Kwestie dotyczące funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) zostały dość szczegółowo opisane w przepisach prawa. Korzystanie z działalności socjalnej jest związane z koniecznością wykazania przez pracownika, że znalazł się w trudnej sytuacji (rodzinnej, materialnej życiowej). Natomiast obowiązkiem pracodawcy jest gromadzenie danych o sytuacji socjalnej pracownika. Jak prawidłowo realizować te działania — szerzej na ten temat w niniejszym artykule.
Najważniejsze informacje dotyczące ZFŚS
Jak wynika z jednej z podstawowych zasad prawa pracy określonej w art. 16 Kodeksu pracy, pracodawca — stosownie do możliwości i warunków — zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników.
W odniesieniu do kwestii zapewnienia socjalnych potrzeb pracowników rozwinięcie wskazanej zasady doczekało się realizacji w odrębnym akcie prawnym, czyli w Ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej „ustawą o ZFŚS”.
Oznacza to zatem, że zasady tworzenia i funkcjonowania funduszu socjalnego regulują przepisy wymienionej ustawy, przy czym kluczową rolę w zakresie prowadzonej działalności socjalnej odgrywa regulamin ZFŚS.
Zasada dotycząca przyznawania ze środków funduszu ulgowych usługi świadczeń oraz dopłat
Następną bardzo ważną zasadą ustawy o ZFŚS jest uzależnienie udzielenia pomocy z funduszu od sytuacji, w jakiej znalazł się pracownik — dotyczy to np. zdarzeń losowych (choroba, wypadek, klęska żywiołowa) oraz trudności ekonomicznych (np. pozbawienie przez uprawniony organ świadczeń i zasiłków, podwyższenie rat spłacanego kredytu wskutek wzrostu stóp procentowych).
Podstawową zasadą funkcjonowania funduszu jest przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz ustalanie wysokości dopłat w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.
Prawo pracodawcy do żądania od uprawnionego udostępnienia danych osobowych
W celu weryfikacji sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracodawca ma prawo żądać od uprawnionego udostępnienia danych osobowych, co następuje w formie oświadczenia.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia.
Pracodawca może ponadto żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, które może być realizowane w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Pracodawca przetwarza dane osobowe udostępnione przez osobę uprawnioną przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Dodatkowe obowiązki pracodawcy w związku z przetwarzaniem danych uprawnionego dotyczących zdrowia
Ocena życiowej sytuacji osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS może w określonych przypadkach być związana z dostępem pracodawcy do informacji o stanie zdrowia pracownika.
Przykład 1.
W przedsiębiorstwie funkcjonuje fundusz socjalny. Świadczenia, zapomogi i dopłaty są udzielane w zależności od sytuacji życiowej pracowników firmy, co jest zgodne z ustawowymi wytycznymi. Sprawami funduszu zajmuje się kierownik działu kadrowego w zakładzie pracy. Jeden z pracowników wystąpił o wypłatę jednorazowego świadczenia ze środków ZFŚS, argumentując swą prośbę pogorszeniem się stanu zdrowia. Kierownik kadr zwrócił się do pracownika o przedłożenie dokumentów potwierdzających opisane przez uprawnionego fakty. Czy osoba mająca dostęp do tego rodzaju informacji powinna spełniać jakieś dodatkowe warunki?
Należy w pierwszej kolejności pamiętać, że informacje o stanie zdrowia, podlegają szczególnej ochronie i — co do zasady — nie można ich swobodnie przetwarzać. Zgodnie z art. 9 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), czyli RODO, zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.
Jednak w przypadku prowadzenia działalności socjalnej na podstawie ustawy o ZFŚS gromadzenie i przetwarzanie danych o stanie zdrowia jest dozwolone, przy czym muszą być zachowane odpowiednie środki bezpieczeństwa.
Do przetwarzania danych o stanie zdrowia uprawnionego, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
Gromadzenie danych o sytuacji socjalnej w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego
Do problematyki gromadzenia danych o sytuacji socjalnej osoby uprawnionej do świadczeń z funduszu odniósł się także Sąd Najwyższy (SN). W generalnym ujęciu wykładnia SN przewiduje, że pracodawca jest uprawniony, do celów przewidzianych w regulaminie ZFŚS, do pozyskiwania od pracownika danych o jego osobistej sytuacji życiowej oraz o dochodach członków jego rodziny.
Reasumując powyższy aspekt omawianej problematyki, należy stwierdzić, że SN w pełni uznał zasadność uzależnienia przyznania świadczenia z funduszu, np. w formie zapomogi, od sytuacji życiowej uprawnionego, w tym od dochodu nie tylko samego pracownika, ale również członków jego rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie.
Przykład 2.
W firmie działa fundusz socjalny. W jednym z zapisów regulaminu ZFŚS zawarto zapis, zgodnie z którym osoba uprawniona może ubiegać się o zapomogę ze środków funduszu, jeżeli jest to uzasadnione szczególnie trudną sytuacją życiową tej osoby, zwłaszcza takimi zdarzeniami jak choroba, zmniejszenie dochodów, przypadki losowe. Jednocześnie regulamin przewiduje, że w celu weryfikacji sytuacji życiowej pracownika wymagane jest przedłożenie dokumentów potwierdzających zaistniałe okoliczności. Dotyczy to także dokumentów odnoszących się do członków rodziny uprawnionego (np. zaświadczenie o przychodach małżonka z jego zakładu pracy, oświadczenie o wysokości emerytury lub innych otrzymywanych świadczeniach).
W świetle przepisów ustawy o ZFŚS oraz przytoczonego wyroku SN postępowanie pracodawcy przedstawione w przykładzie można uznać za zgodne z prawem oraz uzasadnione w kontekście opisanych okoliczności.
Gromadzenie danych o sytuacji socjalnej w celu przyznania świadczenia z ZFŚS — podsumowanie
Jeżeli w zakładzie pracy funkcjonuje fundusz socjalny, to każda uprawniona osoba może wystąpić o przyznanie jej świadczenia przewidzianego w regulaminie ZFŚS. Pomoc z funduszu jest jednak uwarunkowana sytuacją życiową pracownika. W związku z tym pracodawca ma prawo żądać od zatrudnionego udokumentowania określonego stanu faktycznego. Na zasadach wynikających z ustawy o ZFŚS pracodawca gromadzi i przetwarza dane uzyskane od osoby zainteresowanej świadczeniami finansowanymi ze środków funduszu.
