca może zostać wystawiona wyłącznie przez nabywcę towaru lub usługi.

Należy również zauważyć, że nabywca nie ma żadnych czasowych ograniczeń w kwestii wystawienia noty korygującej.

Noty korygujące wystawiane są w przypadku, gdy na fakturze otrzymanej od sprzedawcy wystąpiła jakakolwiek pomyłka wiążąca się ze sprzedawcą lub nabywcą albo oznaczeniem towaru lub usługi. Można wymienić następujące elementy faktury, które mogą być poprawiane za pomocą noty korygującej:

  • numer faktury,

  • data wystawienia,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,

  • NIP nabywcy i sprzedawcy,

  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty,

  • nazwa towaru lub usługi,

  • termin płatności,

  • sposób zapłaty.

Natomiast notą korygującą nie można korygować pomyłek w pozycjach faktury określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, które dotyczą następujących elementów:

  • jednostek miar i ilości, zakresu wykonanych usług,

  • ceny jednostkowej netto,

  • ogólnej wartości sprzedaży netto,

  • stawki podatku,

  • sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatkowe i zwolnione od podatku,

  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące stawek podatkowych,

  • wartości sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,

  • kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Jeśli zatem przedsiębiorca nabywający towar czy usługę otrzyma fakturę zawierającą pomyłkę wiążącą się z powyższymi pozycjami faktury, musi zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej.

Ważne!

Faktura korygująca może zostać wystawiona tylko przez podatnika, który wystawił fakturę pierwotną.

W praktyce może zdarzyć się sytuacja, w której konieczne jest skorygowanie wszystkich danych nabywcy. W sytuacji jednak, gdy na fakturze figuruje zupełnie inna firma, nie ma możliwości skorygowania tego błędu przy pomocy noty korygującej.

Organy skarbowe są zdania, że nazwa nabywcy nie może być zmieniona notą. Potwierdzeniem prezentowanego stanowiska jest indywidualna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 marca 2013 r. o sygn. ILPP1/443-1119/12-4/HW:

(...) jeżeli faktura zawiera błędne informacje sprzedawcy lub nabywcy, takie jak np.: błędny NIP lub jego brak, błąd w nazwisku, imieniu, nazwie czy adresie, a także braki w tych informacjach, czynny podatnik podatku od towarów i usług może wystawić notę korygującą te pomyłki. Nie będzie jednak tak zawsze, bowiem decydujące znaczenie ma tutaj fakt, czy na skutek danego błędu zmienił się podmiot wskazany na fakturze. Tym samym jeżeli faktura została wystawiona na zupełnie innego nabywcę, notą korygującą poprawić się już jej nie da. Noty korygujące umożliwiają bowiem poprawienie pomyłek odnoszących się tylko do konkretnego podatnika (kontrahenta) wymienionego na wystawionej fakturze.

Nota korygująca - akceptacja

Nota korygująca, jak wynika z treści art. 106k ust. 2 ustawy o VAT, wymaga akceptacji wystawcy faktury. Obecnie nie ma już obowiązku wysyłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez niego w formie pisemnej. Aktualne przepisy nakazują jedynie, aby nota korygująca została zaakceptowana przez wystawcę faktury. Oznacza to, że zarówno termin, jak i sposób (forma) tej akceptacji jest dowolna. Może to być jakikolwiek wiarygodny sposób zaakceptowania treści noty, wystarczająca jest zatem akceptacja np. w formie zwrotnej wiadomości e-mail.

Ważne!

Podatnik może zaakceptować notę korygującą w dowolny sposób.

Należy również zauważyć, że brak akceptacji sprzedawcy nie powoduje, że nabywca musi się wstrzymać z odliczeniem VAT. Wynika to z faktu, że noty służą do poprawy błędów, które możemy zaliczyć do tzw. błędów mniejszej wagi. W ich przypadku nabywca nie traci prawa do odliczenia VAT. Jeżeli zatem nabywca towarów nie ma wątpliwości, że faktura dotyczy transakcji, której on dokonywał w ramach prowadzenia działalności gospodarczej, to nie ma przeszkód, aby odliczenie podatku nastąpiło za okres w którym podatnik otrzymał fakturę.

Należy jednak zaznaczyć, że w niektórych przypadkach ze względów bezpieczeństwa podatnik powinien wstrzymać się z odliczeniem podatku do chwili otrzymania potwierdzenia noty. Może to być konieczne w sytuacji, gdy dane dotyczące nabywcy towaru (usługi) są na tyle nieprecyzyjne, że mogą dać podstawę zarzutu, iż faktura nie dotyczy danego podatnika.

Po otrzymaniu akceptacji noty korygującej należy podpiąć ją pod fakturę pierwotną i przechowywać wraz z dokumentacją księgową.