Poradnik Przedsiębiorcy

E-dokumenty jako podstawa zapisów w KPiR i rejestrach VAT

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie (e-dokumenty) staje się coraz bardziej popularny wśród przedsiębiorców, ponieważ gwarantuje nie tylko wygodę i usprawnienie procesów wewnątrz przedsiębiorstwa, ale w wielu przypadkach także jest sporą oszczędnością. W kwestii księgowania firmy często jeszcze pozostają przy tradycyjnych, papierowych dokumentach, głównie z obawy przed zakwestionowaniem ich przez organy po. Czy możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi w formie skanów? Czy można uznać e-dokumenty za podstawę do zapisów w KPiR i rejestrach VAT?

Dokumentowanie poniesienia kosztu

Co do zasady, by wydatek mógł zostać zaksięgowany jako koszt uzyskania przychodów musi spełnić definicję kosztu regulowaną przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 22 wspomnianej ustawy kosztem uzyskania przychodu może być koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem tych wymienionych w art. 23. Co to oznacza w praktyce?

Kosztem podatkowym może być zatem racjonalnie poniesiony wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i to na podatniku ciąży obowiązek odpowiedniego uzasadnienia, że służy on osiąganiu przychodów. Warto też zaznaczyć, że wyróżnia się kategorie wydatków, które niezależnie od tego, że nie zostały wymienione w art. 23 ustawy, nie mogą być kosztem firmowym, np. wydatki na reprezentację lub inne o charakterze osobistym (np. okulary dla przedsiębiorcy, garnitur).

Spełnienie samej definicji kosztu nie jest wystarczające, aby zaksięgować wydatek do ewidencji. Oprócz tego podatnik musi również odpowiednio go udokumentować, a służą do tego ściśle określone dowody księgowe. Są one enumeratywnie wymienione w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydanym przez ministra finansów.

Podsumowując, kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie poniższe warunki:

  • został poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,

  • celem jego poniesienia było uzyskanie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła,

  • jest definitywny (rzeczywisty),

  • został odpowiednio udokumentowany,

  • nie został wymieniony w art. 23 ustawy PIT i nie jest jego zapisami wykluczony.

Ważne!

Definitywność wydatku oznacza, że nie został on zwrócony przedsiębiorcy. Ponadto z uwagi na ten warunek koszty uzyskania przychodu nie stanowią zaliczki na poczet przyszłych transakcji, ponieważ co do zasady nie mają ostatecznego charakteru.

Które dokumenty mogą być podstawą księgowania?

Podstawą ujęcia wydatków w kosztach firmowych są:

  • faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury - metoda kasowa;

  • dokumenty celne;

  • rachunki;

  • faktury korygujące i noty korygujące.

Poniższe dowody pozwalają stwierdzić dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem:

  • noty księgowe;

  • dowody przesunięć;

  • dowody opłat pocztowych i bankowych;

  • inne dowody opłat;

  • dzienne zestawienia dowodów;

  • dowody wewnętrzne;

  • paragony lub dowody kasowe;

  • opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.

Wymienione dowody powinny przede wszystkim:

  • wiarygodnie określać wystawcę lub wskazywać nazwy i adresy stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczą,

  • określać przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość, a także (jeżeli to możliwe) ilościowe określenie,

  • zawierać podpisy osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych.

Forma dowodów księgowych - wersja papierowa czy e-dokumenty?

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych czy też rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie zawierają wymogów co do formy, w jakiej podatnik powinien udokumentować poniesienie kosztu. Można zatem założyć, że forma dowodów księgowych nie musi z góry przybierać wersji papierowej. Do księgowania mogą posłużyć również e-dokumenty (np. w formie skanu).

E-dokumenty jako podstawa zapisów w KPiR i Rejestrach VAT

Kwestię, czy e-dokumenty mogą być podstawą do księgowania wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodu, poruszył m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w indywidualnej interpretacji z 12 marca 2015 r. (IBPBI/2/423-1433/14/KP). W wyjaśnieniu zwraca uwagę na przepisy ordynacji podatkowej, a ściślej art. 180 § 1, na mocy którego jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a jednocześnie nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

E-dokumenty mogą być więc podstawą do zaksięgowania wydatku w ciężar kosztów podatkowych, ponieważ przepisy nie wskazują formy, którą muszą posiadać dowody księgowe - czy musi to być dokument papierowy czy skan. Najistotniejsze jest, by dane e-dokumenty mogły być uznane za dowody księgowe (tutaj należy powrócić do rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR) oraz to, czy spełniają wymogi formalne, czyli czy posiadają obowiązkowe dane do uznania np. za fakturę elektroniczną.

Organy skarbowe zaznaczają jednak, że możliwość zaksięgowania skanów dokumentów uznaje się za prawidłowe, natomiast w przypadku wszczęcia postępowania podatkowego powinna istnieć możliwość ich uzupełnienia i zweryfikowania u kontrahenta.