Czy możliwa jest ewidencja na kasie przy sprzedaży dla firm?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej co do zasady dotyczy tych podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz konsumentów. Natomiast w naszym dzisiejszym artykule postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czy dozwolona jest ewidencja na kasie przy sprzedaży dla firm!

Kiedy podatnik ma obowiązek stosowania kasy fiskalnej?

Obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika bezpośrednio z art. 111 ustawy o VAT. W myśl ust. 1 ww. przepisu podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy świadczeń wykonywanych przez podatnika.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

Na powyższą problematykę zwrócił uwagę Dyrektor KIS w interpretacji z 7 maja 2021 roku, nr 0112-KDIL3.4012.89.2021.1.AK. W treści tego pisma możemy przeczytać, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów, mianowicie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprzedaży, która została dokonana na rzecz tych wyżej wymienionych podmiotów.

Wymaga zaznaczenia, że kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju ewidencją podatkową, ma ona charakter ewidencji sprzedaży. Ewidencja prowadzona za pomocą kasy rejestrującej jest niezależna od ewidencji, której prowadzenia wymagają inne przepisy w szczególności art. 109 ust. 3 ustawy. Ewidencja prowadzona przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy tylko części sprzedaży podatnika ściśle wskazanej w art. 111 ust. 1 ustawy. Jest to przede wszystkim sprzedaż niedokumentowana fakturami, czyli objęta wyjątkiem od zasady, że podatnik podatku VAT zobowiązany jest do wystawienia faktur.

Tym samym obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz innych podmiotów, ponieważ sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) należy udokumentować fakturą VAT.

Ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy

Jak wskazuje art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz innego podatnika ma obowiązek udokumentowania jej fakturą.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy, jeżeli takie żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość albo część zapłaty. 

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów, podatnik VAT co do zasady jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT.

Przedstawione wyżej przepisy wskazują, że podatnik może dokumentować każdą sprzedaż fakturą. Należy jednak podkreślić, że w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej sprzedaż ta powinna być dokumentowana również przy pomocy kasy fiskalnej, a paragon powinien być załączony do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika.

Czy może być prowadzona ewidencja na kasie przy sprzedaży dla firm?

W świetle powyższych wyjaśnień możemy stwierdzić w sposób jednoznaczny, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz innych podmiotów, ponieważ sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) należy udokumentować fakturą. Jednocześnie przepisy ustawy nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz ww. podmiotów. W takim przypadku trzeba pamiętać, że ustawodawca do takiej sprzedaży przewidział określone warunki ewidencyjne.

Obowiązek ewidencjonowania, o którym mowa, nie ma zastosowania w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz podmiotów innych niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej lub rolnicy ryczałtowi.

Nie ma jednak zakazu dobrowolnego ewidencjonowania takiej sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. W opisanym przypadku należy mieć na uwadze regulacje wynikające z treści art. 106h ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Powyższy przepis nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Podsumowując, możemy stwierdzić, że w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz nabywcy, który w momencie dokonywania sprzedaży występuje w roli konsumenta będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, zasadą jest dokumentowanie takiej transakcji paragonem fiskalnym. Obowiązek wystawienia faktury w takich przypadkach istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie (art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT), przy czym podatnik może wystawić fakturę również bez żądania nabywcy. 

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon w formie papierowej dokumentujący tę sprzedaż albo pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej. Przepis art. 106h ust. 1 ustawy nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadkach, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W rezultacie możemy stwierdzić, że choć nie jest to powszechną praktyką, to jednak w sytuacji, w której przedsiębiorca ewidencjonuje sprzedaż na rzecz innej firmy przy pomocy kasy fiskalnej, nie mamy do czynienia z naruszeniem przepisów prawa. Taka praktyka jest dozwolona.