Świadczenie urlopowe jest świadczeniem pieniężnym przysługującym pracownikowi, który korzysta z 14-dniowego urlopu i pracuje w zakładzie pracy zatrudniającym mniej niż 50 osób. Jest ono często mylone z dofinansowaniem do wypoczynku, tzw. wczasami pod gruszą, które wypłacają obowiązkowo zakłady pracy zobowiązane do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca może uwolnić się od obowiązku wypłacenia świadczenia urlopowego. Wystarczy, że w odpowiednim terminie poinformuje o tym pracowników. Czy pracownicy mogą domagać się wypłaty świadczenia urlopowego, jeżeli nie zostali poinformowani o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj szczegóły.
Kto wypłaca świadczenie urlopowe?
Zasady wypłacania świadczenia urlopowego reguluje m.in. art. 3 pkt 3 Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Czytamy w nim, że „Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art.5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe […]”.
Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na dzień 1 stycznia danego roku, oraz jednostki budżetowe i samorządowe bez względu na liczbę pracowników tworzą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych obowiązkowo.
Z ustawy zatem wynika, że pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników, z wyłączeniem jednostek samorządowych i budżetowych, mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe dobrowolnie.
Świadczenie urlopowe - kto nie musi wypłacać?
Aby nie wypłacać świadczenia urlopowego, należy do końca pierwszego miesiąca danego roku kalendarzowego poinformować o tym pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Ten warunek dotyczy jednak tylko pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązanych do wydania regulaminu wynagradzania. Przypomnijmy, że regulamin wynagradzania jest obowiązkowy nie tylko u pracodawców zatrudniających powyżej 50 osób, ale zgodnie z art.77 (2) § 1² pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym, ustala regulamin wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.
W przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym lub zakładowa organizacja związkowa wystąpiła z wnioskiem o ustalenie regulaminu wynagradzania informację o nietworzeniu ZFŚŚ oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego należy umieścić odpowiednio w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania.
Niewypłacone świadczenie urlopowe - w jaki sposób pracodawca musi poinformować pracowników o nietworzeniu ZFŚS oraz niewypłacaniu tego świadczenia?
Pracodawca ma czas do końca stycznia danego roku na poinformowanie pracowników o nietworzeniu ZFŚS oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Forma tego poinformowania jest dowolna. Ustawa mówi, że ma ono nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Przykład 1.
Pani Joanna prowadzi biuro rachunkowe i zatrudnia 25 osób. W zakładzie pracy nie obowiązuje układ zbiorowy ani nie działa organizacja związkowa, na której wniosek należałoby utworzyć regulamin wynagradzania. Wszystkie warunki dotyczące wynagradzania zamieszcza się w umowie o pracę. Pani Joanna chciałaby zwolnić się z wypłaty świadczenia urlopowego. Czy może taką informację przekazać pracownikom mailem? Tak. Jeżeli mail jest podstawowym środkiem służącym do codziennej komunikacji i wszyscy pracownicy z niego korzystają, wystarczy, że pani Joanna wyśle do wszystkich pracowników informację o treści: „Informuję, że w 2023 roku zakład pracy nie tworzy ZFŚS oraz nie wypłaca świadczenia urlopowego”. Taką informację musi przekazać pracownikom do końca stycznia danego roku.
Przykład 2.
Pan Piotr prowadzi zakład blacharski i zatrudnia 9 osób. W zakładzie nie obowiązuje układ zbiorowy ani regulamin wynagradzania. Pan Piotr komunikuje się z pracownikami głównie osobiście. Żaden z pracowników nie ma też służbowego maila. W tej sytuacji najlepiej będzie przygotować dla pracowników informację o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w formie pisemnej. Może to być pismo skierowane do każdego pracownika osobno, ale może też być to zbiorcza lista, na której pracownicy potwierdzają własnoręcznym podpisem, że zapoznali się z informacją. Ważne jest, aby data podpisania przez pracownika nie była późniejsza niż koniec stycznia danego roku.
Przykład 3.
Pani Krystyna prowadzi zakład krawiecki i zatrudnia 42 osoby. W zakładzie nie obowiązuje układ zbiorowy ani regulamin wynagradzania. Wszystkie informacje są ogłaszane na tablicy ogłoszeń w pokoju socjalnym. Pracownicy nie posiadają służbowego maila. Czy pracodawca może poinformować pracowników o nietworzeniu ZFŚŚ oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego na tablicy ogłoszeń? Tak. Ustawa nie wskazuje, aby pracodawca miał obowiązek poinformować pracownika na piśmie. Mówi jedynie o poinformowaniu pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca ma zwyczaj informowania pracowników poprzez umieszczanie informacji na tablicy ogłoszeń, taką informację również może tam przekazać.
Ile wynosi świadczenie urlopowe 2024?
Świadczenie urlopowe nie może być wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS i jest pomniejszane proporcjonalnie do etatu pracownika. Świadczenie urlopowe jest wolne od składek ZUS.
W odróżnieniu od świadczeń wypłaconych w ramach ZFŚS np. dofinansowania do wypoczynku, tzw. wczasów pod gruszą świadczenie urlopowe może być wypłacane pracownikom w jednakowej wysokości. Natomiast wszystkie świadczenia z ZFŚS muszą być zróżnicowane, a ich wysokość musi być uzależniona od sytuacji materialnej pracownika.
Kiedy wypłaca się świadczenie urlopowe?
Świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego.
Czy pracownik może ubiegać się o świadczenie urlopowe, jeżeli nie został poinformowany o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego?
Pracodawcy, którzy nie poinformują pracowników do końca stycznia danego roku o nietworzeniu ZFŚŚ oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego zobowiązani są do wypłacania świadczenia urlopu przez cały rok. Mówi o tym wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 11 września 2008 roku (XII Pa 161/08), w którym czytamy, że: „Jeśli mała firma nie poinformuje załogi do końca stycznia o rezygnacji ze świadczeń urlopowych, musi je regulować przez cały rok”.
W tej sytuacji pracownicy mogą domagać się wypłaty świadczenia, a w razie nieotrzymania go mogą dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. Pracownik może także zgłosić ten fakt do PIP, a ta może wydać nakaz wypłaty należnego świadczenia urlopowego.
Jednak całkowicie odmienne stanowisko reprezentuje Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 1 marca 2007 roku (I OSK 814/6) uchylił zaskarżony wyrok oraz decyzję Okręgowego Inspektora Pracy w Rzeszowie stwierdzając, że: „Niewątpliwie niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku określonego w art.3 ust 3a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi wykroczenie sankcjonowane w art. 12 a ust.1 ww. ustawy. W żadnym razie naruszenie przepisów ustawy poprzez niedopełnienie obowiązku informacyjnego nie może być utożsamiane z obowiązkiem pracodawcy do wypłaty świadczenia urlopowego, które o ile pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie przyjął na siebie zobowiązania w tym zakresie, nie stanowi świadczenia należnego, niewypłacenie którego uprawnia właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy do wydania nakazu […]”.
Jak widać w kwestii tego, czy pracownicy mogą domagać się wypłaty świadczenia urlopowego, jeżeli nie zostali poinformowani o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, Naczelny Sąd Administracyjny jest mniej restrykcyjny niż Państwowa Inspekcja Pracy. Jednak, aby uniknąć niepotrzebnych sporów z pracownikami, warto zadbać, aby zostali oni w terminie poinformowani o tym, że w danym roku świadczenie urlopowe nie będzie wypłacane.
