Tytułowanie przelewów jest istotne zarówno z punktu widzenia wymogów prawnych, jak i praktyki księgowej. Właściwe oznaczenie celu przelewu pozwala nie tylko na prawidłowe rozliczenie zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne czy wynagrodzeń pracowników, ale także na zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Sprawdź poniższy artykuł i dowiedz się jak tytułować przelewy do ZUS-u, urzędów skarbowych, kontrahentów oraz pracowników w kontekście przepisów prawnych, regulacji podatkowych oraz praktyk księgowych.
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jest organem odpowiedzialnym za pobieranie składek na ubezpieczenia społeczne, w tym składek emerytalnych, rentowych, wypadkowych, a także składek zdrowotnych. Przedsiębiorcy mają obowiązek przekazywania składek na ZUS każdego miesiąca.
Płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż:
- do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
- do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną;
- do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.
Twórcy i artyści przesyłają deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz opłacają składki za okres wykonywania działalności twórczej lub artystycznej przed dniem wydania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców w terminie opłacania składek za miesiąc, w którym otrzymali decyzję.
Płatnik składek, który opłaca składki wyłącznie za siebie, przesyła jedynie deklarację rozliczeniową.
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Należności z tytułu składek opłaca się jedną wpłatą na przydzielony przez Zakład numer rachunku składkowego. Dotyczy to składek na:
- ubezpieczenia społeczne;
- ubezpieczenie zdrowotne;
- Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
- Fundusz Emerytur Pomostowych.
Należności z tytułu składek płatnik składek opłaca przy użyciu dokumentu płatniczego, tj.:
- dokumentów płatniczych składanych za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych według wzorów określonych przez dostawcę usług płatniczych;
- dokumentu elektronicznego z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1, lub wydruku z tego oprogramowania;
- dokumentu elektronicznego z programu informatycznego udostępnianego płatnikom składek przez dostawcę usług płatniczych;
- dokumentu w postaci uzgodnionej z instytucją obsługującą wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne.
Płatnik składek jest obowiązany opłacać należności z tytułu składek w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek lub obciążenia rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej w rozumieniu Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych.
Zasady tej nie stosuje się do płatników składek będących osobami fizycznymi, jeżeli nie prowadzą pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych.
Płatnik składek będący mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców może opłacać należności z tytułu składek również w formie przekazu pocztowego lub w formie przekazu pieniężnego za pośrednictwem instytucji płatniczej lub biura usług płatniczych w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych.
Zlecenie to powinno w szczególności zawierać numer rachunku składkowego oraz datę obciążenia rachunku bankowego płatnika, jeżeli wpłata jest dokonana w formie polecenia przelewu, lub datę dokonania wpłaty, jeżeli wpłata jest dokonana w formie gotówkowej.
Dokument płatniczy musi zawierać w szczególności numer rachunku składkowego.
Informacje zawarte w dokumentach płatniczych przekazywane są jako zlecenie płatnicze dla Zakładu poprzez system płatności lub poprzez system elektronicznych rozrachunków wewnątrzbankowych banku obsługującego rachunek bankowy Zakładu, w ramach którego są prowadzone rachunki składkowe.
Jak tytułować przelewy do ZUS-u i Urzędu Skarbowego?
Wpłata podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych dokonywana na rachunek urzędu skarbowego jest realizowana przy użyciu rachunku bankowego urzędu skarbowego albo identyfikującego podatnika, płatnika lub urząd skarbowy indywidualnego rachunku podatkowego (mikrorachunek podatkowy).
Struktura mikrorachunku podatkowego jest zgodna z formatem Numeru Rachunku Bankowego i zawiera:
- liczbę kontrolną;
- numer rozliczeniowy jednostki organizacyjnej banku;
- numer porządkowy rachunku bankowego, w którego skład wchodzi identyfikator podatkowy podatnika lub płatnika albo kod urzędu skarbowego.
Jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania podatkowe z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet podatku zgodnie ze wskazaniem podatnika, a w przypadku braku takiego wskazania – na poczet zobowiązania podatkowego o najwcześniejszym terminie płatności spośród wszystkich zobowiązań podatkowych podatnika.
W przypadku gdy na podatniku ciążą zobowiązania podatkowe, których termin płatności upłynął, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet zaległości podatkowej o najwcześniejszym terminie płatności we wskazanym przez podatnika podatku, a w przypadku braku takiego wskazania lub braku zaległości podatkowej we wskazanym podatku – na poczet zaległości podatkowej o najwcześniejszym terminie płatności spośród wszystkich zaległości podatkowych podatnika.
Jeżeli na podatniku ciążą koszty doręczonego upomnienia, dokonaną wpłatę zalicza się w pierwszej kolejności na poczet tych kosztów.
Jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z tytułu zaliczek na podatek, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet zaliczki, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności.
Tytułowanie przelewów do kontrahentów
Płatności za usługi lub towary powinny być odpowiednio oznaczone w tytule przelewu, aby łatwo powiązać płatność z fakturą. Tytuł przelewu powinien zawierać numer faktury oraz datę jej wystawienia.
Jeśli przelew dotyczy zaliczki, należy to również uwzględnić w tytule.
Tytułowanie przelewów na wynagrodzenia dla pracowników
Przelewy na wynagrodzenia powinny zawierać szczegóły dotyczące wypłacanych kwot za dany miesiąc lub okres rozliczeniowy.
Przykład 1.
Pan Jan ma zajęcie komornicze na rachunku bankowym, na który otrzymuje wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę. Aby wykazać przed komornikiem, jaka część środków powinna pozostawać wolna od zajęcia, wskazuje na odpowiednio oznaczony przelew od pracodawcy.
Kodeks pracy oraz przepisy dotyczące wynagrodzeń (np. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej) nakładają na pracodawców obowiązek terminowego wypłacania wynagrodzeń. Tytułowanie przelewów jest ważnym elementem dokumentowania zgodności z przepisami dotyczącymi wynagrodzeń, a także pozwala zidentyfikować ewentualne pomyłki.
