Poradnik Przedsiębiorcy

Jak długo należy przechowywać dokumenty związane z ZFŚS w zgodzie z RODO?

Zatrudniam około 70 pracowników i tworzę Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. W związku z tym pobieram dane od swoich pracowników w celu ustalenia ich sytuacji majątkowej. Jak długo mogę przechowywać takie dane zawiązane z ZFŚS? Czy po wypłacie danego świadczenia powinienem usunąć dane niezwłocznie? 

Jarosław, Jelenia Góra 

Aby pracodawca mógł prawidłowo określić sytuację majątkową swoich pracowników, potrzebuje odpowiednich danych. Są to niejednokrotnie dane wrażliwe lub dotyczące zdrowia. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z RODO dane osobowe muszą być przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są one przetwarzane. W związku z tym również w przypadku dokumentów związanych z ZFŚS powinna obowiązywać analogiczna zasada. Jak długo powinny więc być przechowywane te dane?

RODO a ZFŚS

Jeśli chodzi o świadczenia z ZFŚS, to w Ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wprowadzono zmiany, a mianowicie w art. 8 po ust. 1 dodano kilka zapisów. Najważniejsze kwestie, które uregulowano, to: 

  1. Pracownik udostępnia dane w formie oświadczenia, pracodawca może żądać udokumentowania tych danych. 

  2. Pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

  3. Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne.

Maksymalnym okresem przechowywania danych dotyczących ZFŚS będzie więc okres dochodzenia roszczeń. I tu pojawia się pytanie, ile on wynosi. Sprawa o świadczenia z ZFŚS jest sprawą z zakresu prawa pracy, stąd też prawo do świadczeń z ZFŚS podlega przedawnieniu według przepisów prawa pracy, a nie przepisów prawa cywilnego. Zasadne wydaje się więc zastosowanie okresu 3 lat jako okresu, przez który prawidłowe będzie przechowywanie danych. 

Minimalizacja danych 

Nowe zapisy w ustawie o ZFŚS uregulowały kwestie zakresu pobierania danych oraz ich formy. Dodatkowo wprowadziły zapisy dotyczące okresu przechowywania danych oraz dotyczące konieczności wykonywania przez pracodawcę regularnych przeglądów tej dokumentacji. Przechowywane dane dotyczące ZFŚS powinny być więc zbierane zgodnie z zasadą celowości, co z kolei znacznie minimalizuje ilość przechowywanych danych. W przypadku bowiem braku zasadności przechowywania danych pracodawca ma obowiązek ich usunięcia. Należy przypomnieć, że zgodnie z RODO wszelkie dane nie tylko te związane z ZFŚS, powinny być przechowywane w odpowiednim zakresie oraz przez odpowiedni okres.