Obowiązujące od kilku lat przepisy umożliwiają pracodawcom prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Realizacja obowiązków w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w formie elektronicznej wymaga przestrzegania warunków określonych w unormowaniach wykonawczych. Pomocne w tym zakresie są także wytyczne ministerialne. Dokumentacja pracownicza elektroniczna — jak w praktyce ją prowadzić? Szczegółowe informacje przedstawiamy w niniejszym artykule.
Dokumentacja pracownicza elektroniczna — podstawa prawna
Podstawowe regulacje dotyczące zagadnienia, jakim jest dokumentacja pracownicza elektroniczna, zostały zawarte w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.
Zgodnie z postanowieniami ujętymi w art. 94 pkt 9a i 9b kp pracodawca jest obowiązany w szczególności:
- prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
- przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Dokumentacja pracownicza elektroniczna — wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania
Dokumentacja pracownicza elektroniczna — prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wymaga zastosowania rozwiązań prawnych i technicznych określonych w przepisach wykonawczych. W tym przypadku chodzi o Rozporządzenie Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane dalej „rozporządzeniem”.
Regulacje wykonawcze dotyczące omawianej tematyki zawarto w rozdziale 3 rozporządzenia.
- zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
- integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
- stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
- wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia (dotyczącym przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi);
- funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
- jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
- jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
- jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.
Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:
- systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
- opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
- stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
- bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
- przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.
Pracownik odbiera powyższy dokument w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W razie nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do liczby danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu jej przechowywania.
Dokumentacja pracownicza elektroniczna — zmiana postaci oraz minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
W myśl art. 94(8) § 1 kp pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Wspomniane powyżej odwzorowania cyfrowe, a więc sporządzane w ramach zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej.
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia.
Dokumentacja pracownicza elektroniczna — pojęcie systemu teleinformatycznego
Analizując zagadnienie, jakim jest dokumentacja pracownicza elektroniczna, konieczne jest odniesienie się do pojęcia systemu teleinformatycznego. Jak już wcześniej wspomnieliśmy przy okazji prezentacji przepisów rozporządzenia, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym spełniającym warunki bezpieczeństwa, integralności i dostępności określone w powołanym akcie wykonawczym. Jednocześnie przepisy rozporządzenia nie wskazują, co należy rozumieć przez pojęcie wspomnianego systemu. Na tym tle po stronie przedsiębiorców mogą pojawiać się określone wątpliwości.
Przykład 1.
Zakład pracy prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci tradycyjnej, jednocześnie zamierza przeprowadzić elektronizację procesów kadrowych. Pracodawca chce zakupić oprogramowanie kadrowe oraz aplikację do rozliczania czasu pracy. Niewykluczone jest także dokupienie dodatkowych programów, jeżeli okaże się to niezbędne. Czy powyższe elementy można potraktować jako system teleinformatyczny spełniający wymagania wynikające z rozporządzenia?
Odpowiadając na to pytanie, trzeba przede wszystkim sięgnąć do wyjaśnień resortu cyfryzacji z grudnia 2018 roku. Z wyjaśnień Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że przepisy kp oraz regulacje wykonawcze nie określają, co należy rozumieć przez pojęcie system teleinformatyczny. W drodze analogii do innych aktywności publicznych związanych z korzystaniem z urządzeń informatycznych można przyjąć definicję ustaloną w Ustawie z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Oznacza to, że zgodnie z powołaną definicją system teleinformatyczny obejmuje różne urządzenia i programy komputerowe – w liczbie niezbędnej do prowadzenia konkretnej działalności.
Odnosząc się do pytania postawionego w przykładzie, należy uznać, że w przypadku gdy program kadrowy i aplikacja do rozliczania czasu pracy:
- stanowi zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, oraz
- są spełnione wymogi określone w rozdziale 3 rozporządzenia
– takie rozwiązanie techniczne może być uważane za system teleinformatyczny adekwatny do prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Warto równocześnie podkreślić, że gromadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, w podkatalogach w ramach systemu operacyjnego komputera (w odrębnym folderze sieciowym) bez wykorzystania odpowiedniego oprogramowania wspierającego nie spełni wymogów wynikających z rozporządzenia. Tym samym takie działanie będzie niezgodne z przepisami kp i rozporządzenia.
Dokumentacja pracownicza elektroniczna — techniczne uwarunkowania przechowywania
Jeżeli dokumentacja pracownicza elektroniczna ma sprawnie funkcjonować, musi być odpowiednio zabezpieczona i przechowywana. W związku z tym, a także w kontekście wyjaśnionego już pojęcia systemu teleinformatycznego, rodzi się kolejne pytanie dotyczące miejsca przechowywania dokumentów pracowniczych.
Przykład 2.
Pracodawca zamierza przejść na prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników oraz ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej. W związku z tym jedną z zasadniczych kwestii jest dla niego możliwość gromadzenia dokumentów pracowników oraz arkuszy obliczeniowych w aplikacji do przechowywania danych w tzw. chmurze. Czy takie działanie będzie właściwe?
Pracodawca prowadzący dokumentację pracowniczą oraz ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej musi stworzyć system teleinformatyczny w rozumieniu Ustawy dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych). Zatem w przypadku gdy pracodawca dysponuje sprzętem i oprogramowaniem, które spełniają kryteria ustalone dla systemu teleinformatycznego oraz jeżeli są spełnione wymogi wynikające z rozdziału 3 rozporządzenia, to korzystanie z chmury internetowej (cloud computing) jest dozwolone.
Kolejną kwestią jest dopuszczalność przechowywania dokumentów pracowniczych w systemie oprogramowania służącym do udostępniania zasobów (serwer). Czy można rozważać taką ewentualność?
Przykład 3.
Przedsiębiorca jest na etapie wdrażania rozwiązań technicznych mających na celu elektronizację procesów kadrowych oraz związanych z ewidencją czasu pracy. Czy w związku z tym do przechowywania dokumentacji osobowej i rozliczeniowej może być wykorzystany firmowy serwer?
Odpowiedź na to pytanie zasadniczo nie różni się od kwestii dotyczącej wykorzystania chmury internetowej. Jeżeli serwer zakładowy można uznać za system teleinformatyczny w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz są spełnione kryteria bezpieczeństwa i zdolności pełnej współpracy z innymi elementami systemu, a także pozostałe warunki określone w rozdziale 3 rozporządzenia, to wykorzystanie firmowego serwera jest możliwe.
Jak w praktyce prowadzić dokumentację pracowniczą elektronicznie — podsumowanie
Dokumentacja pracownicza elektroniczna — problematyka wydaje się dość skomplikowana, jednakże po uwzględnieniu kilku istotnych kryteriów wprowadzenie elektronizacji prowadzenia akt pracowniczych i ewidencji czasu pracy może nie nastręczać większych trudności. W artykule omówiono podstawowe przepisy, jakie muszą zostać wdrożone podczas digitalizacji procesów kadrowych. Niezmiernie istotna w tym zakresie jest definicja pojęcia system teleinformatyczny. Gromadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, w podkatalogach w ramach systemu operacyjnego komputera bez odpowiedniego oprogramowania gwarantującego spełnienie wymagań określonych w przepisach prawa pracy jest działaniem niewystarczającym.
