Poradnik Przedsiębiorcy

NIP, PESEL - dla kogo jaki identyfikator podatkowy?

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy mają obowiązek posługiwać się identyfikatorami podatkowymi takimi jak PESEL lub NIP. Wątpliwości, jakie powstają wśród podatników, dotyczą tego, czy muszą mieć oba identyfikatory, czy wystarczające będzie posiadanie wyłącznie jednego z nich. Ponadto od 30 kwietnia 2018 roku przedsiębiorcy mogą założyć tzw. “działalność na próbę”, inaczej nazywaną “działalnością nierejestrowaną”. Czy w związku z tym muszą oni posiadać identyfikator podatkowy? Sprawdźmy!

Kto i jakim identyfikatorem podatkowym powinien się posługiwać?

Identyfikatory podatkowe nie powinny być stosowane jako zamienniki. Wybór sposobu identyfikacji nie do końca leży w gestii samego zainteresowanego. Zgodnie z art. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników zostały wymienione podmioty, dla których właściwym identyfikatorem podatkowym będzie PESEL, a dla których NIP.

Numer PESEL będą wykorzystywali jedynie podatnicy, którzy:

  • nie prowadzą działalności gospodarczej,
  • nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług (VAT).

NIP związany jest z identyfikacją osób, które są:

  • osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL, które:
    - prowadzą działalność gospodarczą,
    - są podatnikami podatku VAT;
  • osobami fizycznymi, których ewidencja PESEL nie obejmuje, ale które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami;
  • płatnikami podatków;
  • płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne i/lub zdrowotne;
  • osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami.

Obecnie osobom, których dotyczy ewidencja PESEL, nie jest już wydawany NIP, gdy nie ma do tego przesłanek.

Kto i kiedy nadaje NIP i PESEL?

Osobom fizycznym nieposiadającym NIP-u, które zakładając działalność składają wniosek o wpis do CEIDG, numer identyfikacji podatkowej nadawany jest na podstawie wniosku rejestracyjnego CEIDG-1.Art. 8b ust. 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników
Potwierdzenie nadania NIP-u jest wydawane niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.

W innych przypadkach osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub prowadząca działalność gospodarczą nieobjętą wpisem do CEIDG składa wniosek NIP-7 w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na adres zamieszkania, natomiast osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka osobowa) zgłoszenia dokonuje na formularzu NIP-2 także w urzędzie skarbowym (urząd właściwy ze względu na podatek dochodowy). Zgodnie z art. 8b ust. 3 potwierdzeniem nadania identyfikatora podatkowego jest ujawnienie go w KRS lub CEIDG.W każdym przypadku NIP nadaje się przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP).Numer PESEL nadawany jest z urzędu lub na wniosek. W myśl art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o ewidencji ludności, rejestr PESEL jest zbiorem danych dotyczących:

  1. obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Polski – nadanie PESEL następuje z urzędu;
  2. obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Polski, którzy ubiegają się o polski dokument tożsamości – nadanie PESEL następuje na wniosek;
  3. cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Polski – nadanie PESEL następuje z urzędu.

Cudzoziemiec, który przebywa na terytorium Polski, ma obowiązek zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego. W takim przypadku rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonuje organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy cudzoziemca, w związku z czym numer PESEL nadawany jest z urzędu.Zgodnie z art. 42 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności, cudzoziemcy są zwolnieni z obowiązku meldunkowego, jeżeli okres ich pobytu na terytorium Polski nie przekracza 30 dni. W takiej sytuacji nadanie numeru PESEL może nastąpić po złożeniu wniosku.

Jak zgłosić zmiany identyfikatora podatkowego?

W przypadku NIP-u zgłoszeń aktualizacyjnych dokonuje się na tych samych formularzach, które osoba wykorzystywała przy nadawaniu numeru. Zgłoszenie aktualizacyjne powinno wpłynąć do właściwego urzędu skarbowego w terminie do 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Numer PESEL jest zmieniany na wniosek posiadacza wyłącznie w określonych przypadkach takich jak: sprostowanie daty urodzenia, zmiana płci lub nadanie numeru PESEL na skutek omyłki organu administracji publicznej mającej wpływ na numer PESEL lub wprowadzenia w błąd organu administracji publicznej co do tożsamości osoby.Od chwili powiadomienia o zmianie numeru PESEL osoba, której zmiana dotyczyła, nie może posługiwać się poprzednio nadanym identyfikatorem podatkowym.

Działalność nierejestrowana a identyfikator podatkowy

Od 30 kwietnia 2018 roku osoby fizyczne mogą założyć działalność nierejestrowaną, tzw. firmę na próbę. Oznacza to, że rozpoczynając taką działalność, nie składają wniosku o wpis do CEIDG lub KRS. W związku z tym nie otrzymają NIP-u. Aby możliwe było prowadzenie firmy na próbę, należy spełnić jednocześnie trzy warunki:

  • prowadzić działalność nierejestrowaną jako osoba fizyczna (podmiot będący spółką nie może skorzystać z tego przywileju),
  • osiągać przychody z tytułu działalności nierejestrowanej w każdym miesiącu nieprzekraczające 50% minimalnego wynagrodzenia (w 2018 roku nie więcej niż 1050 zł miesięcznie),
  • przez 5 lat przed dniem rozpoczęcia działalności nierejestrowanej (czyli przez okres 60 miesięcy) nie prowadzić działalności gospodarczej lub jeżeli taka była prowadzona, to mieć przerwę we wpisie w CEIDG trwającą co najmniej rok od wykreślenia z CEIDG przed dniem wejścia w życie ustawy Prawo przedsiębiorców (czyli od 30 kwietnia 2017 roku).

W przypadku działalności nierejestrowanej przedsiębiorca posługuje się identyfikatorem podatkowym, jakim jest numer PESEL. Związane jest to z faktem, że w celu rozliczenia się z tytułu podatku dochodowego po zakończonym roku podatkowym ma on obowiązek złożyć zeznanie roczne PIT-36.Przychody uzyskane z działalności nierejestrowanej opodatkowane są na zasadach ogólnych (skala podatkowa – 18% i 32%) i należy wykazać je w części D.1. w pozycji 9. Inne źródła deklaracji PIT-36.Zgodnie z art. 5 ust. 3 i 4 ustawy Prawo przedsiębiorców jeżeli przychód z działalności nierejestrowanej przekroczy w danym miesiącu kwotę 50% minimalnego wynagrodzenia, działalność ta staje się automatycznie działalnością gospodarczą od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie przychodu. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek złożenia wpisu do CEIDG w terminie 7 dni od dnia przekroczenia limitu działalności nierejestrowanej. Złożenie wniosku CEIDG-1 oznacza, że przedsiębiorcy zostanie nadany NIP, którym powinien posługiwać się przy rozliczeniach podatkowych.