Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja na kasie fiskalnej – kiedy jest obowiązkowa?

Ewidencja na kasie fiskalnej to co do zasady obowiązek, który spoczywa na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej. Czy wszystkie podmioty są zobowiązane do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej? Czy istnieją zwolnienia z tego obowiązku? Czy są jakieś szczególne rodzaje działalności, które bezwzględnie muszą obrót rejestrować na kasie? Przeczytaj artykuł!

Ewidencja na kasie fiskalnej

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych są zobowiązani do rejestrowania obrotu przy użyciu kas rejestrujących. Nie zawsze jednak konieczna jest ewidencja na kasie fiskalnej, ustawodawca przewiduje bowiem od tego obowiązku szereg zwolnień.

Zwolnienie podmiotowe dotyczy nieprzekroczenia limitu obrotu w danym roku podatkowym, a zwolnienia przedmiotowe uwalniają od obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej tylko ściśle określone czynności, które są wymienione w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zwolnienie podmiotowe a ewidencja na kasie fiskalnej

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwalnia się z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej podmioty, które w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły limitu obrotu ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych w wysokości 20 000 zł. Jednak w przypadku, gdy przedsiębiorca rozpoczyna sprzedaż w trakcie roku (przy czym istotny jest tutaj moment rozpoczęcia sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności, a nie moment rozpoczęcia działalności gospodarczej), to limit ten należy wyliczyć proporcjonalnie w danym roku.

Przykład 1.
Pani Kinga rozpoczęła sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej 1 maja 2021 roku. Nie posiada kasy fiskalnej, ponieważ korzysta ze zwolnienia ze względu na limit obrotu. Jaki limit obrotu obowiązuje panią Kingę, po którego przekroczeniu będzie zobowiązana do rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej?

Limit sprzedaży należy wyliczyć w następujący sposób:
31 dni + 28 dni + 31 dni + 30 dni = 120 dni (od 1 stycznia do 1 maja)
365 dni - 120 dni = 245 dni (od 1 maja do 31 grudnia)
20 000 zł * (245 dni / 365 dni)= 13 400 zł
Ewidencja na kasie fiskalnej będzie konieczna po przekroczeniu limitu 13 400 zł.

Warto mieć na uwadze, że nie wszystkie rodzaje działalności gospodarczej mogą skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Rozporządzenie określa, że ze zwolnienia nie mogą skorzystać podmioty:
dokonujące dostaw m.in.:

  • gazu płynnego,
    - części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
    - wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na kod CN, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
    - perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
    - sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1) oraz komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU ex 26 i ex 27.11);
  • świadczenia usług m.in:
    - przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
    - w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
    - doradztwa podatkowego,
    - fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
    - w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów.

Zwolnienia przedmiotowe

Ewidencja na kasie fiskalnej nie zawsze jest obowiązkowa. Oprócz zwolnień podmiotowych przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób prywatnych, mają również możliwość skorzystania ze zwolnień przedmiotowych. Zwolnienie przedmiotowe można zastosować w przypadku m.in. sprzedaży wysyłkowej lub ze względu na rodzaj świadczonych usług. Należą do nich np.:

  • usługi pocztowe i kurierskie,
  • usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
  • usługi telekomunikacyjne, o których mowa w art. 2 pkt 25a ustawy,
  • czynności notarialne.

Zwolnienie z tytułu sprzedaży wysyłkowej można zastosować w momencie, gdy dostawca otrzymuje zapłatę za dostawę za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji wynika jednoznacznie czego dotyczyła transakcja oraz na rzecz kogo była wykonana (istotne są dane nabywcy, w tym również jego adres).

Kasy fiskalne online

Od 1 stycznia 2020 roku nastąpił obowiązek posiadania przez niektórych przedsiębiorców nowych urządzeń do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych – czyli kas fiskalnych online.

Kasy fiskalne online są wyposażone w funkcję umożliwiającą przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Zatem informacja o sprzedaży zostanie automatycznie dostarczona do KAS. Zastosowanie tego typu urządzeń ma na celu przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce i zapobieganie oszustwom na gruncie podatku VAT.

Obowiązek posiadania i zainstalowania kas online jest rozłożony w czasie i jest stopniowo wdrażany w życie w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. W pierwszej kolejności (od 1 stycznia 2020 roku) obowiązkową rejestrację sprzedaży na kasie fiskalnej online mają przedsiębiorcy, którzy wykonują usługi:

  • naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym również naprawy opon, ich zakładania, regeneracji, bieżnikowania oraz usługi z zakresu wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów;
  • sprzedaży benzyny, oleju napędowego oraz gazu (przeznaczonego dla silników spalinowych).

W drugim etapie (od 1 stycznia 2021 roku) kasy online zakupić będą musiały podmioty stacjonarnie świadczące usługi gastronomiczne. Natomiast trzecią grupą, która zmierzy się z tym obowiązkiem (od 1 lipca 2021 roku) będą podmioty, które świadczą usługi m.in.:

  • fryzjerskie,
  • kosmetyczne, 
  • kosmetologiczne,
  • budowlane,
  • prawnicze,
  • w zakresie opieki medycznej lekarzy i lekarzy dentystów.

W związku z powyższym przedsiębiorcy, którzy rejestrują sprzedaż na kasie fiskalnej, powinni pilnować terminów wdrożenia kas online i powoli przygotowywać się do tych zmian.

Paragon z NIP a faktura do paragonu

Nabywca, który nabywa towary lub usługi i otrzymuje w ramach udokumentowania transakcji jedynie paragon, ma możliwość w ciągu 3 miesięcy wystąpić do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury do paragonu.

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązują dodatkowe przepisy dotyczące wystawiania faktur do paragonów. Na skutek wprowadzonych zmian, pozyskanie faktury do paragonu na rzecz podatnika jest możliwe jedynie, gdy na paragonie fiskalnym zamieszczono NIP nabywcy. W innym wypadku sprzedawca nie ma możliwości wystawienia faktury do paragonu.

Przykład 2.

Pani Aleksandra prowadząca sklep ze sprzętem elektronicznym sprzedała 25 października radio pani Martynie, a sprzedaż zewidencjonowała na kasie fiskalnej i wystawiła paragon bez NIP-u firmy. Pani Martyna zwróciła się 25 stycznia o wystawienie faktury do paragonu. Czy przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury do paragonu, jeżeli nie ma na nim NIP-u przedsiębiorcy?

Ponieważ wystawiony paragon nie zawiera NIPu firmowego pani Martyny, sprzedawca nie ma prawa do wystawienia faktury do paragonu na firmę, a nabywca nie może ująć poniesionego wydatku w kosztach podatkowych. Natomiast należy wystawić imienna fakturę do paragonu (bez NIPu nabywcy).

Przykład 3.

Firma handlowa XYZ dokonała sprzedaży 4 stycznia 2021 roku, wystawiając paragon fiskalny na kwotę do 450 zł, który zawierał NIP nabywcy. Klient 30 stycznia 2021 zażądał wystawienia faktury do paragonu. Czy firma XYZ jest zobligowana do wystawienia faktury do paragonu?

Ponieważ klient zwrócił się z żądaniem wystawienia faktury przed upływem 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż, a ponadto na paragonie znajduje się NIP nabywcy, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu.

16 października 2020 roku, wydane zostało objaśnienie podatkowe Ministerstwa Finansów ws. paragonów z NIP, zgodnie z którym: 

„w przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).”

Dodatkowo należy pamiętać, że w przypadku wystawienia faktury do paragonu, który nie posiadał NIP-u, może zostać nałożona sankcja w wysokości 100% podatku VAT wykazanego na tej fakturze. Odpowiedzialność solidarnie spoczywa zarówno na dostawcy, jak i nabywcy. W związku z tym, jeżeli nabywca posłuży się taką fakturą, może zostać z tego tytułu ukarany.

Art. 106b ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług:
W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Ewidencja na kasie fiskalnej – jaka kara za brak kasy?

Co do zasady na podatnika, który nie wypełnił obowiązku posiadania kasy fiskalnej i rejestrowania na niej sprzedaży, naczelnik urzędu skarbowego ma prawo nałożyć karę w postaci zobowiązania podatkowego do wysokości 30% kwoty podatku naliczonego, od momentu rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Podatnik, który nie zakupił kasy fiskalnej (mimo że był zobowiązany do rejestrowania sprzedaży), traci również prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej.
Należy również pamiętać, że kary za nieposiadanie kasy fiskalnej definiuje nie tylko ustawa o VAT, lecz także Kodeks karny skarbowy, według którego sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone karą grzywny do 240 stawek dziennych. W pojedynczych przypadkach sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej można uznać za wykroczenie skarbowe.

Reasumując, ewidencja na kasie fiskalnej jest obowiązkowa w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Niestosowanie się do przepisów prawa niesie za sobą poważne konsekwencje i może spowodować wymierzenie przez urząd wysokich kar, dlatego przedsiębiorcy powinni przestrzegać przepisów i wywiązywać się z nałożonych na nich obowiązków.

Księgowanie przychodów z kasy fiskalnej w systemie wFirma.pl

Aby w systemie wFirma.pl zaksięgować raport z kasy fiskalnej, należy wejść w zakładkę PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W polu NABYWCA należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA i jako numer dowodu wskazać np. ŁRO numer/miesiąc/rok i wprowadzić kwoty z raportu. 

Ewidencja na kasie fiskalnej - wprowadzanie do systemu

Następnie, czynni podatnicy VAT muszą oznaczyć przychód z kasy symbolem "RO". W tym celu należy przejść do podzakładki ZAAWANSOWANE i w polu RODZAJ SPRZEDAŻY JPK V7 wybrać opcję RO. Dzięki temu, raport kasowy, zostanie zaksięgowany w kol. 7 KPIR - Przychody ze sprzedaży towarów i usług oraz rejestrze VAT sprzedaży, a ponadto ujęty w części ewidencyjnej pliku JPK z oznaczeniem RO - w przypadku czynnych podatników VAT.