W sytuacji gdy na otrzymanej od sprzedawcy fakturze są błędy, skorygować je może faktura korygująca bądź nota korygująca (w przypadku błędów w danych formalnych). Sprawdź, w jakiej sytuacji fakturę powinien skorygować sprzedawca za pomocą faktury korygującej, a kiedy nabywca za pomocą noty księgowej!
Faktura korygująca - podstawowe informacje
W przypadku gdy wystawiona faktura trafiła do obiegu prawnego (tj. została przekazana nabywcy) oraz jednocześnie posiada błędy rachunkowe lub miała miejsce oczywista omyłka, to sprzedawca ma możliwość sporządzenia do niej faktury korygującej.
Jak wskazuje art. 106j. ust. 1 ustawy o VAT faktura korygującą może być wystawiona przez sprzedawcę w przypadku gdy po wystawieniu faktury (pierwotnej):
Forma tego rodzaju dokumentu nie jest dowolna. Jak wynika z ust. 2 faktura korygująca powinna zawierać:
Dalej ust. 2a ww. podstawy prawnej wskazuje, że faktura może zawiera - ale nie musi:
Okres rozliczenia faktury korygującej ze względu na przyczynę jej wystawienia
Jeżeli korekta została wystawiona ze względu na kolejne zdarzenie gospodarcze (które nastąpiło po wystawieniu faktury pierwotnej) mające wpływ na wartość sprzedaży (np. udzielenie upustu), na gruncie VAT księgowanie faktury korygującej:
- zmniejszającej następuje w dacie, w której uzgodnione zostały warunki wystawienia faktury korygującej z nabywcą/ sprzedawcą,
- zwiększającej następuje w dacie wystawienia korekty.
Natomiast na gruncie PIT - w dacie jej wystawienia (bez względu na jej rodzaj).
Jeżeli jednak korekta wynika z błędu rachunkowego lub oczywistej omyłki, na gruncie VAT fakturę korygującą:
- zmniejszającą należy zaksięgować w dacie, w której uzgodnione zostały warunki wystawienia faktury korygującej z nabywcą/ sprzedawcą,
- zwiększającą należy ująć w dacie w dacie faktury pierwotnej (korygowanej).
Jeżeli chodzi o rozliczeniu takich korekt a gruncie PIT, następuje ono w dacie wystawienia faktury pierwotnej.
Nota korygująca
Prawo do skorygowania niektórych pomyłek na fakturze pierwotnej ma nabywca zakupionego towaru bądź usługi. Wówczas dokumentem korygującym jest nota korygująca, o której mowa w art. 106k. Aby nabywca miał możliwość jej wystawienia, błąd musi dotyczyć m.in.:
- daty wystawienia,
- nazw oraz adresów sprzedawcy i nabywcy (dotyczy również literówek),
- numeru NIP obu podatników,
- daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty,
- nazwy towaru lub usługi.
Przy tego rodzaju fakturze wymagana jest akceptacja wystawcy faktury. W tym przypadku należy zaznaczyć, że taka faktura korygująca powinna zawierać:
- wyrazy “NOTA KORYGUJĄCA”,
- kolejny numer wraz z datą wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
- wskazanie treści korygowanej oraz treści prawidłowej.
Podsumowując, w związku z powyższym, niektóre błędy na fakturze mogą zostać skorygowane zarówno przez nabywcę jak i sprzedawcę. Jeżeli chodzi o rozliczenie faktury korygującej - zależne jest ono od jej rodzaju. Dlatego też warto znać podstawowe zasady rozliczenia korekt w celu prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej.
