Czy możliwa jest dopłata do wypoczynku z ZFŚS na zaległy urlop?

Wśród prawnych wymogów dotyczących udzielania urlopu wypoczynkowego Kodeks pracy (kp) wymienia obowiązek dochowania terminów, do których upływu należy umożliwić pracownikowi wykorzystanie urlopu. Ich przekroczenie powodować może różnego rodzaju komplikacje, a wśród nich nawet pociągnięcie pracodawcy do odpowiedzialności z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Właściwe wywiązywanie się z obowiązku udzielania urlopów wypoczynkowych ma również wpływ na poprawność innych związanych z tym działań pracodawcy, do których należy dofinansowanie wypoczynku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Czy dopłata do wypoczynku z ZFŚS na zaległy urlop również przysługuje pracownikom?

Dopłata do wypoczynku w regulaminie ZFŚS

Zgodnie z art. 8 ust. 2 Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – dalej: ustawa – zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

W myśl art. 2 pkt 1 ustawy działalność socjalna obejmuje usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Popularnym świadczeniem, często wymienianym w regulaminach ZFŚS, są dopłaty do wypoczynku nazywane też „wczasami pod gruszą”. Ich wysokość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, zgodnie z wymogiem art. 8 ust. 1 ustawy. W praktyce pracodawcy ustalają zazwyczaj przedziały wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny pracownika, którym przyporządkowane są konkretne kwoty dopłat, a warunkiem otrzymania dopłaty jest wykorzystanie w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze; najczęściej wymaga się 14-dniowego nieprzerwanego wypoczynku.

Świadczenie urlopowe

Od „wczasów pod gruszą”, czyli świadczenia, które można przewidzieć w regulaminie ZFŚS, należy odróżnić świadczenie urlopowe wypłacane przez pracodawców nietworzących omawianego funduszu. Jak stanowi art. 3 ust. 3 ustawy, pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Wysokość tego świadczenia nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia, wyjąwszy pracowników młodocianych, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy).

W myśl art. 3 ust. 5 i 5a ustawy świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Najpierw urlop zaległy, potem bieżący

W art. 163 kp sformułowano zasadę, że urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę. Pracodawca może nie ustalić planu urlopów, jeżeli wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa; z oczywistych względów zgoda taka nie jest wymagana, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli pracodawca nie ustalił planu urlopów, musi terminy poszczególnych urlopów każdorazowo uzgadniać z pracownikami.

Z różnych względów urlopy nie zawsze są wykorzystywane w terminach wcześniej zaplanowanych lub uzgodnionych. W szczególności przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, a także z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Ponadto urlop nie rozpoczyna się w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Pracodawca może też odwołać pracownika z urlopu, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (patrz art. 164, 165, 167 kp).

Kodeks pracy zawiera dwa przepisy mające zapobiec zwłoce w udzielaniu urlopów. Zgodnie z art. 161 pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Przekroczenie tego terminu powoduje, że urlop niewykorzystany staje się tzw. urlopem zaległym. Nie rodzi to jednak dla pracodawcy negatywnych następstw, o ile dochowa on terminu określonego w drugim przepisie, art. 168, zgodnie z którym urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jeżeli pracodawca tego nie uczyni, naraża się na karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 kp).

W wyroku Sądu Najwyższego z 9 maja 2013 roku (II PK 199/12) stwierdzono: „[…] kolejność wykorzystania urlopu wynika z ustawy, tzn. w pierwszej kolejności pracownik wykorzystuje urlop zaległy a dopiero po nim urlop bieżący. Nawet gdyby pracodawca kierował się określoną praktyką (zwyczajem) lub na podstawie indywidualnego zarządzenia wymagał, żeby pracownicy w pierwszej kolejności korzystali z urlopu bieżącego, a dopiero potem z urlopu zaległego, to byłoby to sprzeczne z przepisami prawa o urlopach wypoczynkowych. […] Jeżeli pracownik nie wykorzystał urlopu zaległego z przekroczeniem granicznego terminu z art. 168 kp (z wyjątkiem określonych w ustawie sytuacji uzasadniających przesunięcie urlopu na termin późniejszy), to oznacza to, że przepisy o udzielaniu urlopów nie są przestrzegane. Przeczy to więc zapatrywaniu […], że w pierwszej kolejności udziela się urlopu bieżącego, a nie zaległego. Taka kolejność pogłębiałaby jedynie wskazaną nieprawidłowość”.

Przykład 1.

Z przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego za 2023 rok wynoszącego 26 dni do 31 grudnia 2023 roku pracownikowi udzielono 21 dni urlopu. 1 stycznia 2024 roku pracownik nabył prawo do kolejnych 26 dni urlopu. W związku z tym ma do wykorzystania w 2024 roku w sumie 31 dni urlopu wypoczynkowego (5 dni urlopu zaległego + 26 dni urlopu bieżącego). Udzielając pracownikowi urlopu, pracodawca powinien wykorzystywane dni zaliczać najpierw na poczet urlopu zaległego, do jego wyczerpania (5 dni), a następnie – na poczet urlopu bieżącego (26 dni).

Jak nie określać zasad finansowania wypoczynku pracowników?

W przywołanym wyżej wyroku Sądu Najwyższego wskazano, że w przypadku, gdy pracownik ma do wykorzystania zarówno urlop zaległy, jak i bieżący, to z całokształtu przepisów o urlopach wypoczynkowych wynika norma nakazująca pracodawcy udzielenie zawsze najpierw urlopu zaległego, a w dalszej kolejności – bieżącego. Prowadzi to do wniosku, że w regulacjach dotyczących udzielania pracownikom dopłat do wypoczynku w postaci „wczasów pod gruszą” czy też świadczenia urlopowego nie można od tej zasady odstąpić. W szczególności za niedopuszczalne należy uznać wprowadzenie w regulaminie ZFŚS postanowienia, zgodnie z którym pracodawca miałby np. udzielać dopłaty do wypoczynku tylko pod warunkiem, że pracownik wykorzystuje urlop bieżący, a nie zaległy, lub że najpierw ma obowiązek wykorzystać urlop bieżący, a następnie zaległy.

O tym, że ustalenie takiego warunku byłoby działaniem na niekorzyść pracownika, świadczy choćby to, iż prowadziłoby ono do ograniczenia możliwości dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy w zakresie prawa do urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 291 § 1 kp roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Zatem – mając na względzie treść art. 168 kp –  termin roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego za dany rok rozpoczyna swój bieg 30 września. Jeżeli pracownik musiałby wykorzystywać najpierw urlop za bieżący rok, a dopiero po jego wykorzystaniu urlop zaległy – za rok wcześniejszy (lata wcześniejsze) – to mogłoby dojść do tego, że wskutek zwlekania z udzieleniem pracownikowi urlopu zaległego termin roszczenia pracownika w tym zakresie uległby przedawnieniu (pracownik nie miałby kiedy wykorzystać urlopu zaległego, gdyż wciąż udzielano by mu urlopu bieżącego).

Dopłata do wypoczynku z ZFŚS na zaległy urlop – podsumowanie

W odniesieniu do omawianego zagadnienia prezentowane są też niekiedy poglądy, w których myśl to pracownik powinien jasno wskazać, z którego urlopu – zaległego czy bieżącego – zamierza w danym przypadku skorzystać. Pogląd ten mógłby, być może, zostać uznany za trafny na gruncie prawa cywilnego, jednak w dziedzinie prawa pracy, którego celem jest przede wszystkim ochrona pracownika jako ekonomicznie słabszej strony stosunku pracy, za zasadny należy uznać pogląd głoszący, że w każdym przypadku przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego należy zachować kolejność: najpierw urlop zaległy, a następnie – bieżący.