Poradnik Przedsiębiorcy

E-faktury – zakres informacji, które powinna posiadać faktura ustrukturyzowana

Nowy rok przynosi sporo zmian zarówno w obszarze podatków, jak i procesu dokumentowania sprzedaży. Krajowy System e-Faktur funkcjonuje od 1 stycznia 2022 roku, jednak dopiero od 2023 roku korzystanie z niego ma stać się obowiązkowe. W artykule wyjaśniamy tematykę e-faktury – zakres informacji i elementy, jakie powinna posiadać.

Wprowadzenie w e-Faktury

Nowe zasady fakturowania wprowadzają prawdziwą rewolucję. Nowelizacja ustawy o VAT przewiduje wdrożenie krajowego systemu faktur elektronicznych, który gromadzi wszystkie faktury wystawione przez polskich przedsiębiorców. Jednak kiedy mówimy o fakturach elektronicznych, nie mamy na myśli zwykłych faktur w formacie PDF, które dziś używane są powszechnie.

System faktur elektronicznych opiera się na wprowadzaniu faktur elektronicznych w postaci faktur ustrukturyzowanych, które będą tworzone zgodnie ze standardami wyznaczonymi przez ministerstwo. Takie ujednolicone faktury zostaną nie tylko przesłane do nabywcy, ale również na serwer KSeF w momencie udostępnienia nabywcy. Jednocześnie dokumenty te będą mogły zostać włączone do procedur księgowych obu stron transakcji w sposób w pełni zautomatyzowany.

Zgodnie z nowymi przepisami KSeF został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku, a wdrożenie z jego korzystania w pierwszym roku jest dobrowolne. System ma być obowiązkowy dla wszystkich firm od 1 stycznia 2023 roku.

Krajowy System e-Faktur

Krajowy system faktur elektronicznych gromadzi wszystkie faktury wystawione przez przedsiębiorców. Od 2023 roku każda faktura wystawiona w Polsce będzie wystawiana w formie elektronicznej wyłącznie za pośrednictwem platformy rządowej – KSeF. Wystawiona w ten sposób faktura elektroniczna automatycznie trafi na serwer Ministerstwa Finansów, a kontrahent może ją stamtąd pobrać. Każdy przedsiębiorca ma możliwość założenia własnego konta w systemie faktur elektronicznych, za pomocą którego będzie mógł nie tylko wystawiać e-faktury, ale także pobierać faktury wystawione przez kontrahentów. Po wykorzystaniu podpisu elektronicznego lub konta ePUAP do weryfikacji tożsamości będzie możliwe uzyskanie dostępu do konta w systemie.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej prawo do wystawiania i otrzymywania faktur zostanie automatycznie przyznane właścicielowi firmy. Przedsiębiorca będzie mógł jednak upoważnić inne osoby (np. pracowników w biurze rachunkowym) do wystawiania faktur czy przeglądania dokumentów. Wprowadzenie faktur elektronicznych będzie wymagało integracji istniejącego systemu księgowego z krajowym systemem faktur elektronicznych. Firmy będą zobowiązane do wdrożenia takich procedur przed końcem 2022 roku. Od 1 stycznia 2023 roku wszystkie firmy będą zobowiązane do wystawiania i odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem platformy rządowej.

e-Faktury – elementy

Wprowadzenie e-faktur w związku z wejściem w życie KSeF nie zmienia zakresu obowiązkowych danych na wystawianych fakturach. Czyli zgodnie z art. 106e ust. 1 faktura powinna zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia;

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje;

  • imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

  • kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

  • stawkę podatku;

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

  • kwotę należności ogółem.

Natomiast zakres struktury e-faktury, która będzie wystawiana w platformie KSeF, ma zdecydowanie bardziej rozbudowaną konstrukcję. Strukturę można zobaczyć na stronie ministerstwa pod linkiem – Struktura logiczna e-Faktury (FA_VAT) obowiązująca od 1 stycznia 2022 roku. Ministerstwo Finansów pracuje nad tym, aby Polska otrzymała derogację w zakresie wymaganych danych i tym samym mogła żądać od podatników większej liczby informacji, takich jak m.in.:

  • nr EORI (sprzedawcy lub nabywcy);

  • adres mailowy (sprzedawcy/nabywcy);

  • numer telefonu (sprzedawcy/nabywcy);

  • numer dokumentu WZ związanego z fakturą;

  • rodzaj zastosowanego transportu w przypadku dokonanej dostawy towarów;

  • dane identyfikacyjne przewoźnika;

  • datę i godzinę rozpoczęcia transportu;

  • adres miejsca wysyłki;

  • globalny numer jednostki handlowej;

  • symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług;

  • symbol Nomenklatury Scalonej;

  • typ skutku korekty w ewidencji;

  • numer identyfikujący fakturę korygowaną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Zmiany w fakturowaniu

Zmiany w zakresie KSeF od 1 stycznia 2022 roku spowodowały, że fakturowanie stało się bardziej uproszczone. W związku z tym:

  • nie ma obowiązku umieszczania oznaczenia „Duplikat”, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie;

  • nie ma obowiązku umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „Faktura korygująca” albo „Korekta” czy wskazywania przyczyny korekty;

  • możliwe jest wystawienie korekty zbiorczej względem poszczególnych pozycji z faktury;

  • możliwe jest wystawienie faktury nie wcześniej niż 60. dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Zalety e-Faktury

Głównym celem wprowadzenia faktur elektronicznych jest oczywiście uszczelnienie systemu podatkowego. Nowy system ma na celu uproszczenie kontroli i przyspieszenie procesu wykrywania oszustw podatkowych. Ministerstwo Finansów zwróciło jednak uwagę, że system ma wiele korzyści dla samych podatników. Według resortu faktury dostępne w rządowej bazie nie ulegną zniszczeniu, więc nie ma potrzeby wystawiania ich duplikatów. Ponadto sami podatnicy nie mają obowiązku przechowywania faktur, ponieważ będą one gromadzone na serwerach ministerstwa przez 10 lat. Aby zachęcić do wczesnego wdrożenia faktur elektronicznych, nowe przepisy przewidują również skrócenie terminu zwrotu VAT dla firm korzystających z faktur elektronicznych z 60 dni do 40 dni.

E-faktury zgodne z KSeF w wFirma

Wystawiane w systemie wFirma faktury za pomocą zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ posiadają automatycznie zapisany format elektronicznej faktury ustrukturyzowanej.

e-faktury

Postać ustrukturyzowana faktury w formacie XML załączana jest do pliku z fakturą, który po pobraniu dla użytkownika wygląda jak zwykły PDF, lecz technicznie pod plikiem znajduje się format ustrukturyzowany w postaci XML, pozwalający na elektroniczne przesyłanie danych według standardu KSeF. Po wygenerowaniu faktury można ją będzie przesłać przez KSeF (opcja będzie dostępna w styczniu 2022 roku).

e-faktury