Obowiązkiem podatnika jest posiadanie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu. W przeważającej większości przypadków funkcję tę pełni faktura. Warto zatem rozważyć, czy digitalizacja faktur zakupowych po stronie nabywcy wywołuje jakiekolwiek skutki w sferze prawa podatkowego.
Właściwe udokumentowanie poniesionego wydatku
W myśl art. 15 ust. 1 Ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT): kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
W związku z powyższym, aby poniesiony przez podatnika wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione określone warunki, a mianowicie wydatek musi:
- zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z jego zasobów majątkowych (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez inne osoby),
- być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została w żaden sposób zwrócona,
- pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- zostać poniesiony został uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- zostać właściwie udokumentowany,
- nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Na podatnikach, jako podmiotach odnoszących korzyść z zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, spoczywa obowiązek wykazania związku między ich poniesieniem a uzyskaniem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła. Zgodnie z art. 15 ust. 1 wspomnianej ustawy fakt ten należy udowodnić na podstawie zgromadzonych dokumentów. Należy przy tym zaznaczyć, że to organ podatkowy analizuje wydatki zakwalifikowane przez podatnika do kosztów, opierając się na zebranym przez niego materiale dowodowym. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
Digitalizacja faktur zakupowych bez negatywnych konsekwencji
W związku z powyższymi wyjaśnieniami pojawia się pytanie, czy dopuszczalne i zgodne z prawem jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych – stanowiących podstawę do ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodów – wyłącznie w postaci elektronicznej. Chodzi o model, w którym dokumenty są digitalizowane i zapisywane w systemie, a następnie ich papierowe oryginały są niszczone.
W pierwszej kolejności należy stwierdzić, że przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie, jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT: podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a–16m.
Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach za pomocą dowodów księgowych zostały zawarte w Ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości. Z art. 20 ust. 2 pkt 1 tej ustawy wynika, że: podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”, zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów.
Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. W przepisach art. 112a ust. 1–4 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) ustawodawca wskazał, w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT. Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy: podatnicy przechowują:
- wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
- otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT: podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy: przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Natomiast według art. 112a ust. 4 ustawy: podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Do przedstawionego problemu digitalizacji faktur zakupowych odniósł się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 9 lutego 2026 roku (nr 0111-KDIB2-1.4010.553.2025.4.DKG). Organ podatkowy w piśmie tym wskazał, że jeżeli:
- Spółka dysponuje systemem, w którym ewidencjonowane będą wszystkie otrzymywane dokumenty księgowo-podatkowe;
- w Spółce będą funkcjonowały mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- wersje elektroniczne przedmiotowych faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Dokumenty będą skatalogowane w okresach rocznych według daty wpływu, natomiast Spółka będzie miała dowolność ich grupowania poprzez wykorzystanie filtrów w programie elektronicznym (przykładowo: wg. daty sprzedaży, daty płatności, numerów NIP);
– to archiwizowanie i przechowywanie faktur poprzez ich digitalizację – czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.
W rezultacie faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej mogą zostać zniszczone po ich uprzedniej digitalizacji. Jednocześnie dokumenty otrzymane i przechowywane w wersji elektronicznej nadal stanowią podstawę do ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do nich nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczaniu ich do kosztów uzyskania przychodów.
Podsumowując, w przypadku zachowania ustawowych zasad dotyczących przechowywania faktur podatnik może zdecydować się na zniszczenie dokumentów papierowych i przejście na archiwizowanie ich zdigitalizowanej formy w wersji elektronicznej.
Polecamy:
