Zmiany w projekcie finansowanym z Funduszy Europejskich - w jaki sposób ich dokonywać?

Od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie  do czasu jego oceny mija zazwyczaj kilka miesięcy. Jeżeli decyzja jest pozytywna, beneficjent podpisuje umowę o  dofinansowanie i może przystąpić do realizacji projektu, która w niektórych przypadkach może zająć 2–3 lata. W tak długim okresie na pewno pojawią się okoliczności, których nie można było  przewidzieć na etapie planowania przedsięwzięcia. Dlatego też dokonanie zmiany w projekcie finansowanym z Funduszy Europejskich zostało dozwolone. Nie jest to jednak procedura łatwa i wymaga od beneficjentów bardzo dużej ostrożności. W niniejszym artykule przybliżamy najważniejsze zasady dokonywania zmian w projektach unijnych.

Zmiany w projekcie finansowanym z Funduszy Europejskich - gdzie określono warunki dokonywania zmian? 

Możliwość dokonywania zmian w projekcie wynika przede wszystkim z Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 roku o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027. Zgodnie z art. 62 projekt objęty dofinansowaniem może być zmieniony za zgodą właściwej instytucji, jeżeli:

1. zmiany nie wpłynęłyby na wynik oceny projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną projektu, albo 
2. zmiany wynikają z wystąpienia okoliczności niezależnych od beneficjenta, których nie mógł przewidzieć, działając z należytą starannością, oraz zmieniony projekt w wystarczającym stopniu będzie przyczyniał się do realizacji celów programu.

Instytucje Zarządzające/Pośredniczące, korzystając z przywołanego artykułu, wprowadziły do umów o dofinansowanie zapisy dotyczące możliwości zmian. 

Na przykład we wzorze umowy dla programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021–2027 znalazł się § 23 Zmiany w projekcie, zgodnie z którym: „beneficjent może dokonywać zmian w projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia Instytucji Pośredniczącej (IP) oraz przekazania aktualnego wniosku o  dofinansowanie projektu i uzyskania akceptacji IP w terminie 15 dni roboczych”. 

Zazwyczaj każda umowa o dofinansowanie zawiera odrębny rozdział odnośnie do dokonywania zmian albo przepisy dotyczące tego zakresu rozmieszczone są w różnych częściach umowy.

Kolejnym dokumentem, który może określać tryb i zasady dokonywania zmian w umowie, są opracowania przygotowane przez instytucje ogłaszające konkursy. 

Dla beneficjentów realizujących projekty w ramach programu Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska 2021–2027 opracowano dokument:  „Zasady postępowania w zakresie zgłaszania zmian w projekcie finansowanym ze środków EFS+ i FST dla beneficjentów rozliczających projekt w Instytucji Zarządzającej FEDS 2021–2027”.

W województwie śląskim analogicznym opracowaniem jest Przewodnik dla beneficjentów FE SL 2021, który zawiera rozdział: Zmiany w projekcie i umowie.  

W obu przywołanych dokumentach znajdziemy najważniejsze informacje dotyczące dokonywania zmian w projekcie, ich zakresu, form zgłaszania, a także aneksowania umowy. 

Można więc powiedzieć, że instytucje udzielające wsparcia dokładają wszelkich starań, aby ułatwić procedurę dokonywania zmian beneficjentowi poprzez określenie w poradnikach wszelkich możliwych scenariuszy, które mogą nieoczekiwanie wystąpić w trakcie realizacji projektu. 

W dalszej części artykułu omówimy na podstawie kilku przykładów, jak procedować w przypadku zgłoszenia zmian w projektach, które uzyskał dofinansowanie z programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki oraz Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska.

Jakie zasady dokonywania zmian w projekcie obowiązują w programie FENG?

Tryb wprowadzania zmian w projekcie dofinansowanym w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki jest uzależniony od charakteru wprowadzanych zmian. Na tej podstawie możemy wyróżnić 3 przypadki:

1. beneficjent informuje instytucje za pośrednictwem CST 2021 – wówczas składane jest tylko oświadczenie podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta i nie jest wymagane potwierdzenie ze strony Instytucji, że zmiana została uwzględniona. Dotyczy to sytuacji m.in.: 
• zmiany danych adresowych beneficjenta,
• terminów realizacji poszczególnych zadań projektu, o ile zmiana nie przekracza 3  miesięcy i pozostaje bez wpływu na ustalony w umowie termin złożenia wniosku o  płatność końcową i zakres merytoryczny projektu,
• szczegółowego opisu kosztów w ramach zadania planowanych do poniesienia w projekcie, o ile zmiana ta nie wpływa negatywnie na osiągnięcie celu projektu,
• danych kontaktowych, formy zaangażowania personelu w projekcie, a także harmonogramu płatności;
2. beneficjent tworzy wniosek o zmianę w systemie CST 2021 ze zmodyfikowanymi blokami danych w zakresie wnioskowanej zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem – ten tryb nie wymaga aneksu do umowy, ale Instytucja musi wyrazić pisemną zgodę. Taka sytuacja ma miejsce, gdy np.:
• dochodzi do zmiany terminów realizacji poszczególnych zadań projektu powyżej 3  miesięcy, 
• dochodzi do przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów FENG powyżej 25% wartości kwoty danej kategorii kosztów,
• dochodzi do zmiany zakresu rzeczowo-finansowego, która nie wpływa na budżet projektu;
3. beneficjent tworzy wniosek o zmianę w systemie CST 2021 ze zmodyfikowanymi blokami danych w zakresie wnioskowanej zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem – ale w tym wypadku wymagana jest zmiana umowy w formie aneksu podpisanego przez obie strony. Dotyczy to m.in.:
• każdej zmiany, która powoduje zmianę daty zakończenia projektu,
• każdej zmiany zakresu rzeczowo-finansowego wpływającej na budżet projektu,
• zmiany formy prawnej beneficjenta. 

Należy zwrócić uwagę, że w przypadku konieczności wprowadzania zmian do umowy nie jest możliwe dokonywanie przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów rozliczanych za pomocą metod uproszczonych a pozostałymi kategoriami kosztów oraz kategoriami wydatków dotyczącymi różnych przeznaczeń pomocy publicznej. 

Jeżeli jest natomiast konieczność wprowadzenia zmian w projekcie, które wymagają zawarcia aneksu lub zgody instytucji, beneficjent będzie musiał złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu CST 2021 wniosek o zaakceptowanie zmian wraz z przedstawieniem ich zakresu oraz uzasadnieniem. W danym momencie może być utworzony tylko jeden wniosek o zmianę.

Jakie zasady dokonywania zmian w projekcie obowiązują w programie FEDS 2021–2027?

Instytucja Zarządzająca programem Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w projektach w uzasadnionych przypadkach. Należy jednak pamiętać o  podstawowych kwestiach:

• niedopuszczalne jest wprowadzenie do projektu zmian znacznie odbiegających od pierwotnej wersji wniosku o dofinansowanie;
• składane dokumenty powinny być możliwe do weryfikacji i przygotowane w sposób rzetelny;
• w każdym przypadku wprowadzane zmiany nie powinny negatywnie wpływać na cel projektu, wskaźniki produktu i rezultatu oraz zmieniać założeń wniosku o dofinansowanie. 

Przyjmuje się, że beneficjent może dokonywać zmian w projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia poprzez system CST 2021, nie później niż 1 miesiąc przed zakończeniem realizacji projektu. Należy pamiętać, że zmiany w projekcie wymagają pisemnej akceptacji Instytucji Zarządzającej. Pierwszym krokiem jest zawsze kontakt z opiekunem projektu i konsultacja zakresu planowanych do wprowadzenia zmian. Samowolne działanie w tym zakresie może doprowadzić do utraty części dotacji. 

Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z jego realizacją, np.: 

• zakresu finansowego projektu budżetu (przesunięcie wydatków między różnymi kategoriami w związku z różnicami cen, między latami realizacji projektu);
• wskaźników realizacji projektu, wymiernych efektów projektu, czyli tego, co zaplanowaliśmy zrealizować (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel projektu, a wartość tych wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny wniosku);
• zakresu rzeczowego projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu, albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia);
• harmonogramu czasowego realizacji projektu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu).

Należy pamiętać, że w przypadku projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych zakres zmian jest zawsze ograniczony. Niedopuszczalne są bowiem zmiany, które skutkowałyby zmianą wartości kwot ryczałtowych. Rekomenduje się zgłaszanie zmian kompleksowo wraz z ich odpowiednim uzasadnieniem nie częściej niż raz na 3 miesiące.     

Podsumowując, zmiany w projekcie są możliwe po wyrażeniu zgody przez instytucję udzielającą wsparcia. Istnieje oczywiście katalog drobnych zmian (takich jak dane beneficjenta, zmiana jego adresu),  które nie wymagają zgody instytucji, ale beneficjent zawsze zobowiązany jest do poinformowania o nich w terminie określonym w umowie. Praktyka pokazuje, że o zmianie zawsze należy poinformować opiekuna projektu, ustalić, czy jest ona możliwa do wprowadzenia i określić tryb jej dokonania. Gdybyśmy chcieli uzyskać akceptację zmian, które mają istotne znaczenie dla projektu już po ich wprowadzeniu, może okazać się, że jest to niemożliwe. Szczególnej uwagi wymagają zmiany finansowe. Nie mogą bowiem one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania ani przekroczyć ustalonych w projekcie limitów wydatków.