Poradnik Przedsiębiorcy

Jakie są najczęstsze błędy w gospodarowaniu ZFŚS?

Pracodawcy, którzy utworzyli Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) zobowiązani są do gospodarowania jego środkami w sposób przewidziany w Regulaminie ZFŚS, który jest zgodny w szczególności z ustawą z 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawą z 23 maja 1991 roku oraz o związkach zawodowych.  W placówkach oświatowych zgodnie z ustawą z 26 stycznia 1982 roku (Karta Nauczyciela), natomiast uczelnie publiczne działające na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym – zgodnie z ustawą z 27 lipca 2015 roku (Prawo o szkolnictwie wyższym).

Jakie są najczęstsze błędy w gospodarowaniu środkami ZFŚS?

Często spotyka się poważne błędy w gospodarowaniu środkami ZFŚS, co wiąże się z konsekwencjami finansowymi. Pomyłki dotyczą zarówno ustalania wysokości świadczeń, jak i osób nimi objętych. Należy pamiętać, że jeżeli pracodawca lub osoba odpowiedzialna w jego imieniu, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z nimi, podlega karze grzywny. O grzywnie orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 12a ustawy o ZFŚS). Poniżej opisane są najczęściej spotykane błędy dotyczące gospodarowania środkami ZFŚS

Rozdawanie świadczeń z ZFŚS w równych wysokościach

W ustawie o ZFŚS kluczowy jest art. 8 ust. 1, który mówi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Zdarza się, że pracodawcy nie chcą różnicować świadczeń z ZFŚS, aby nie powodować zazdrości wśród załogi. Najczęściej nie różnicują paczek dla dzieci, świadczeń związanych z wypoczynkiem, biletów do kina, wycieczek. Takie postępowanie jest błędne.

Zasada „każdemu po równo" pozostaje w opozycji do kryterium socjalnego. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 20 sierpnia 2001 roku (I PKN 579/00 OSNP 2003/14/331) doświadczenie życiowe wskazuje, iż jest mało prawdopodobne, aby dwie uprawnione osoby pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej,  
a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej, zdaniem Sądu Najwyższego, możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionymi jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 15 listopada 2012 roku (III AUa 191/12)
Fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnicę w poziomie życia pracowników i ich rodzin. Jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatem są rodziny (a nie tylko pracownicy) o najniższych dochodach.

Wyżej przytoczony przepis (art. 8 ust. 1) powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, materialną i rodzinną osób uprawnionych, czyli z kryterium socjalnym. Przyjęcie tego kryterium prowadzi do wniosku, że przyznawanie świadczeń ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości jest wykluczone.

Dyskryminacja emerytów i innych osób

Zdarza się, że pracodawca w Regulaminie ZFŚS zawiera zapisy wykluczające emerytów i rencistów z korzystania ze świadczeń lub w znacznym stopniu ogranicza tej grupie osób możliwość korzystania z pomocy zakładu. Spotyka się też zapisy w regulaminach mówiące o tym, że do korzystania z ZFŚS uprawnieni są tylko pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy lub po przepracowaniu u danego pracodawcy jakiegoś okresu czasu, np. 6 miesięcy. Te zapisy i postępowanie jest błędne. Status pracownika nabywa się wraz z pierwszym dniem zatrudnienia bez względu na wymiar czasu pracy.

Ustawa o ZFŚS w art. 2 pkt. 5 określa, że osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń to:
-pracownicy i ich rodziny,
-emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny
-inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS.

Nie można dyskryminować emerytów, rencistów i osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy przyznając im z tego powodu niższe świadczenia. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, a nie od statusu pracownika, wymiaru etatu czy innych nie socjalnych kryteriów.

Nieprawidłowy sposób badania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej

Aby pracodawca właściwie skierował pomoc musi poznać sytuację socjalną osób uprawnionych. Może to zrobić np. poprzez żądanie złożenia „oświadczenia o dochodach/ sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej”. Czasami uprawnieni nie chcą ujawniać swojej sytuacji socjalnej. Zdarza się, że pracodawcy, aby nie powodować konfliktów wśród załogi, umieszczają w regulaminie zapis, że osoby, które nie złożą ww. oświadczenia są automatycznie zaliczane do grupy o najwyższych dochodach i otrzymują świadczenia w najniższej wysokości. Jest to działanie nieprawidłowe.

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 10 października 2013 roku (III AUa 752/13) podkreślono, że kryterium socjalne zdefiniowane jest w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a regulamin obowiązujący  u pracodawcy nie może być sprzeczny z przepisami tej ustawy. Zapis o przyznawaniu świadczeń socjalnych w najniższej wysokości bez badania kryterium socjalnego nie jest zgodny z ustawą. Przy czym kryterium socjalne według ustawy, to sytuacja życiowa, rodzinna i materialna, które to elementy winny być oceniane i badane łącznie. Kryterium socjalne powinno być badane w odniesieniu do każdego konkretnego pracownika, bo świadczenie przyznawane są konkretnym osobom. Nie wystarczą więc dla przyznania świadczeń ogólne stwierdzenia, że znana była pracodawcy sytuacja pracowników i ich niezbyt wysokie zarobki, oraz że podobne były potrzeby pracowników związane ze świętami, czy urlopami. Nie ma też istotnego znaczenia, że świadczenia uznane przez pracodawcę za świadczenia socjalne były zróżnicowane, skoro zróżnicowanie nie wynikało z kryterium socjalnego. Pracodawca nie ma też obowiązku przyznawania świadczeń socjalnych wszystkim pracownikom, taki obowiązek nie wynika z ustawy.

Powyższe błędy najczęściej nie wynikają ze złej woli pracodawcy, lecz z nieznajomości przepisów. Świadczenia z ZFŚS nie podlegają składkom do ZUS, jednak jeśli podczas kontroli Zakład Ubezpieczeń Społecznych uzna, że świadczenia z te ZFŚS zostały wydatkowane niezgodnie z przeznaczeniem ustawy o ZFŚS, wówczas potraktuje je za dodatkowe wynagrodzenie i naliczy wszystkie składki tak jak od wynagrodzenia za pracę wraz z odsetkami.