Zasadniczym obowiązkiem przedsiębiorcy dokonującego sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest dokumentowanie sprzedaży na kasie fiskalnej oraz wystawianie paragonów. Zastanowimy się jednak, czy są sytuacje, w których możliwe jest zniszczenie paragonu po wystawieniu faktury bez ponoszenia negatywnych konsekwencji podatkowych.
Obowiązek wydania konsumentowi paragonu
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej bądź za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Ponadto podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są również zobowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Paragon fiskalny stanowi dokument, który dla nabywcy jest dowodem dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy potwierdza on dokonanie sprzedaży i identyfikuje tożsamość towaru/usługi objętej tą sprzedażą.
Stosownie do postanowień § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.
WAŻNE
Zasady wystawiania faktur dla osób prywatnych
Trzeba również wskazać, że nie ma przeszkód, aby osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej otrzymała od sprzedawcy fakturę.
Przedsiębiorca zobligowany jest wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość albo część zapłaty.
Nie jest także błędem samodzielne wystawienie faktury przez sprzedawcę w sytuacji, w której odbiorca jest konsumentem.
Następnie wskażmy, że w myśl art. 106g ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Kwestia ta wygląda podobnie w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej.
Natomiast w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Jeżeli jednak do sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej wystawiona zostanie faktura w formie elektronicznej, to stosownie do art. 106h ust. 3 ustawy o VAT podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
Ustawodawca nie wskazuje przy tym, w jakiej postaci paragon powinien zostać pozostawiony w dokumentacji podatnika, co oznacza pozostawienie podatnikowi decyzji odnośnie do formy realizacji przedmiotowego zobowiązania.
Zniszczenie paragonu po wystawieniu faktury a stanowisko organów podatkowych
Fiskus stoi na stanowisku, że jeżeli podatnik w każdym czasie ma możliwość przyporządkować wystawiony paragon do dokumentującej tę samą transakcję faktury VAT oraz zweryfikować dane umieszczone na tych dokumentach, to dopuszczalne jest odstąpienie od wystawienia paragonu (ale z zastrzeżeniem ich archiwizacji).
W interpretacji Dyrektora KIS z 8 lutego 2022 roku (nr 0112-KDIL3.4012.486.2021.1.MC) czytamy, że w przypadku wystawiania faktur elektronicznych do sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej przechowywanie paragonów fiskalnych może odbywać się wyłącznie w formie elektronicznej na informatycznym nośniku danych lub w programie archiwizującym w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Co więcej, w przeciwieństwie do przypadków objętych art. 106h ust. 1 ustawy o VAT podatnik nie ma obowiązku „dołączać” paragonu do faktury. O ile bowiem wskazane w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT „dołączanie” paragonu do faktury mogłoby być odczytywane jako ewentualny obowiązek przechowywania paragonu w formie papierowej, o tyle w sytuacjach wydania faktury elektronicznej, objętych przepisem art. 106h ust. 3 ustawy o VAT podatnik zobowiązany jest do „zostawienia” paragonu w swojej dokumentacji. Obowiązek ten dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą elektroniczną, stąd dołączenie do niej wersji papierowej paragonu nie jest konieczne.
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzi sklep internetowy dokonujący sprzedaży na rzecz konsumentów. Każda sprzedaż dokumentowana jest fakturą elektroniczną przesyłaną kupującemu. Transakcja ta jest również ewidencjonowana na kasie fiskalnej. W takim przypadku nie jest konieczne przechowywanie wersji papierowej paragonu fiskalnego dokumentującego tę sprzedaż i w rezultacie dopuszczalne jest jego zniszczenie.
Podobnie wskazał też Dyrektor KIS w piśmie z 25 sierpnia 2021 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.500.2021.1.JM). Organ podatkowy stwierdził, że w sytuacji zniszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona została faktura elektroniczna, a kopia paragonu jest przechowywana w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej oraz istnieje możliwość powiązania tej faktury z paragonem wystawionym przez spółkę, wnioskodawca spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy.
W przypadku faktur elektronicznych należy zwrócić uwagę, że art. 106h ust. 3 ustawy o VAT nakłada obowiązek „zostawienia” w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Jest to zatem inny zwrot niż „dołączenie”, co ma miejsce w przypadku faktur papierowych.
Prowadzi to zatem do wniosku, że jeżeli podatnik wystawia faktury papierowe, to nie może dokonać zniszczenia paragonu, ponieważ taki paragon musi być dołączony do faktury.
Przykład 2.
Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wystawia faktury papierowe w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz jest przekazywany nabywcy zaś drugi pozostawiany w dokumentacji firmy. Dodatkowo podatnik drukuje papierowy paragon. Taki paragon nie może zostać zniszczony, ale musi zostać dołączony do papierowej faktury.
Przechodząc zatem do podsumowania, możemy wskazać, że w świetle aktualnego stanowiska organów podatkowych dopuszczalne jest zniszczenie paragonu po wystawieniu faktury, przy czym dotyczy to wyłącznie faktur elektronicznych przy założeniu archiwizowania paragonów fiskalnych w wersji elektronicznej.
