Refundacja wynagrodzeń młodocianych pracowników

Zatrudnianie pracowników młodocianych jest związane z dodatkowymi obowiązkami dla przedsiębiorstw, zwłaszcza w zakresie ochrony zdrowia oraz czasu pracy i urlopów wypoczynkowych. Jednocześnie firmy mogą liczyć na pewne korzyści wynikające z powierzenia pracy osobom niepełnoletnim. Jednym z takich rozwiązań jest refundacja wynagrodzeń wypłacanych młodocianym. Jakie są aktualne zasady obowiązujące w tym zakresie – o tym poniżej.

Podstawa prawna refundowania pracodawcom wynagrodzeń wypłacanych młodocianym

Ogólne zasady refundowania pracodawcom wynagrodzeń wypłacanych młodocianym zostały zawarte w Ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zwanej dalej ustawą o promocji zatrudnienia.

Jak wynika z art. 12 ust. 5 pkt 5 ustawy o promocji zatrudnienia, podmiotem uprawnionym do refundowania pracodawcy kosztów poniesionych przez niego na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne młodocianych pracowników, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, są Ochotnicze Hufce Pracy (OHP).

Zobacz też:

Szczegółowe zasady postępowania w zakresie refundacji

Szczegółowe warunki i tryb refundowania pracodawcom ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń określono w przepisach Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2014 roku w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom, zwanego dalej rozporządzeniem.

Wniosek o zawarcie umowy w sprawie refundacji

Pracodawca zatrudniający młodocianych może wystąpić z wnioskiem o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń (dalej określanym jako „wniosek o zawarcie umowy”), jeżeli spełnia łącznie następujące warunki:

zatrudnia młodocianych w zawodach określonych w wykazie zawodów, w których za przygotowanie zawodowe młodocianych może być dokonywana refundacja, ustalanym na podstawie klasyfikacji zawodów i specjalności określonej w drodze odnośnego rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw pracy. Wykaz zawodów podlega ogłoszeniu w wojewódzkim dzienniku urzędowym;
pracodawca, osoba prowadząca zakład pracy w imieniu pracodawcy lub osoba zatrudniona u pracodawcy spełniają warunki do prowadzenia przygotowania zawodowego w zakresie wymagań zawodowych i pedagogicznych określonych w przepisach regulujących odbywanie przygotowania zawodowego wydanych na podstawie art. 191 § 3 i art. 195 § 2 Kodeksu pracy (kp).

Wykaz zawodów, o którym mowa wyżej w pkt 1, jest opracowywany corocznie przez samorząd województwa i ogłaszany w wojewódzkim dzienniku urzędowym. Przy ustalaniu wykazu uwzględnia się zapotrzebowanie na kwalifikacje i umiejętności na rynku pracy.

Pracodawca składa wniosek o zawarcie umowy do centrum edukacji i pracy młodzieży („centrum edukacji”) właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego bezpośrednio albo za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców.

Wniosek o zawarcie umowy, sporządzony według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, zawiera:

nazwę miejscowości i datę wypełnienia wniosku o zawarcie umowy;
nazwę pracodawcy, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności oraz numer konta bankowego, na które będzie przekazywana wypłata refundacji;
numer identyfikacji podatkowej;
oznaczenie prowadzonej działalności według PKD;
formę prawną prowadzonej działalności;
nazwę(-wy) dokumentów poświadczających uprawnienia do prowadzenia przygotowania zawodowego młodocianych;
wykaz imienny młodocianych, których dotyczy wniosek o zawarcie umowy, obejmujący:
imię i nazwisko młodocianego,
numer PESEL młodocianego,
datę zawarcia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego na czas nieokreślony, w tym czas trwania przygotowania zawodowego,
nazwę zawodu lub zakres przyuczenia, w których odbywa się przygotowanie zawodowe,
formę odbywania przygotowania zawodowego (nauka zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy);
oświadczenia o:
liczbie pracowników zatrudnionych w dniu składania wniosku o zawarcie umowy z uwzględnieniem młodocianych i roku ich nauki,
liczbie młodocianych, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożenia wniosku o zawarcie umowy ukończyli przygotowanie zawodowe u tego pracodawcy,
liczbie młodocianych, którzy ukończyli przygotowanie zawodowe w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożenia wniosku o zawarcie umowy i kontynuowali zatrudnienie u tego pracodawcy przez okres co najmniej 6 miesięcy lub nadal są u niego zatrudnieni,
niekorzystaniu z refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń młodocianych z innej wojewódzkiej komendy OHP;
deklarację zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy po zakończeniu przygotowania zawodowego każdego młodocianego, którego dotyczy wniosek o zawarcie umowy.

Do wniosku o zawarcie umowy dołącza się następujące dokumenty:

kopię umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego zawartej na czas nieokreślony przez pracodawcę z młodocianym;
oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań zawodowych i pedagogicznych osób prowadzących przygotowanie zawodowe młodocianych;
zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis, w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 pkt 1 i 2 Ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
informacje określone w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2a Ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.

Wniosek o zawarcie umowy składany za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców jest sporządzany przez tę organizację na podstawie wniosków pracodawców oraz zawiera informacje i dokumenty wskazane wyżej jako obligatoryjne składniki wniosku o zawarcie umowy oraz załączniki do tego wniosku.

Wniosek o zawarcie umowy może dotyczyć:

nie więcej niż 3 młodocianych, jeżeli pracodawca zatrudnia wyłącznie młodocianych,
młodocianych w liczbie nieprzekraczającej trzykrotnej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na czas nieokreślony niebędących młodocianymi.

Terminy przewidziane na złożenie wniosku o zawarcie umowy

Wniosek o zawarcie umowy dotyczący młodocianych, którzy dokształcają się w formach szkolnych, pracodawca lub w jego imieniu organizacja zrzeszająca pracodawców składa w centrum edukacji w terminie od 1 stycznia do 15 listopada każdego roku.

Wniosek o zawarcie umowy dotyczący młodocianych, którzy nie dokształcają się w formach szkolnych, składa się natomiast w terminie od 1. do 20. dnia każdego miesiąca. Termin ten stosuje się także w razie umożliwienia młodocianemu kontynuowania nauki zawodu u nowego pracodawcy, w czasie trwania roku szkolnego, w związku z rozwiązaniem umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego z dotychczasowym pracodawcą z powodu:

ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy;
reorganizacji zakładu pracy uniemożliwiającej kontynuowanie przygotowania zawodowego;
orzeczenia lekarskiego zawierającego przeciwwskazania do kontynuowania nauki w danym zawodzie przez młodocianego;
zmiany miejsca zamieszkania lub innej przyczyny losowej uniemożliwiającej kontynuowanie przygotowania zawodowego u dotychczasowego pracodawcy.

Rozpatrzenie wniosku o refundację oraz zawarcie umowy

Po złożeniu przez pracodawcę bądź za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców wniosku o zawarcie umowy centrum edukacji sporządza opinię do tego wniosku według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia i przekazuje do właściwej wojewódzkiej komendy OHP.

W przypadku braków formalnych we wniosku o zawarcie umowy centrum edukacji wzywa pracodawcę do ich usunięcia w wyznaczonym terminie.

Właściwa wojewódzka komenda OHP rozpatruje wnioski o zawarcie umowy zgodnie z kolejnością ich wpływu, do wyczerpania limitów środków Funduszu Pracy określonych w planie finansowym tego funduszu na dany rok, uwzględniając opinię do wniosku o zawarcie umowy, i w terminie 30 dni od dnia wpływu do centrum edukacji wspomnianego wniosku zawiadamia pracodawcę o sposobie jego rozpatrzenia.

W razie uwzględnienia wniosku o zawarcie umowy wojewódzka komenda OHP podpisuje z pracodawcą umowę o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń (według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia), która zawiera:

numer umowy;
datę zawarcia umowy;
strony umowy;
oświadczenie pracodawcy o zawodach i zakresach przyuczenia do wykonywania określonej pracy, w których zatrudnia młodocianych w celu przygotowania zawodowego;
imienny wykaz zatrudnionych młodocianych obejmujący datę zawarcia umowy o pracę i okres jej trwania, nazwy zawodów lub zakresu przyuczenia, w których jest odbywane przygotowanie zawodowe, wraz z oświadczeniem dotyczącym liczby zatrudnianych pracowników oraz deklaracją dalszego zatrudnienia każdego młodocianego po zakończeniu przygotowania zawodowego przez okres co najmniej 6 miesięcy;
zobowiązanie wojewódzkiej komendy OHP do refundacji ze środków Funduszu Pracy wypłaconych wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne za zatrudnionych młodocianych;
wysokość refundacji;
czas, przez który będzie dokonywana refundacja, oraz okresy jej wypłaty;
termin dokonania przez wojewódzką komendę OHP refundacji, licząc od dnia złożenia przez pracodawcę wniosku o zawarcie umowy;
zobowiązanie pracodawcy do udostępniania dokumentów dotyczących ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników oraz niezwłocznego informowania o wszystkich zmianach danych mających wpływ na realizację umowy;
wskazanie właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis albo pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie i akwakulturze;
skutki nieprzestrzegania przez pracodawcę warunków umowy;
inne postanowienia istotne dla stron umowy;
wskazanie przepisów właściwych w przypadkach nieuregulowanych umową;
sąd właściwy do rozpatrywania sporów wynikających z umowy;
wskazanie formy pisemnej jako właściwej do dokonywania zmian w umowie, pod rygorem nieważności.

Wojewódzka komenda OHP zawiera umowę z pracodawcą na cały okres przygotowania zawodowego, począwszy od dnia, w którym młodociany rozpoczyna przygotowanie zawodowe u danego pracodawcy zgodnie z umową o pracę.

Refundacja wypłaconych wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń nie przysługuje za okres przygotowania zawodowego w przypadku powtarzania przez młodocianego roku nauki.

Wniosek o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji w przypadku zmiany najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych

Obowiązujące aktualnie przepisy przewidują możliwość skierowania przez pracodawcę wniosku o zmianę umowy o refundację w zakresie jej wysokości. Jest to dopuszczalne w przypadku zmiany minimalnych stawek wynagrodzenia młodocianych, które są określone w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania.

Oznacza to, że pracodawca, który zawarł umowę, w przypadku zmiany wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych może w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie nowych stawek wystąpić z wnioskiem do centrum edukacji właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego, bezpośrednio albo za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców, o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji, za okres od dnia wejścia w życie zmiany wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych.

W przypadku wystąpienia przez pracodawcę z wnioskiem o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji po wskazanym powyżej terminie refundacja obejmuje okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia wniosku do centrum edukacji.

Centrum edukacji przekazuje wnioski pracodawców o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji do właściwej komendy wojewódzkiej OHP, która następnie rozpatruje wnioski o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zgodnie z kolejnością ich wpływu, do wyczerpania limitów środków Funduszu Pracy określonych w planie finansowym tego Funduszu na dany rok.

Właściwa wojewódzka komenda OHP w terminie 30 dni od dnia wpływu do centrum edukacji wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zawiadamia pracodawcę o sposobie jego rozpatrzenia. W razie uwzględnienia tego wniosku wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą aneks do umowy.

Wniosek o zwrot poniesionych kosztów wynagrodzeń wypłaconych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne

Stosownie do treści § 7 ust. 1 rozporządzenia pracodawca składa wniosek do centrum edukacji o zwrot poniesionych kosztów wynagrodzeń wypłaconych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych wynagrodzeń przez pracodawcę na warunkach i w terminach określonych w umowie o refundację (według wzoru określonego w załączniku nr 5 do rozporządzenia). Wniosek o zwrot kosztów zawiera:

nazwę miejscowości oraz datę złożenia wniosku o zwrot kosztów;
nazwę i adres pracodawcy;
okres, którego dotyczy wniosek o zwrot kosztów;
kwotę wydatków poniesionych na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne za młodocianych w okresie, którego dotyczy wniosek o zwrot kosztów, z wyszczególnieniem wydatków na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne oraz wskazaniem kwoty refundacji.

Do wniosku o zwrot kosztów pracodawca dołącza rozliczenie finansowe wypłaconych wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne za pracowników, a także poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń oraz opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wraz z kopiami deklaracji rozliczeniowych.

Wojewódzka komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany przez pracodawcę rachunek bankowy, w terminach określonych w umowie o refundację.

Refundacja wynagrodzeń przy zatrudnieniu młodocianych – podsumowanie

Podmiotem uprawnionym do refundowania pracodawcy kosztów poniesionych przez niego na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne młodocianych pracowników są OHP. Pracodawca składa wniosek o zawarcie umowy do centrum edukacji i pracy młodzieży właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego. W razie uwzględnienia wniosku o zawarcie umowy wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą umowę o refundację. Przepisy przewidują także możliwość skierowania przez pracodawcę wniosku o zmianę umowy o refundację w zakresie jej wysokości w przypadku zmiany minimalnych stawek wynagrodzenia młodocianych.

Polecamy:

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2024 roku - musisz to wiedzieć!

Refundacja wynagrodzeń przy zatrudnieniu młodocianych