Początek macierzyństwa dla wielu pracownic to czas szczęścia oraz radości z pojawienia się nowego członka rodziny. Jednak należy też pomyśleć o zapewnieniu rodzinie odpowiednich środków finansowych w tym czasie. Jakie dokumenty do wypłaty zasiłku macierzyńskiego trzeba złożyć w ZUS-ie oraz u pracodawcy? Zostały one szczegółowo określone w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.
Zasiłek macierzyński – kto może go otrzymać?
Zasiłek macierzyński wypłacany jest nie tylko osobom pozostającym w stosunku pracy. Mogą go również otrzymać przedsiębiorcy i osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej. Warunkiem jego otrzymania jest podleganie ubezpieczeniu chorobowemu.
Z jakiego tytułu wypłacany jest zasiłek macierzyński i przez jaki okres przysługuje?
Niektórzy kojarzą zasiłek macierzyński wyłącznie z okresem urlopu macierzyńskiego, co nie jest prawdą. Przysługuje on ubezpieczonym w związku z urodzeniem się dziecka, ale obejmuje czas wykorzystywania urlopów związanych z rodzicielstwem. Wśród urlopów tych wymienia się:
urlop macierzyński – tutaj zasiłek przysługuje za okres:
20 tygodni – gdy urodzi się/zostanie przysposobione jedno dziecko,
31 tygodni – gdy urodzi się/zostanie przysposobione dwoje dzieci,
33 tygodni – gdy urodzi się/zostanie przysposobione troje dzieci,
35 tygodni – gdy urodzi się/zostanie przysposobione czworo dzieci,
37 tygodni – gdy urodzi się/zostanie przysposobione pięcioro i więcej dzieci;
urlop rodzicielski – zasiłek przysługuje za okres:
41 tygodni – w przypadku urodzenia/przysposobienia jednego dziecka
43 tygodni – w przypadku urodzenia/przysposobienia dwójki lub więcej dzieci;
urlop ojcowski – zasiłek macierzyński przysługuje za okres 14 dni tego urlopu.
Jakie dokumenty należy przesłać do ZUS-u w celu wypłaty zasiłku macierzyńskiego za czas urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego?
Ubezpieczony, który chce się starać o wypłatę zasiłku macierzyńskiego, zobowiązany jest do dopełnienia niezbędnych formalności z tym związanych. Osoby, które starają się o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za czas urlopu macierzyńskiego nie mają co do zasady obowiązku składania wniosków o jego udzielenie, bowiem urlop ten przysługuje z mocy prawa.
Natomiast zgodnie z przepisami osoby, które chcą skorzystać z urlopu rodzicielskiego, powinny dostarczyć pracodawcy oprócz wniosku o ten urlop także:
zaświadczenie lekarskie stwierdzające przewidywaną datę porodu – za okres przed porodem;
skrócony odpis aktu urodzenia lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo przez ZUS – po porodzie;
oświadczenie ubezpieczonego o braku zamiaru korzystania przez drugiego z rodziców dziecka z zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w okresie wskazanym we wniosku albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z zasiłku macierzyńskiego za okres tego urlopu w okresie objętym wnioskiem;
kopię zaświadczenia potwierdzającego ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, w przypadku gdy wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego lub jego części dotyczy urlopu rodzicielskiego w wymiarze podwyższonym (przepisy ustawy “za życiem”);
oświadczenie o dacie przyjęcia dziecka na wychowanie oraz z kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci), z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci), zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci), albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą;
kopię prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.
Natomiast pracodawca dołącza do tego jeszcze zaświadczenie o okresie udzielonego urlopu macierzyńskiego. Często przybiera ono formę połączonego wniosku o urlop macierzyński i rodzicielski, w którym pracownik wskazuje okresy korzystania z tych urlopów.
Dokumenty do wypłaty zasiłku macierzyńskiego za czas urlopu ojcowskiego
Jeżeli natomiast chodzi o urlop ojcowski, to dokumenty, które należy złożyć u pracodawcy w celu otrzymania zasiłku macierzyńskiego za jego okres, to:
odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów;
kopię prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione;
wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego (na 7 dni przed rozpoczęciem urlopu).
Oprócz wyżej wymienionych dokumentów pracodawca musi dodatkowo przekazać do ZUS-u zaświadczenie o udzieleniu pracownikowi urlopu ojcowskiego. Może mieć ono również formę wniosku o udzielenie tego urlopu, ale koniecznie musi się w nim znaleźć adnotacja o udzieleniu urlopu oraz podpis pracodawcy. Dodatkowo ważne jest też przekazanie oświadczenie pracownika – ojca, czy korzystał z urlopu ojcowskiego albo jego części.
Czy można otrzymać zasiłek macierzyński po zakończeniu umowy?
Jeśli dziecko urodziło się po ustaniu zatrudnienia, to również można wnioskować o wypłatę świadczeń z ZUS-u. Wówczas oprócz standardowych dokumentów wymaganych do wypłaty zasiłku macierzyńskiego należy dodatkowo dostarczyć:
zaświadczenie lekarskie potwierdzające ciążę w czasie trwania zatrudnienia;
świadectwo pracy lub inny dokument poświadczający rozwiązanie stosunku pracy z powodu likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy (w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy);
prawomocne orzeczenie sądu o rozwiązaniu stosunku pracy z naruszeniem przepisów prawa (w przypadku niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy).
Wymagana dokumentacja w razie zrzeczenia się pozostałej części urlopu macierzyńskiego na rzecz ojca
Skrócenie okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego jest możliwe tylko po wykorzystaniu przez matkę dziecka co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego po porodzie. Aby przenieść jego pozostałą część na ojca, niezbędne są następujące dokumenty:
pisemny wniosek matki dziecka, zawierający datę, od której rezygnuje ona z pozostałej części urlopu macierzyńskiego lub w przypadku matek niebędących pracownicami wniosek z datą rezygnacji z pobierania zasiłku macierzyńskiego;
kopię wniosku pracownika – ojca wychowującego dziecko o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego albo kopię oświadczenia ubezpieczonego – ojca dziecka o przerwaniu działalności zarobkowej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego.
Aby ojciec dziecka mógł otrzymać zasiłek macierzyński w przypadku skrócenia przez matkę okresu pobierania tego świadczenia, musi złożyć w ZUS-ie następujące dokumenty:
skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS;
zaświadczenie od płatnika zasiłku zawierające imię, nazwisko i numer PESEL matki dziecka (lub serię i numer dokumentu tożsamości, jeśli nie nadano jej numeru PESEL) oraz informacje o:
okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego przez matkę dziecka,
całkowitym okresie przysługującego jej zasiłku macierzyńskiego,
stawce procentowej, w jakiej wypłacano zasiłek macierzyński matce dziecka.
Urodzenie martwego dziecka a zasiłek macierzyński
Zgodnie z art. 1801 Kodeksu pracy w razie urodzenia martwego dziecka lub zgonu dziecka przed upływem 8 tygodni życia pracownicy przysługuje urlop macierzyński w wymiarze 8 tygodni po porodzie, nie krócej jednak niż przez okres 7 dni od dnia zgonu dziecka. Pracownicy, która urodziła więcej niż 1 dziecko przy 1 porodzie, przysługuje w takim przypadku urlop macierzyński w wymiarze stosownym do liczby dzieci pozostałych przy życiu.
Aby otrzymać zasiłek macierzyński w tej sytuacji, konieczne jest przejście następującej procedury:
wydanie przez szpital karty martwego dziecka;
przekazanie karty martwego dziecka do USC;
wydanie przez USC aktu urodzenia dziecka;
przekazanie aktu urodzenia dziecka wraz z wnioskiem o urlop macierzyński po poronieniu do pracodawcy.
Zaświadczenia, które zawsze w ZUS-ie musi złożyć pracodawca
Jeżeli zasiłek jest wypłacany przez ZUS, każdorazowo do jego wypłaty niezbędne jest dodatkowo zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku:
ZUS Z-3 – w przypadku pracowników;
ZUS Z-3b – w przypadku ubezpieczonych wykonujących pozarolniczą działalność, ubezpieczonych współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność;
ZUS Z-3a – w przypadku pozostałych ubezpieczonych (np. dla zleceniobiorców).
Należy je przekazać do ZUS-u wraz z pozostałymi dokumentami. Zaświadczeń tych nie trzeba składać w przypadku nieprzerwanych okresów pobierania przez ubezpieczonego zasiłku macierzyńskiego.
Wysokość zasiłku macierzyńskiego
Zasiłek macierzyński można pobierać w różnej lub stałej wysokości przez cały okres korzystania z urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Według głównej zasady świadczenie to za czas urlopu:
macierzyńskiego przysługuje w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku,
rodzicielskiego przysługuje w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.
Natomiast, gdy ubezpieczona chce pobierać świadczenie w stałej uśrednionej wysokości, tj. 81,5% za cały okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, to powinna złożyć wniosek o urlop rodzicielski w ciągu 21 dni po porodzie.
Co istotne, dodatkowy 9-tygodniowy okres urlopu rodzicielskiego przysługujący drugiemu rodzicowi płatny jest zawsze w wysokości 70% podstawy.
Podsumowując, ubezpieczony musi zadbać o to, aby złożyć odpowiednie dokumenty w ZUS-ie i u pracodawcy, jeśli chce otrzymać świadczenia za czas urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. To, które dokumenty do wypłaty zasiłku macierzyńskiego należy przekazać, rozpatruje się indywidualnie, w zależności od wielu czynników. Do czasu, kiedy płatnik zasiłku nie otrzyma kompletu dokumentów, świadczenie nie zostanie wypłacone.
