ZFŚS - zasady naliczania i odprowadzania odpisów

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą obowiązkowo pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy, którzy nie spełniają kryterium zatrudnienia 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą utworzyć ZFŚS na zasadzie dobrowolności. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest obowiązkowo tworzony (bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników) przez pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. ZFŚS wiąże się z obowiązkiem naliczania i odprowadzania odpisu, a także gospodarowania tymi środkami.

Odpis na ZFŚS

Wysokość odpisu na ZFŚS może być dowolnie kształtowana przez układy zbiorowe lub regulaminy wynagradzania u pracodawców spoza sfery budżetowej, zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

W przypadku pracodawców, którzy należą do sfery budżetowej, odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dokonuje się w wysokości określonej w ustawie o ZFŚS. Jest on tworzony z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość podstawowego odpisu na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego - w sytuacji, gdy przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Odpis podstawowy na pracownika świadczącego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (zgodnie z przepisami o emeryturach pomostowych) wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

W przypadku pracowników młodocianych naliczanie odpisu na ZFŚS jest uzależnione od roku nauki:

• I rok nauki - 5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,

• II rok nauki - 6% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,

• III rok nauki - 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Przepisy dotyczące ZFŚS pozwalają także na zwiększenie odpisu np. na pracowników z orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności oraz na emerytów i rencistów (6,25% lub 7,5%). Na każdego zatrudnionego, który posiada orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona od 6,25% do 43,75% podstawy wymiaru.

Naliczanie odpisów na ZFŚS

Naliczenia odpisu na ZFŚS dokonuje się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u danego pracodawcy obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy po przeliczeniu na pełny etat. Przy wyliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym sumuje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12.

Otrzymaną liczbę należy skorygować w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych osób.

Podstawa odpisu na ZFŚS w 2018 roku

W 2018 roku podstawą naliczenia odpisu na ZFŚS jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 roku, które wynosi 3161,77 zł.

Zgodnie z ustawą o ZFŚS równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca jest zobowiązany przekazać na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września. Przy czym w terminie do 31 maja pracodawca przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Nie ma przeciwwskazań, by przelewu odpisu dokonać jednorazowo na początku roku lub przekazywać odpisy w miesięcznych ratach, jednak z zachowaniem powyższych terminów. Z uwagi na fakt, iż obliczenia wymaganych kwot dokonuje się na podstawie stanu zatrudnienia planowanego, pod koniec roku powinno nastąpić porównanie tego stanu z rzeczywistym przeciętnym stanem zatrudnienia w danym roku. W przypadku wystąpienia różnic, należy dokonać korekty na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.