Świadczenie urlopowe jest świadczeniem pieniężnym przysługującym pracownikowi, który korzysta z 14-dniowego urlopu i pracuje w zakładzie pracy zatrudniającym mniej niż 50 osób. Jest ono często mylone z dofinansowaniem do wypoczynku, tzw. wczasami pod gruszą, które wypłacają obowiązkowo zakłady pracy zobowiązane do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca może uwolnić się od obowiązku wypłacenia świadczenia urlopowego. Wystarczy, że w odpowiednim terminie poinformuje o tym pracowników. Czy pracownicy mogą domagać się wypłaty świadczenia urlopowego, jeżeli nie zostali poinformowani o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj szczegóły.
Kto wypłaca świadczenie urlopowe?
Zasady wypłacania świadczenia urlopowego reguluje m.in. art. 3 pkt 3 Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Czytamy w nim, że „Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art.5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe […]”.
Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na dzień 1 stycznia danego roku, oraz jednostki budżetowe i samorządowe bez względu na liczbę pracowników tworzą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych obowiązkowo.
Z ustawy zatem wynika, że pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników, z wyłączeniem jednostek samorządowych i budżetowych, mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe dobrowolnie.
Świadczenie urlopowe - kto nie musi wypłacać?
Aby nie wypłacać świadczenia urlopowego, należy do końca pierwszego miesiąca danego roku kalendarzowego poinformować o tym pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Ten warunek dotyczy jednak tylko pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązanych do wydania regulaminu wynagradzania. Przypomnijmy, że regulamin wynagradzania jest obowiązkowy nie tylko u pracodawców zatrudniających powyżej 50 osób, ale zgodnie z art.77 (2) § 1² pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym, ustala regulamin wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.
W przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym lub zakładowa organizacja związkowa wystąpiła z wnioskiem o ustalenie regulaminu wynagradzania informację o nietworzeniu ZFŚŚ oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego należy umieścić odpowiednio w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania.
Niewypłacone świadczenie urlopowe - w jaki sposób pracodawca musi poinformować pracowników o nietworzeniu ZFŚS oraz niewypłacaniu tego świadczenia?
Pracodawca ma czas do końca stycznia danego roku na poinformowanie pracowników o nietworzeniu ZFŚS oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Forma tego poinformowania jest dowolna. Ustawa mówi, że ma ono nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Przykład 1.
Pani Joanna prowadzi biuro rachunkowe i zatrudnia 25 osób. W zakładzie pracy nie obowiązuje układ zbiorowy ani nie działa organizacja związkowa, na której wniosek należałoby utworzyć regulamin wynagradzania. Wszystkie warunki dotyczące wynagradzania zamieszcza się w umowie o pracę. Pani Joanna chciałaby zwolnić się z wypłaty świadczenia urlopowego. Czy może taką informację przekazać pracownikom mailem? Tak. Jeżeli mail jest podstawowym środkiem służącym do codziennej komunikacji i wszyscy pracownicy z niego korzystają, wystarczy, że pani Joanna wyśle do wszystkich pracowników informację o treści: „Informuję, że w 2023 roku zakład pracy nie tworzy ZFŚS oraz nie wypłaca świadczenia urlopowego”. Taką informację musi przekazać pracownikom do końca stycznia danego roku.
Przykład 2.
Pan Piotr prowadzi zakład blacharski i zatrudnia 9 osób. W zakładzie nie obowiązuje układ zbiorowy ani regulamin wynagradzania. Pan Piotr komunikuje się z pracownikami głównie osobiście. Żaden z pracowników nie ma też służbowego maila. W tej sytuacji najlepiej będzie przygotować dla pracowników informację o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w formie pisemnej. Może to być pismo skierowane do każdego pracownika osobno, ale może też być to zbiorcza lista, na której pracownicy potwierdzają własnoręcznym podpisem, że zapoznali się z informacją. Ważne jest, aby data podpisania przez pracownika nie była późniejsza niż koniec stycznia danego roku.
Przykład 3.
Pani Krystyna prowadzi zakład krawiecki i zatrudnia 42 osoby. W zakładzie nie obowiązuje układ zbiorowy ani regulamin wynagradzania. Wszystkie informacje są ogłaszane na tablicy ogłoszeń w pokoju socjalnym. Pracownicy nie posiadają służbowego maila. Czy pracodawca może poinformować pracowników o nietworzeniu ZFŚŚ oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego na tablicy ogłoszeń? Tak. Ustawa nie wskazuje, aby pracodawca miał obowiązek poinformować pracownika na piśmie. Mówi jedynie o poinformowaniu pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca ma zwyczaj informowania pracowników poprzez umieszczanie informacji na tablicy ogłoszeń, taką informację również może tam przekazać.
Ile wynosi świadczenie urlopowe?
W 2023 roku świadczenie urlopowe pozostaje na tym samym poziomie, co w roku 2022. Świadczenie urlopowe nie może być wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS, który w 2023 roku wynosi 1662,97 zł i jest pomniejszane proporcjonalnie do etatu pracownika. W przypadku pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych w 2023 roku odpis wynosi 2217,29 zł na 1 pracownika. Świadczenie urlopowe jest wolne od składek ZUS.
W odróżnieniu od świadczeń wypłaconych w ramach ZFŚS np. dofinansowania do wypoczynku, tzw. wczasów pod gruszą świadczenie urlopowe może być wypłacane pracownikom w jednakowej wysokości. Natomiast wszystkie świadczenia z ZFŚS muszą być zróżnicowane, a ich wysokość musi być uzależniona od sytuacji materialnej pracownika.
Kiedy wypłaca się świadczenie urlopowe?
Świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego.
Czy pracownik może ubiegać się o świadczenie urlopowe, jeżeli nie został poinformowany o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego?
Pracodawcy, którzy nie poinformują pracowników do końca stycznia danego roku o nietworzeniu ZFŚŚ oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego zobowiązani są do wypłacania świadczenia urlopu przez cały rok. Mówi o tym wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 11 września 2008 roku (XII Pa 161/08), w którym czytamy, że: „Jeśli mała firma nie poinformuje załogi do końca stycznia o rezygnacji ze świadczeń urlopowych, musi je regulować przez cały rok”.
W tej sytuacji pracownicy mogą domagać się wypłaty świadczenia, a w razie nieotrzymania go mogą dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. Pracownik może także zgłosić ten fakt do PIP, a ta może wydać nakaz wypłaty należnego świadczenia urlopowego.
Jednak całkowicie odmienne stanowisko reprezentuje Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 1 marca 2007 roku (I OSK 814/6) uchylił zaskarżony wyrok oraz decyzję Okręgowego Inspektora Pracy w Rzeszowie stwierdzając, że: „Niewątpliwie niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku określonego w art.3 ust 3a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi wykroczenie sankcjonowane w art. 12 a ust.1 ww. ustawy. W żadnym razie naruszenie przepisów ustawy poprzez niedopełnienie obowiązku informacyjnego nie może być utożsamiane z obowiązkiem pracodawcy do wypłaty świadczenia urlopowego, które o ile pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie przyjął na siebie zobowiązania w tym zakresie, nie stanowi świadczenia należnego, niewypłacenie którego uprawnia właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy do wydania nakazu […]”.
Jak widać w kwestii tego, czy pracownicy mogą domagać się wypłaty świadczenia urlopowego, jeżeli nie zostali poinformowani o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, Naczelny Sąd Administracyjny jest mniej restrykcyjny niż Państwowa Inspekcja Pracy. Jednak, aby uniknąć niepotrzebnych sporów z pracownikami, warto zadbać, aby zostali oni w terminie poinformowani o tym, że w danym roku świadczenie urlopowe nie będzie wypłacane.
