Jak sporządzić protokół kontroli zwolnienia lekarskiego po zmianach?

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich pozwala skutecznie przeciwdziałać pobieraniu świadczeń chorobowych niezgodnie z ich przeznaczeniem. Po nowelizacji przepisów kluczowym dokumentem w tym procesie stał się protokół kontroli zwolnienia lekarskiego. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo sporządzić protokół kontroli zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi, aby chronić interesy pracodawcy bez naruszania praw pracownika, a także jakie modyfikacje obowiązują od kwietnia 2026 roku.

Zakres kontroli zwolnień od pracy

Kontrola ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem obejmuje zwolnienia z powodu:

• niezdolności do pracy, za które przysługuje:
• zasiłek chorobowy,
• świadczenie rehabilitacyjne,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, 
• konieczności osobistego sprawowania opieki, za które przysługuje zasiłek opiekuńczy.

Protokół kontroli zwolnienia lekarskiego przed i po zmianach

Dotychczas, jeżeli w trakcie kontroli upoważniona do niej osoba stwierdziła nieprawidłowości w sposobie wykorzystania przez pracownika udzielonego mu zwolnienia chorobowego, sporządzała protokół, w którym odnotowywała, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy. Protokół ten następnie przekazywała ubezpieczonemu, aby mógł wnieść uwagi. 

Protokół kontroli zwolnienia lekarskiego - zmiany w elementach

Do 13 kwietnia 2026 roku protokół kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego z tytułu niezdolności do pracy powinien zawierać następujące elementy:

1. nazwa i adres zakładu pracy oraz pieczątka firmowa;
2. dane dotyczące osoby kontrolowanej:
• nazwisko i imię,
• PESEL,
• miejsce zamieszkania,
• miejsce pracy,
• okres orzeczonej niezdolności do pracy,
• numer zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy,
• nazwisko i imię lekarza, który wydał zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy; 
3. ustalenia osób przeprowadzających kontrolę;
4. podpis kontrolujących; 
5. ewentualne zastrzeżenia osoby kontrolowanej lub domowników i ich podpis. 

Sporządzenie poprawnego protokołu kontroli L4 to proces, który nie wybacza błędów proceduralnych. Warto pamiętać, że każda nieścisłość może stać się podstawą do podważenia decyzji o pozbawieniu prawa do zasiłku w sprawie przed sądem pracy.

Przykład 1. 

13 maja 2026 roku u pana Wiktora przeprowadzono kontrolę prawidłowości korzystania ze zwolnienia lekarskiego. W jej trakcie stwierdzono uchybienia w postaci wykonywania pracy na rzecz innego podmiotu. W związku z tym sporządzono protokół, na podstawie którego wszczęto postępowanie w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego. Następnie wydano decyzję pozbawiającą pana Wiktora prawa do zasiłku. Pan Wiktor odwołał się od niej i wskazał, że protokół kontroli został sporządzony błędnie i nie zawiera wszystkich wymaganych prawem elementów po zmianie przepisów. Co w tej sytuacji?

Sam brak elementów nie będzie podstawą do uwzględnienia odwołania. Nawet gdyby braki dotyczyły opisu ustaleń kontroli, zeznania przed sądem złożone przez kontrolującego mogłyby potwierdzić stwierdzone nieprawidłowości. Błędny protokół to silny argument procesowy, który może podważyć wiarygodność ustaleń ZUS, ale w sądzie walka toczy o to, czy praca faktycznie była wykonywana.

Jak widać, po zmianach rozszerzono zakres informacji umieszczonych w protokole kontroli o dodatkowe dane, takie jak numer zaświadczenia lekarskiego, okres zwolnienia czy też dane osób kontrolujących.

Nieprawidłowości stwierdzane w czasie kontroli stanowiące podstawę do pozbawienia prawa do świadczeń 

Nie tylko sam protokół uległ zmianie. W przypadku kontroli określono precyzyjnie podstawy, kiedy świadczenie może zostać odebrane. Utrata prawa do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia od pracy nastąpi, jeżeli ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy:

• wykonuje pracę zarobkową lub
• podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia. 

Aktywność niezgodna z celem zwolnienia jest definiowana jako każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności (istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy). 

Wykonywanie pracy zarobkowej definiowane jest jako wszelkie działania utrudniające albo wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.

Przeprowadzanie kontroli – zasady

Poza wskazanymi zmianami dotyczącymi protokołu zmodyfikowano też zasady wydawania upoważnienia do prowadzenia kontroli. Dotychczas przeprowadzający kontrolę prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez pracownika powinien otrzymać wystawione przez pracodawcę imienne upoważnienie. Upoważnienie to było ważne łącznie z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości, których numery miały być podane w upoważnieniu. Imienne upoważnienie pracodawca wystawiał osobie przeprowadzającej kontrolę także wtedy, gdy przeprowadzenie kontroli powierzył innemu, zewnętrznemu podmiotowi. 

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli musi zawierać określone elementy, w tym: 

1. wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli; 
2. oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo płatnika składek; 
3. datę i miejsce wystawienia upoważnienia; 
4. imię i nazwisko kontrolującego wraz z podaniem: 
• numeru legitymacji służbowej – w przypadku kontroli dokonywanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, 
• numeru legitymacji pracowniczej lub dokumentu tożsamości i daty wydania tego dokumentu – w przypadku kontroli dokonywanej przez płatnika składek; 
5. wskazanie zakresu kontroli; 
6. podpis osoby udzielającej upoważnienia.

Kto prowadzi kontrolę obecnie?

Uprawnienia do prowadzenia kontroli pozostały bez zmian. Pracodawca, który wypłaca z własnych środków wynagrodzenie chorobowe, ma prawo kontrolować prawidłowość wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy. Dotyczy to niezdolności do pracy trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – do 14 dni w roku. Uprawnienie to obejmuje absencje spowodowane chorobą, odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną, wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, a także chorobą przypadającą w czasie ciąży. Przysługuje ono również w razie poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz samemu zabiegowi ich pobrania. Ponadto podmiot zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych jest uprawniony do kontrolowania prawidłowości wykorzystywania zwolnień z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki nad członkiem rodziny, co odnosi się także do osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie.

Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób, aby zweryfikować prawidłowość wykorzystania zwolnienia chorobowego, musi wystąpić o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze albo świadczenie rehabilitacyjne, do właściwego oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki.

Podsumowanie

W obecnym stanie prawnym protokół kontroli nie jest jedynie „notatką ze zdarzenia”. To sformalizowany akt, który po ostatnich nowelizacjach musi być sporządzony z aptekarską precyzją. Konieczne jest przygotowanie go z precyzją, aby w razie kwestionowania decyzji pozbawiającej prawa do zasiłku pozbawić ubezpieczonego argumentów mogących podważyć ustalenia z kontroli zawarte w protokole.