W przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz konsumenta powstaje obowiązek ewidencjonowania takiego zdarzenia na kasie fiskalnej. Natomiast w poniższym artykule zastanowimy się jednocześnie, czy takie same obowiązki ma nievatowiec (czyli podatnik zwolniony z VAT), oraz czy tak samo ewidencji podlegają zaliczki na kasie fiskalnej.
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej przez nievatowca
Pod pojęciem nievatowca rozumiemy podatnika, który korzysta ze zwolnienia od podatku VAT. Korzystanie ze zwolnienia nie oznacza jednak, że przepisy ustawy o VAT nie obejmują działalności takiej osoby. Regulacje ustawowe ciągle znajdują zastosowanie.
Analogicznie będzie w przypadku normy zawartej w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, gdzie czytamy, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
Dodatkowo powyższy przepis odnosi się do podatnika rozumianego jako każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Nie ma rozróżnienia, czy chodzi o podatników czynnych, czy zwolnionych z VAT.
Na potwierdzenie powyższej tezy warto także przywołać treść § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, gdzie czytamy, że podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas.
Jak zatem widać, obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej w równym stopniu dotyczy podatników czynnych oraz zwolnionych z VAT.
W takim samym stopniu obu grup podatników dotyczą przepisy rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej.
Zarówno czynny podatnik VAT, jak i podatnik zwolniony z VAT – dokonujący sprzedaży środka trwałego na rzecz osób fizycznych – może skorzystać ze zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej na mocy par. 2 w zw. z pkt 47 załącznika rozporządzenia w sprawie zwolnienia, gdzie możemy przeczytać, że nie podlega ujęciu w ewidencji dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą.
Ewidencja zaliczki na kasie fiskalnej
W przypadku podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w dacie dostawy towarów lub wykonania usługi.
Należy jednak podkreślić, że zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość bądź część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego bądź lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
To zatem oznacza, że również otrzymanie zaliczki stanowi czynność generującą obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT.
Jeżeli chodzi o kwestie związane z ewidencjonowaniem zaliczek na kasie fiskalnej, to należy sięgnąć do treści rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, gdzie w § 6 ust. 1 pkt 2 czytamy, że w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
- w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania;
- za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Naturalnie jak już wskazaliśmy, obowiązek ewidencjonowania zaliczek w równym stopniu dotyczy podatników czynnych oraz zwolnionych z VAT. Nie ma znaczenia, że dla nievatowców nie powstaje w związku z tym obowiązek zapłaty podatku – obowiązek ewidencyjny obciąża takiego przedsiębiorcę mimo to.
Z uwagi jednak na brzmienie przywołanego przepisu możemy wyróżnić kilka sytuacji praktycznych związanych z ewidencjonowaniem zaliczki na kasie fiskalnej.
Przykład 1.
Podatnik zwolniony z VAT otrzymał 20 maja zaliczkę na poczet usługi na rachunek bankowy. Usługa została wykonana 22 maja. W takiej sytuacji podatnik może wystawić 1 paragon obejmujący całą kwotę należności.
Przykład 2.
Podatnik zwolniony z VAT otrzymał 20 maja zaliczkę na poczet usługi na rachunek bankowy. Usługa została wykonana 4 czerwca. W takiej sytuacji podatnik powinien wystawić paragon dokumentujący zaliczkę najpóźniej do końca maja.
W interpretacji Dyrektora KIS z 5 maja 2020 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.83.2020.2.MT) czytamy, że podatnik otrzymane zapłaty na rachunek bankowy powinien zewidencjonować przy użyciu kasy rejestrującej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku o dokonanej wpłacie, tj. w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy.
To na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg, wobec czego może on w opisanych okolicznościach dokonywać odpowiednich zapisów w prowadzonych ewidencjach celem ułatwienia powiązania dokonanych przez klienta wpłat z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi.
Dodatkowo organ podatkowy podkreślił, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego.
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego.
Dlatego, gdy wpłaty zaliczek mają miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z tej wpłaty za miesiąc, w którym ta płatność miała miejsce, pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym pozyskał informację o dokonanej wpłacie.
Z powyższej analizy wynika, że obowiązek ewidencjonowania zaliczek na kasie fiskalnej może dotyczyć również nievatowca, czyli podatnika zwolnionego od podatku VAT. Fakt korzystania ze zwolnienia nie niweluje obowiązków ewidencyjnych wynikających z treści ustawy o VAT.
