Poradnik Przedsiębiorcy

Data pewna w umowach cywilnych i gospodarczych

Strony czynności prawnej co do zasady mogą zawrzeć umowę w dowolnie wybranej przez siebie formie – np. ustnej lub pisemnej. Umowa może także dojść do skutku z chwilą, gdy jedna ze stron przystąpi do jej wykonania. Niektóre przepisy prawa nakładają jednak obowiązek dokonania czynności prawnej w określonej formie – np. pisemnej, w której określona jest data pewna. Kodeks cywilny (kc) wyróżnia następujące formy dokonania czynności prawnych:

  • zwykła forma pisemna – np. zgodnie z art. 606 kc, umowa dostawy powinna być stwierdzona pismem;

  • forma elektroniczna – np. zgodnie z art. 10a ust. 5 prawa zamówień publicznych oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz jednolity dokument zamówienia, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

  • forma dokumentowa – np. zgodnie z art. 720 § 3, umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej;

  • forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi – np. zgodnie z art. 751 kc, zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi;

  • forma aktu notarialnego – np. zgodnie z art. 236 § 3 kc, umowa o przedłużenie wieczystego użytkowania powinna być zawarta w formie aktu notarialnego,

  • forma pisemna z datą pewną – zostanie opisana poniżej.

Czym jest data pewna?

Zgodnie z art. 81 ust. 1 kc, w sytuacji, gdy ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób nieuczestniczących w dokonaniu tej czynności prawnej (data pewna). W praktyce zachowanie tej formy polega na sporządzeniu dokumentu zawierającego oświadczenie woli strony (stron), opatrzeniu go datą i potwierdzeniu daty przez właściwą osobę urzędową. Celem sporządzenia dokumentu z datą pewną jest wykazanie, że strony dokonały czynności prawnej (dokument istniał) najpóźniej w określonej dacie. Z powyższego wynika, że co do zasady możliwe jest udowodnienie, że czynność prawna została dokonana wcześniej (to  jest przed potwierdzeniem daty).

Chwila, od której czynność prawna ma datę pewną

Czynność prawna ma datę pewną:

  • od daty urzędowego poświadczenia dokumentu (art. 81 § 1 kc). Żaden z przepisów kc nie wskazuje organu, który jest upoważniony do poświadczania daty pewnej. Należy jednak uznać, że urzędowego poświadczenia daty dokonuje notariusz w razie okazania mu dokumentu. Zgodnie z art. 96 pkt 3 oraz art. 9 § 1 - 4  ustawy prawo o notariacie, notariusz poświadcza datę okazania dokumentu. Notariusz powinien poświadczyć na okazanym mu dokumencie datę, a na żądanie stron także godzinę i minutę okazania tego dokumentu. Ponadto, w poświadczeniu notariusz powinien wymienić imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która dokument okazała. Należy jednak podkreślić, że notariusz poświadcza datę okazania dokumentu, a nie datę jego sporządzenia. Z tego względu należy przyjąć, że w celu uzyskania daty pewnej, dobrym rozwiązaniem jest przedstawienie notariuszowi dokumentu w dniu jego sporządzenia;

  • od daty dokumentu urzędowego - w przypadku stwierdzenia dokonania czynności w jakimkolwiek dokumencie urzędowym (art. 81 § 2 pkt 1 k.c.). Dla spełnienia opisywanego wymogu uzyskania daty pewnej wystarcza, że z treści jakiegokolwiek dokumentu urzędowego wynika fakt dokonania czynności prawnej. Pojęcie dokumentu urzędowego zostało opisane w art. 244 § 1 – 2 kodeksu postępowania cywilnego. Z przepisu wynika, że dokumentami urzędowymi są dokumenty sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania oraz organizacje zawodowe, samorządowe, spółdzielcze i inne organizacje społeczne w zakresie zleconych im przez ustawę spraw z dziedziny administracji publicznej. Dokumentem urzędowym jest więc np. decyzja administracyjna (podatkowa), wpis w księdze wieczystej lub innym rejestrze publicznym;

  • od daty wzmianki – jeżeli została ona umieszczona przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego albo przez notariusza na dokumencie obejmującym czynność (art. 81 § 2 pkt 2 kc). Urzędowa wzmianka powinna być umieszczona na dokumencie obejmującym daną czynność prawną, jednak nie musi odnosić się do treści samej czynności. W orzecznictwie przez umieszczenie jakiejkolwiek wzmianki uznaje się przykładowo datę pobrania opłaty skarbowej i jej skasowania przez organ państwowy na dokumencie, co wynika z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 5 lutego 2009 roku (sygn. I CSK 325/08). W praktyce wzmianką może być potwierdzenie wpływu dokumentu do urzędu sporządzone przez upoważnioną osobę działającą w imieniu organu, w oparciu o obowiązujące przepisy i procedury lub dopisek: adnotacja urzędnika lub poświadczenie uiszczenia opłaty skarbowej;

  • od daty opatrzenia kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu – w razie opatrzenia kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu dokumentu w postaci elektronicznej (art. 81 § 2 pkt 3 kc). Elektroniczny znacznik czasu stanowi potwierdzenie, że dokument był już przygotowany i podpisany w chwili oznakowania czasem. Tego rodzaju oznaczenie stanowi ochronę przed antydatowaniem lub postdatowaniem dokumentu. Czas ustalany jest na podstawie niezależnego i wiarygodnego źródła, np. oficjalnego zegaru krajowego.

Należy także wskazać, że zgodnie z art. 81 § 3 kc, datę pewną ma także dokument podpisany przez osobę, która zmarła –  przy czym jest nią data śmierci tej osoby.

Skutki zastrzeżenia daty pewnej

Data pewna, jako szczególna forma czynności prawnej, może być w przepisach zastrzegana wyłącznie pod dwoma rygorami – dla wywołania szczególnych skutków prawnych (zwanym „ad eventum”) oraz pod rygorem nieważności (zwanym „ad solemnitatem”).

W prawie cywilnym data pewna jest przede wszystkim zastrzegana pod rygorem wywołania szczególnych skutków prawnych („ad eventum”). W przypadku takiego zastrzeżenia niezachowanie przewidzianej przez prawo formy nie powoduje nieważności czynności prawnej, jednak czynność prawna nie wywołuje tych skutków, które są oczekiwane przez strony. Na przykład zgodnie z art. 590 § 1 kc, w sytuacji, gdy rzecz została wydana kupującemu, zastrzeżenie własności powinno być stwierdzone pismem. Jest ono skuteczne względem wierzycieli kupującego, jeżeli pismo ma datę pewną. Niezachowanie formy pisemnej z datą pewną nie powoduje nieważności zastrzeżenia własności. Należy wskazać, że w przypadku cywilnego postępowania egzekucyjnego prowadzonego przeciwko kupującemu, sprzedawcy jako właścicielowi towaru (w sytuacji zawarcia umowy sprzedaży z zastrzeżeniem własności) przysługuje prawo żądania wyłączenia tego towaru spod egzekucji. Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 590 § 1 kc, uprawnienie to przysługuje wyłącznie wtedy, gdy umowne zastrzeżenie własności towaru zostało zawarte w formie pisemnej z datą pewną.

Data pewna jest również zastrzegana pod rygorem nieważności („ad solemnitatem”). Warto wspomnieć, że zgodnie z art. 329 § 1 zd. 2 kc, umowa o ustanowienie zastawu powinna być zawarta na piśmie z datą pewną, chociażby umowa o przeniesienie prawa nie wymagała takiej formy. W związku z powyższym, niezachowanie formy pisemnej z datą pewną powoduje nieważność umowy zastawniczej.

Przepisy odwołujące się do daty pewnej

Do daty pewnej odwołują się między innymi poniższe przepisy:

  • art. 84 ust. 1 i 2 ustawy prawo upadłościowe, „postanowienie umowy, której stroną jest upadły, uniemożliwiające albo utrudniające osiągnięcie celu postępowania upadłościowego jest bezskuteczne w stosunku do masy upadłości. Umowa przeniesienia własności rzeczy, wierzytelności lub innego prawa zawarta w celu zabezpieczenia wierzytelności jest skuteczna wobec masy upadłości, jeżeli została zawarta w formie pisemnej z datą pewną.”;

  • art. 678 § 1 i 2 kc:  „W razie zbycia rzeczy najętej w czasie trwania najmu nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy; może jednak wypowiedzieć najem z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia. Powyższe uprawnienie do wypowiedzenia najmu nie przysługuje nabywcy, jeżeli umowa najmu była zawarta na czas oznaczony z zachowaniem formy pisemnej i z datą pewną, a rzecz została najemcy wydana.”;

  • art. 307 § 3 kc:  „Zastaw jest skuteczny wobec wierzycieli zastawcy, jeżeli umowa o ustanowienie zastawu została zawarta na piśmie z datą pewną.”