Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy mają obowiązek posługiwać się identyfikatorami podatkowymi takimi jak PESEL lub NIP. Wątpliwości, jakie powstają wśród podatników, dotyczą tego, czy muszą mieć oba identyfikatory, czy wystarczające będzie posiadanie wyłącznie jednego z nich. Ponadto przedsiębiorcy mogą założyć tzw. “działalność na próbę”, inaczej nazywaną “działalnością nierejestrowaną”. NIP lub PESEL wykorzystywany jest również w celu generowania mikrorachunku podatkowego. Czy w związku z tym każda osoba fizyczna musi posiadać identyfikator podatkowy? Sprawdźmy!
Kto i jakim identyfikatorem podatkowym powinien się posługiwać?
Identyfikatory podatkowe nie powinny być stosowane jako zamienniki. Wybór sposobu identyfikacji nie do końca leży w gestii samego zainteresowanego. Zgodnie z art. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników zostały wymienione podmioty, dla których właściwym identyfikatorem podatkowym będzie PESEL, a dla których NIP.
Numer PESEL będą wykorzystywali jedynie podatnicy, którzy:
- nie prowadzą działalności gospodarczej,
- nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług (VAT).
NIP związany jest z identyfikacją osób, które są:
- osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL, które:
- prowadzą działalność gospodarczą,
- są podatnikami podatku VAT;
- osobami fizycznymi, których ewidencja PESEL nie obejmuje, ale które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami;
- płatnikami podatków;
- płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne i/lub zdrowotne;
- osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami.
Obecnie osobom, których dotyczy ewidencja PESEL, nie jest już wydawany NIP, gdy nie ma do tego przesłanek.
Mikrorachunek a NIP i PESEL - który identyfikator należy stosować?
Od 1 stycznia 2020 roku zobowiązania podatkowe m.in. z tytułu VAT, PIT i CIT należy wpłacać na mikrorachunek podatkowy. Jest to indywidualny rachunek do rozliczeń z urzędem skarbowym który automatycznie został otworzony dla każdego podatnika.
Każdy podatnik może sprawdzić swój numer mikrorachunku w każdym miejscu i o każdej porze, pod warunkiem posiadania dostępu do internetu. Weryfikacja możliwa jest przy użyciu:
- PESEL - w przypadku osób fizycznych które nie prowadzą działalności lub nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT,
- NIP - w przypadku gdy podatnik prowadzi działalność gospodarczą, jest czynnym podatnikiem VAT lub płatnikiem podatków, składek na ubezpieczenie społeczne i / lub zdrowotne.
Przykład 1.
Pan Jan rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej. Na podstawie jakiego identyfikatora powinien wygenerować numer mikrorachunku podatkowego?
Pan Jan powinien wygenerować numer mikrorachunku na podstawie NIP prowadzonej działalności gospodarczej.
Kto i kiedy nadaje NIP i PESEL?
Osobom fizycznym nieposiadającym NIP-u, które zakładając działalność składają wniosek o wpis do CEIDG, numer identyfikacji podatkowej nadawany jest na podstawie wniosku rejestracyjnego CEIDG-1.
Potwierdzenie nadania NIP-u jest wydawane niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.
W innych przypadkach osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub prowadząca działalność gospodarczą nieobjętą wpisem do CEIDG składa wniosek NIP-7 w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na adres zamieszkania, natomiast osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka osobowa) zgłoszenia dokonuje na formularzu NIP-2 także w urzędzie skarbowym (urząd właściwy ze względu na podatek dochodowy). Zgodnie z art. 8b ust. 3 potwierdzeniem nadania identyfikatora podatkowego jest ujawnienie go w KRS lub CEIDG.
Numer PESEL nadawany jest z urzędu lub na wniosek. W myśl art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o ewidencji ludności, rejestr PESEL jest zbiorem danych dotyczących:
- obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Polski – nadanie PESEL następuje z urzędu;
- obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Polski, którzy ubiegają się o polski dokument tożsamości – nadanie PESEL następuje na wniosek;
- cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Polski – nadanie PESEL następuje z urzędu.
Cudzoziemiec, który przebywa na terytorium Polski, ma obowiązek zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego. W takim przypadku rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonuje organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy cudzoziemca, w związku z czym numer PESEL nadawany jest z urzędu.
Jak zgłosić zmiany identyfikatora podatkowego?
W przypadku NIP-u zgłoszeń aktualizacyjnych dokonuje się na tych samych formularzach, które osoba wykorzystywała przy nadawaniu numeru. Zgłoszenie aktualizacyjne powinno wpłynąć do właściwego urzędu skarbowego w terminie do 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.
Numer PESEL jest zmieniany na wniosek posiadacza wyłącznie w określonych przypadkach takich jak: sprostowanie daty urodzenia, zmiana płci lub nadanie numeru PESEL na skutek omyłki organu administracji publicznej mającej wpływ na numer PESEL lub wprowadzenia w błąd organu administracji publicznej co do tożsamości osoby.
Działalność nierejestrowana a identyfikator podatkowy
Od 30 kwietnia 2018 roku osoby fizyczne mogą założyć działalność nierejestrowaną, tzw. firmę na próbę. Oznacza to, że rozpoczynając taką działalność, nie składają wniosku o wpis do CEIDG lub KRS. W związku z tym nie otrzymają NIP-u. Aby możliwe było prowadzenie firmy na próbę, należy spełnić jednocześnie trzy warunki:
- prowadzić działalność nierejestrowaną jako osoba fizyczna (podmiot będący spółką nie może skorzystać z tego przywileju),
- osiągać przychody z tytułu działalności nierejestrowanej w każdym miesiącu nieprzekraczające 75% minimalnego wynagrodzenia,
- przez 5 lat przed dniem rozpoczęcia działalności nierejestrowanej (czyli przez okres 60 miesięcy) nie prowadzić działalności gospodarczej.
W przypadku działalności nierejestrowanej przedsiębiorca posługuje się identyfikatorem podatkowym, jakim jest numer PESEL. Związane jest to z faktem, że w celu rozliczenia się z tytułu podatku dochodowego po zakończonym roku podatkowym ma on obowiązek złożyć zeznanie roczne PIT-36.
Zgodnie z art. 5 ust. 3 i 4 ustawy Prawo przedsiębiorców jeżeli przychód z działalności nierejestrowanej przekroczy w danym miesiącu kwotę 75% minimalnego wynagrodzenia, działalność ta staje się automatycznie działalnością gospodarczą od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie przychodu. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek złożenia wpisu do CEIDG w terminie 7 dni od dnia przekroczenia limitu działalności nierejestrowanej. Złożenie wniosku CEIDG-1 oznacza, że przedsiębiorcy zostanie nadany NIP, którym powinien posługiwać się przy rozliczeniach podatkowych.
