Pracodawcy zobowiązani do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) muszą corocznie dokonywać aktualizacji odpisów podstawowych i fakultatywnych na ten fundusz. Już od kilku lat podstawa naliczania wspomnianych odpisów ustalana jest na dany rok kalendarzowy w tzw. ustawie okołobudżetowej. Reguła ta ma również zastosowanie w roku bieżącym. Ile wynosi odpis na ZFŚS? Piszemy na ten temat poniżej.
Podstawy prawne funkcjonowania ZFŚS
Zasady funkcjonowania ZFŚS oraz prowadzenia działalności socjalnej przez pracodawców określają zapisy zawarte w Ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej jako „ustawa o ZFŚS”).
W przypadku pracodawców spoza sfery budżetowej obowiązki w tym zakresie zróżnicowano w zależności od liczby pracowników. Zasadniczo pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są obowiązani do tworzenia ZFŚS. Z kolei pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale mniej niż 50 osób tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
- 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
- 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli z wnioskiem o utworzenie funduszu wystąpiła zakładowa organizacja związkowa.
Jednocześnie wspomniani wyżej pracodawcy dysponują możliwościami dowolnego kształtowania wysokości odpisu na ZFŚS, mogą ponadto postanowić o tworzeniu funduszu lub wypłacaniu świadczenia urlopowego albo o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia, o którym mowa.
Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - podstawa naliczania
Zgodnie z ogłoszeniem prezesa GUS, kwota bazowa do obliczenia świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) wynosi 7262,39 zł. Jest to wzrost o 816,68 zł w porównaniu do stawki obowiązującej od lipca do grudnia 2024 roku. W związku z tym, podstawowy odpis na ZFŚS w 2025 roku, przypadający na jednego pracownika zatrudnionego w standardowych warunkach pracy, wynosi 2723,40 zł.
Kwota odpisu na ZFŚS 2025/2026
Fundusz zasilany jest corocznym odpisem, którego wysokość obliczana jest na podstawie wskaźnika przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce. Niemniej jednak, aby nie obciążać nadmiernie pracodawców, kwota odpisu od przeszło dekady była "zamrożona", co oznacza, że uzależniona była od wynagrodzenia z roku innego niż poprzedni.
W 2025 roku odpis na ZFŚS wynosi:
- za pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach – 2723,40 zł (37,5% przeciętnego wynagrodzenia),
- za pracownika pracującego w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych – 3631,20 zł (50% przeciętnego wynagrodzenia),
- za pracownika młodocianego:
- w I roku nauki 363,12 zł (5% przeciętnego wynagrodzenia),
- w II roku nauki 435,74 zł (6% przeciętnego wynagrodzenia),
- w III roku nauki 508,37 zł (7% przeciętnego wynagrodzenia).
Pracodawca powinien przekazać należne środki na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w dwóch terminach:
- do 31 maja 2025 r. - kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości dokonanych odpisów oraz
- do 30 września 2025 r. - pozostałą kwotę dokonanych odpisów i zwiększeń.
Wysokość zwiększeń odpisów na ZFŚS w 2025/2026 roku
W 2025 roku zwiększenia odpisu na ZFŚS, związane z zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami oraz sprawowaniem opieki nad emerytem lub rencistą pozostaną również na tym samym poziomie. Zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS odpisów zwiększających dokonuje się na:
- osobę zatrudnioną legitymującą się znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności;
- każdego emeryta i rencistę, nad którymi pracodawca sprawuje opiekę socjalną.
Zwiększenie odpisu dotyczące pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego 7,5% tego odpisu w 2025 roku wynosi 544,68 zł.
Odpis na ZFŚS – podsumowanie
Pracodawcy zobowiązani do utworzenia ZFŚS (podmioty sfery budżetowej) oraz tacy, którzy zdecydowali się prowadzić działalność socjalną w tej formie, muszą corocznie dokonać korekt wysokości odpisów na fundusz i zwiększeń fakultatywnych.
