W 2026 roku pracodawcy coraz częściej sięgają po nowoczesne technologie do nadzorowania podwładnych, jednak wdrażając monitoring wizyjny i GPS, muszą ściśle przestrzegać przepisów RODO. Współczesne narzędzia kontroli pozwalają rejestrować obraz oraz lokalizację pojazdów w czasie rzeczywistym, lecz działania te muszą być stosowane zgodnie z zasadami legalności, niezbędności i proporcjonalności, aby nie naruszać prywatności pracowników.
Podstawa prawna – monitoring wizyjny i GPS w świetle Kodeksu pracy
Punktem wyjścia dla każdego wdrożenia monitoringu wizyjnego pozostaje art. 22² kp, który stanowi, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Ustawodawca posłużył się zamkniętym katalogiem celów, z których każdy powinien być poddany testowi niezbędności – pracodawca nie może legitymować monitoringu celem bliżej nieokreślonej „kontroli pracy” czy abstrakcyjnie rozumianej „dyscypliny pracowniczej”.
Pojęcia użyte w art. 22² § 1 mają charakter ograniczający: „bezpieczeństwo pracowników” należy interpretować w świetle działu X kp, w szczególności obowiązku pracodawcy chronienia zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.
Test niezbędności w znaczeniu art. 22² § 1 powinien być weryfikowany łącznie z zasadami przetwarzania z art. 5 RODO – w szczególności minimalizacji danych, ograniczenia celu i ograniczenia przechowywania – oraz z art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora) albo art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), przy czym samo istnienie przepisu krajowego nie zwalnia pracodawcy z testu proporcjonalności. Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z warunków wyliczonych w tym przepisie. Istotne jest, że w stosunku pracy zgoda pracownika co do zasady nie jest prawidłową podstawą przetwarzania ze względu na brak dobrowolności wynikający z asymetrii stron stosunku pracy, co prowadzi do wniosku, że pracodawca opierający monitoring wizyjny na zgodzie naraża się na zarzut przetwarzania bez podstawy prawnej.
Ograniczenia przedmiotowe – pomieszczenia wyłączone z monitoringu
Kp wprowadza kategoryczne wyłączenia obszarów spod monitoringu. Monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga ponadto uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. W praktyce 2026 roku oznacza to, że wdrożenie kamer w strefach intymnych pracownika jest dopuszczalne wyłącznie wyjątkowo, wyłącznie z zastosowaniem maskowania obrazu (rozmycia sylwetek) i wyłącznie po przeprowadzeniu oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) w razie spełnienia przesłanek z art. 35 RODO.
Retencja nagrań obrazu
Zgodnie z art. 22² § 3 kp nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania; w przypadku gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, a po upływie tych okresów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Obowiązki formalne wdrożenia monitoringu
Zgodnie z art. 22² § 6 kp cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Akt wewnątrzzakładowy powinien precyzyjnie określać, który z czterech celów ustawowych jest realizowany, jakie obszary zakładu pracy są objęte monitoringiem, jakie pola widzenia obejmują kamery, czy system zapisuje obraz (nie jest prawnie dopuszczalny monitoring z zapisem dźwięku na podstawie art. 22² – przepis ogranicza „szczególny nadzór” do środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, a nie dźwięku), jaki jest okres retencji oraz kto (z imienia i nazwiska lub z oznaczenia funkcji) ma dostęp do nagrań. Nie wyklucza to potencjalnego monitorowania dźwięku na innej podstawie prawnej.
Obowiązek informacyjny wobec pracowników oraz oznakowanie
Art. 22² § 7 kp zobowiązuje pracodawcę do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca przekazuje mu w postaci papierowej lub elektronicznej informacje, o których mowa w § 6; w przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż 1 dzień przed jego uruchomieniem, przy czym przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia 2016/679. Klauzula z § 10 jest doniosła systemowo: oznacza, że piktogram z kamerą oraz krótki komunikat na wejściu do zakładu pracy nie zastępują pełnego obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Pełna klauzula informacyjna – obejmująca tożsamość administratora, dane inspektora ochrony danych (jeżeli został wyznaczony), cele i podstawy prawne przetwarzania, okres przechowywania, odbiorców danych, prawa osoby, której dane dotyczą, oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – musi być doręczana odrębnie.
Kwalifikacja prawna lokalizacji GPS
Monitoring lokalizacyjny pojazdów służbowych oraz urządzeń mobilnych (telefonów, tabletów, rejestratorów trasy) nie został uregulowany w kp odrębnym przepisem, jednak art. 22³ § 4 kp stanowi, że przepisy § 1–3 tego artykułu stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż monitoring poczty elektronicznej, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1, tj. zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, przy czym monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika, a przepisy art. 22² § 6–10 stosuje się odpowiednio.
Przetwarzanie danych lokalizacyjnych jako danych osobowych
Dane lokalizacyjne pozwalające zidentyfikować osobę fizyczną (konkretnego kierowcę poprzez przypisanie go do pojazdu) są danymi osobowymi w rozumieniu RODO. Ich przetwarzanie wymaga wskazania podstawy prawnej z art. 6 ust. 1 RODO; w praktyce dominuje prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), ewentualnie obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – np. w zakresie ewidencjonowania czasu pracy kierowców zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006 i ustawą o czasie pracy kierowców.
Przetwarzanie musi uwzględniać zasadę minimalizacji: dane osobowe powinny być przetwarzane tylko w przypadkach, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami, a administrator powinien ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu oraz przetwarzać je w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo i poufność.
Granice monitoringu GPS – test proporcjonalności
Dopuszczalność monitoringu GPS w 2026 roku powinna być oceniana z uwzględnieniem następujących dyrektyw interpretacyjnych wynikających łącznie z art. 22³ § 2 kp oraz art. 5 RODO.
Ponadto monitoring GPS nie może służyć ocenie osobowościowej pracownika. Profilowanie kierowców na podstawie danych telematycznych może wchodzić w zakres art. 22 RODO, który stanowi, że osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa, chyba że decyzja jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy, jest dozwolona prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego lub opiera się na wyraźnej zgodzie osoby, której dane dotyczą. W takich sytuacjach administrator wdraża właściwe środki ochrony praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów osoby, której dane dotyczą, a co najmniej prawa do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony administratora, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania tej decyzji. Decyzja o rozwiązaniu stosunku pracy oparta wyłącznie na algorytmicznej ocenie danych GPS jest zatem niedopuszczalna – wymaga oceny człowieka oraz umożliwienia pracownikowi odniesienia się do ustaleń.
Dodatkowo monitoring GPS nie może naruszać dóbr osobistych pracownika – art. 22³ § 2 kp stosowany odpowiednio nakazuje respektowanie prywatności, w szczególności, gdy pojazd jest parkowany w miejscu zamieszkania pracownika, co prowadziłoby do ujawnienia informacji o miejscu pobytu poza godzinami pracy.
Przykład 1.
Spółka transportowa zatrudniająca 50 kierowców zamierza wyposażyć flotę pojazdów ciężarowych w system telematyczny rejestrujący położenie GPS co 10 sekund, styl jazdy (przyspieszenia, hamowania), zużycie paliwa oraz obraz z kamery skierowanej na kierowcę. Kierowcy korzystają z pojazdów również w weekendy do celów prywatnych na podstawie regulaminu pojazdów służbowych. Kierownik HR pyta, czy wystarczające będzie podpisanie przez kierowców zgody na przetwarzanie danych oraz umieszczenie naklejki „Obiekt monitorowany GPS” w kabinie. Czy takie rozwiązanie może zostać uznane za niezgodne z prawem? Tak, może. Zgoda pracownika nie jest właściwą podstawą w stosunku pracy. Kamera skierowana na kierowcę z dużym prawdopodobieństwem może zostać uznana za wykraczającą poza cele z art. 22² § 1 kp, a ciągłe rejestrowanie trasy obejmujące jazdy prywatne narusza zasadę minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO oraz odpowiednio stosowany art. 22³ § 2 kp. Prawidłowe byłoby ograniczenie rejestracji GPS do czasu pracy poprzez przełącznik „jazda służbowa/prywatna”, rezygnacji z kamery wewnętrznej lub jej ograniczenia do zdarzeń krytycznych (np. gwałtownego hamowania), uregulowanie monitoringu w regulaminie pracy, 14-dniowego uprzedzenia pracowników, pełnej klauzuli informacyjnej z art. 13 RODO oraz oparcie przetwarzania na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z udokumentowanym testem równowagi interesów.
Monitoring wizyjny i GPS - Obowiązki formalne
Z odesłania zawartego w art. 22³ § 3 i § 4 kp wynika, że przed uruchomieniem monitoringu GPS pracodawca musi: uregulować go w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, poinformować pracowników z wyprzedzeniem 2 tygodni, przekazać informację w postaci papierowej lub elektronicznej przed dopuszczeniem do pracy, oznaczyć pojazd lub urządzenie (np. naklejka w kabinie pojazdu informująca o monitoringu GPS) oraz spełnić obowiązek informacyjny z art. 13 RODO.
