Rekompensata za koszty odzyskania należności - jak uzyskać 40 euro, gdy kontrahent zwleka z płatnością?

Niedotrzymanie terminu płatności przez kontrahenta to irytująca część prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku opóźnień przedsiębiorca może żądać od kontrahenta rekompensaty. Z poniższego artykułu nasi czytelnicy dowiedzą się jak ubiegać się o wspomnianą w tytule kwotę, oraz w jakich przypadkach będzie to uzasadnione i konieczne.

Egzekwowanie należności od dłużników bywa trudne i kosztowne dla przedsiębiorców. Mimo starań często nie udaje się odzyskać zapłaty, a koszty windykacji obciążają wierzyciela. Aby zmotywować dłużników do terminowych płatności, wprowadzono zryczałtowaną rekompensatę, która jest naliczana w przypadku opóźnień. Dla zobowiązań, których kwota nie przekracza 5 000 zł rekompensata za koszty odzyskania należności wynosi 40 euro.

Chociaż kwota 40 euro jest stała zwykle nie pokrywa wszystkich kosztów windykacji. Jeśli rzeczywiste wydatki związane z odzyskaniem należności są wyższe, wierzyciel może ubiegać się o zwrot tych kosztów, w tym kosztów sądowych, pomniejszonych o wspomnianą kwotę 40 euro. 

Dochodzenie odsetek w transakcjach handlowych od zaległości

Jeśli firma nie dostaje zapłaty na czas i chce dochodzić swoich praw wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych poprzez szybsze i prostsze od zwykłego postępowania sądowego, postępowania nakazowego. W tym trybie sąd może szybko wydać nakaz zapłaty, który działa jak wyrok, jeżeli druga strona się nie odwoła.

Jeśli sąd nie widzi podstaw do wydania nakazu zapłaty, sprawa będzie rozpatrywana w zwykłym trybie. Pierwsze posiedzenie sądu powinno odbyć się w ciągu dwóch miesięcy od złożenia kompletnego pozwu, a jeżeli pozew był dotknięty brakami – przed upływem 2 miesięcy od dnia ich usunięcia.

Terminy zapłaty w transakcjach między przedsiębiorcami

Od 2021 roku niektórzy przedsiębiorcy muszą składać raporty o tym, jak szybko płacą za transakcje handlowe. Dotyczy to dużych firm, które:

• Osiągnęły w poprzednim roku podatkowym przychód powyżej 50 mln euro,
• Znalazły się na liście ogłoszonej przez ministra finansów do 30 września danego roku.

Raportu nie muszą składać publiczne placówki medyczne oraz inne podmioty wskazane w ustawie o działalności leczniczej.

Zasady dotyczące terminów płatności:

• W transakcjach między firmami tej samej wielkości (np. dwie średnie lub dwie duże firmy) termin płatności powinien wynosić maksymalnie 60 dni.
• Wyjątkiem jest sytuacja, gdy strony ustaliły dłuższy termin w umowie, ale tylko wtedy, gdy wierzyciel jest małą firmą (mikro lub średnią), a ustalenie to nie jest rażąco niesprawiedliwe.

Terminy zapłaty w transakcjach z dłużnikiem, który jest podmiotem publicznym

W przypadku, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, termin zapłaty w transakcjach, nie może przekroczyć 30 dni.

Jeżeli strony ustalą harmonogram spełnienia świadczenia pieniężnego w częściach, wyżej wskazane terminy stosuje się do zapłaty każdej części świadczenia pieniężnego.

Zwrot kosztów dochodzenia należności

Przedsiębiorca może domagać się rekompensaty za opóźnienie w płatnościach w ramach transakcji handlowych, czyli umów między firmami. Jeśli strony ustaliły, że płatność będzie podzielona na raty, rekompensata przysługuje za każdą niezapłaconą część.

Jeśli koszty odzyskania należności są wyższe niż stała rekompensata, wierzyciel może starać się w sądzie o zwrot rzeczywiście poniesionych wydatków.

Rekompensata ma ustalone kwoty w zależności od wartości długu:

• 40 euro, jeśli dług nie przekracza 5 000 zł,
• 70 euro, jeśli dług wynosi od 5 000 do 50 000 zł,
• 100 euro, jeśli dług wynosi co najmniej 50 000 zł.

Nie trzeba udowadniać faktycznych kosztów odzyskania długu – prawo do rekompensaty powstaje automatycznie, gdy należą się odsetki za opóźnienie. Nie trzeba wysyłać osobnego wezwania do zapłaty tej kwoty. Rekompensaty nie można przekazać innej osobie lub firmie.

Art. 481 Kodeksu Cywilnego. Według § 1:

„Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”.

Natomiast według § 2: 

„Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych. Jednakże, gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy”

Jak obliczyć ile to jest 40 euro?

Kwotę 40 euro należy przeliczyć na złotówki, ponieważ ustawa wyraźnie wskazuje, że przedsiębiorcy jest należna równowartość tej kwoty. 40 euro przelicza się na złote polskie według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Przykład 1.

Faktura opiewająca na kwotę 4000 zł stała się wymagalna 23 czerwca 2022 roku, a więc zgodnie z opisanymi w artykule „widełkami” kwota rekompensaty będzie wynosiła 40 euro po kursie z ostatniego dnia roboczego maja 2022 roku. W tym przypadku będzie to 31 maja 2022 roku. Zgodnie z kursem Narodowego Banku Polskiego wynoszącym w owym dniu 4.5756 zł po wykonaniu obliczeń wychodzi nam, iż kwotą o jaką powinien ubiegać się przedsiębiorca jest 183,02 zł.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

W transakcjach handlowych wierzyciel ma prawo do ustawowych odsetek za opóźnienie w płatności i to bez konieczności wysyłania wezwania. Podstawą do ich obliczenia jest stopa referencyjna Narodowego Banku Polskiego, która od 5 października 2023 wynosi 5,75%.

Wierzyciel może naliczyć odsetki, jeśli:

• Wykonał swoje zobowiązanie (np. dostarczył towar lub wykonał usługę),
• Nie otrzymał zapłaty w terminie.

Wysokość odsetek zależy od rodzaju dłużnika:

1. Jeśli dłużnikiem jest podmiot publiczny będący placówką medyczną, odsetki wynoszą stopę referencyjną NBP + 8 punktów procentowych (13,75% w 2024 roku).
2. Jeśli dłużnikiem jest inny podmiot, odsetki wynoszą stopę referencyjną NBP + 10 punktów procentowych (15,75% w 2024 roku).

Rekompensata za koszty odzyskania należności - podsumowanie

Przedsiębiorcy mogą łatwiej dochodzić zwrotu kosztów związanych z odzyskaniem należności dzięki automatycznej rekompensacie w wysokości 40 euro. Aby ją otrzymać, wystarczy spełnić warunki określone w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych - nie trzeba udowadniać wysokości poniesionej szkody. Dodatkowo, groźba zapłaty tych 40 euro może skutecznie zmotywować kontrahentów do terminowego regulowania płatności.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1790);

Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. tj. z dnia 21 czerwca 2024 r. (tj. Dz.U. z 2024 r., poz. 1061 ze zm.).

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.