Wykonywanie działalności gospodarczej w jakiejkolwiek formie zawsze wymaga rzetelnego prowadzenia rachunkowości firmowej. W przypadku jednoosobowej działalności taki obowiązek wydaje się ograniczony. Czy jednoosobowa działalność gospodarcza jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości?
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Prowadzenie jednoosobowej działalności nie zawsze musi oznaczać, że przedsiębiorca samodzielnie wykonuje wszelkie czynności w firmie. Taka działalność może wiązać się również z zatrudnianiem pracowników oraz posiadaniem rozlicznych kontaktów i umów handlowych. Jednoosobowa działalność gospodarcza podlega rejestracji w CEIDG i wymaga od przedsiębiorcy prawidłowego wykonywania obowiązków prawno-podatkowych.
Jednoosobowy przedsiębiorca musi pamiętać przede wszystkim o poprawnym naliczaniu i odprowadzaniu na właściwe rachunki składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także zaliczek na podatek dochodowy. Wszelkie ewentualne błędy lub opóźnienia w tym zakresie mogą skutkować odpowiedzialnością przedsiębiorcy, także tą finansową.
Czym jest pełna księgowość w firmie?
Każda firma ma obowiązek regularnego ewidencjonowania swoich operacji gospodarczych. Sprowadza się to w praktyce do rzetelnego rejestrowania wszystkich transakcji, których stroną jest dane przedsiębiorstwo. Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest przydatne nie tylko przy obliczaniu właściwych stawek podatku dochodowego czy składek ubezpieczeniowych, lecz także może posłużyć jako obrona przed ewentualnymi oskarżeniami ze strony takich organów państwowych, jak chociażby ZUS czy urząd skarbowy.
Przyjmuje się, że pełna księgowość jest najdokładniejszym modelem ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w firmie, jaki może być zastosowany przy prowadzeniu działalności. Przedsiębiorcy stosują jednak w praktyce dużo prostsze rozwiązanie pod postacią księgowości uproszczonej, a więc księgi przychodów i rozchodów, karty podatkowej albo ryczałtu.
Pełna księgowość w firmie jest najbardziej rozbudowaną i zarazem najbardziej skomplikowaną formą rozliczania zysków i strat w przedsiębiorstwie. Obowiązuje tutaj zasada największej szczegółowości – każda przysłowiowa złotówka musi zostać poprawnie wdrożona do systemu księgowego, a następnie rozliczona podatkowo. Księgowość tego rodzaju jest wymagana w pierwszej kolejności od dużych firm, których obroty są bardzo wysokie. Ustawodawca celowo wprowadza takie rozwiązanie, aby nie dochodziło do nadużyć finansowych ze szkodą dla skarbu państwa.
Obecnie pełna księgowość jest obowiązkowa w przypadku następujących form działalności gospodarczej:
- w spółkach prawa handlowego;
- w jednostkach działających na zasadach prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
- w gminach, powiatach, województwach i ich związkach;
- w jednostkach oraz zakładach budżetowych, a także funduszach celowych;
- w przypadku osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych;
- w jednostkach działających dzięki otrzymanym subwencjom lub dotacjom.
Pełna księgowość oznacza konieczność prowadzenia tzw. pełnych ksiąg rachunkowych, w których skład wchodzą:
- dzienniki;
- główna księga rachunkowa;
- księgi pomocnicze;
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
- inwentarz przedsiębiorstwa zawierający wykaz składników aktywów i pasywów.
Przedsiębiorca zobligowany lub dobrowolnie godzący się na pełną księgowość musi pamiętać także o regularnym sporządzaniu następujących dokumentów:
- bilansu;
- rachunku zysków i strat;
- informacji wprowadzającej do sprawozdania;
- dodatkowych informacji i objaśnień.
Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) datę dokonania operacji gospodarczej;
2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
4) kwotę i datę zapisu;
5) oznaczenie kont, których dotyczy.
Pełna księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej
Decydując się na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, nie musimy obawiać się pełnej księgowości. Ta opcja ewidencjonowania jest bowiem w pełni dobrowolna. Jeśli jednak przedsiębiorca przekształca swoją działalność w formę wymagającą prowadzenie pełnej księgowości, to wraz z dniem przekształcenia musi zmodernizować swoją dotychczasową księgowość.
Ustawodawca wprowadza od powyższej reguły pewien ważny wyjątek. Pełna księgowość jest obowiązkowa także, gdy w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej roczny przychód przekroczy kwotę 2 000 000 euro, co w przeliczeniu na złotówki w 2022 roku daje nam wartość ok. 9 188 000 zł. Jeśli jednoosobowy przedsiębiorca przekroczy tę wartość, to już od 2023 roku będzie musiał przejść na pełną księgowość – i to bez względu na to, czy zmieni swoją formę działalności.
Podsumowanie
Jednoosobowa działalność gospodarcza na pełnych księgach rachunkowych jest obowiązkowa tylko wtedy, gdy roczny przychód przedsiębiorcy przekroczy wartość 2 000 000 euro. Podobnie będzie, gdy działalność będzie prowadzona w nowej formie, dla której ustawodawca wymaga obligatoryjnego stosowania pełnej księgowości. W innych wypadkach stosowanie pełnych ksiąg rachunkowych pojawia się jako dobrowolna opcja, z której przedsiębiorca nie musi w ogóle korzystać. Pełna księgowość jest najbardziej sformalizowaną i szczegółową postacią rozliczania działań gospodarczych w firmie.
