Poradnik Przedsiębiorcy

NIP, PESEL - dla kogo jaki identyfikator podatkowy?

Od 2012 roku obowiązują zmiany dotyczące posługiwania się  identyfikatorami podatkowymi. Przepisy w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 29 lipca 2011 r. zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw. Obecnie wyróżnia się dwa identyfikatory podatkowe, takie jak numer PESEL oraz NIP.

Kto i jakim identyfikatorem podatkowym powinien się posługiwać?

Identyfikatory podatkowe nie powinny być stosowane jako zamienniki. Czyli wybór sposobu identyfikacji nie do końca leży w gestii samego zainteresowanego. Zmiana nie nadała podatnikowi swobody przy wyborze identyfikatora, ale określiła w jakich przypadkach ma się on posługiwać numerem PESEL, a w jakich NIP.

Numer PESEL będą wykorzystywali jedynie podatnicy którzy:

  • nie prowadzą działalności gospodarczej,
  • nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług (VAT).

Numer NIP związany jest z identyfikacją osób, które są:

  • osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL które:
    • prowadzą działalność gospodarczą,
    • są podatnikami podatku VAT;
  • osobami fizycznymi, których ewidencja PESEL nie obejmuje, ale które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami;
  • płatnikami podatków;
  • płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne i/lub zdrowotne;
  • osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami.

Obecnie osobom których dotyczy ewidencja PESEL nie jest już wydawany NIP, gdy nie ma do tego przesłanek.

Kto i kiedy nadaje NIP i PESEL?

Osobom fizycznym nie posiadającym NIP, które składają wniosek o wpis do CEIDG numer identyfikacji podatkowej nadawany jest na podstawie jednego wniosku rejestracyjnego CEIDG-1. Informacja o nadaniu NIP wydawana jest najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu, w którym wpłynął wniosek.

Przypominamy, że osobom fizycznym posiadającym już nr NIP podczas zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej nie zostaje nadany drugi osobny numer ale ich identyfikator osobowy staje się równocześnie NIP-em działalności gospodarczej.

W innych przypadkach osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub prowadząca działalność gospodarczą nieobjętą wpisem do CEIDG składa wniosek NIP-7 w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na adres zamieszkania, natomiast osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej (np. spółka osobowa) zgłoszenia dokonuje na formularzu NIP-2 także w urzędzie skarbowym (urząd właściwy ze względu na podatek dochodowy). Otrzymanie potwierdzenia nadania numeru NIP trwa do 14 dni od dnia złożenia poprawnie wypełnionego wniosku.

W każdym przypadku numer NIP nadaje się przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP).

Pesel nadawany jest przez Ministra Spraw Wewnętrznych osobom które są:

  • obywatelami polskimi zameldowanymi na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące, a także osobom ubiegającym się o wydanie dowodu osobistego; cudzoziemcami zameldowanymi na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące;
  • cudzoziemcami, którzy podlegają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu, z wyłączeniem osób wymienionych w punktach wyżej;
  • obywatelami polskimi zamieszkałymi za granicą, ubiegającymi się o wydanie paszportu.

Jak zgłosić zmiany danych NIP?

W przypadku NIP zgłoszeń aktualizacyjnych dokonuje się na tych samych formularzach jakie osoba wykorzystywała przy nadawaniu NIP. Zgłoszenie aktualizacyjne powinno wpłynąć do właściwego urzędu skarbowego w terminie do 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Zgłaszanie zmian podatników ewidencji PESEL jest nie potrzebne w przypadku zmian dotyczących adresu zamieszkania, nazwiska lub zmian dowodu osobistego, gdyż aktualizacje takie są automatycznie wysłane z rejestru. Natomiast w przypadku innych zmian obejmujących np. zmianę numeru rachunku bankowego aktualizacji dokonuje się na formularzu ZAP-3.

Terminy złożenia wniosku o nadanie nr identyfikacyjnego przewidziane na zgłoszenie obowiązują:

  • podatników VAT oraz podatku akcyzowego - zgłoszenia dokonują przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu;
  • podatników (podlegających obowiązkowi podatkowemu z mocy ustaw) oraz płatników podatków (podmioty zobowiązane do obliczania, pobierania i uiszczania podatku) podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu zgłoszenia identyfikacyjnego dokonują nie później niż z dniem złożenia pierwszej deklaracji, zeznania podatkowego, informacji lub oświadczenia bądź składają wniosek z chwilą dokonania pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek;
  • płatników składek ubezpieczeniowych, których obowiązek ewidencyjny wynika z innych przesłanek niż jako podatników lub płatników podatku, wniosek o nadanie numeru NIP dokonują nie później niż w terminach zgłaszania ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych ustalonych na mocy odrębnych przepisów.

Przykład 1.

W dokumentach ubezpieczeniowych ZUS płatnicy składek ZUS w przypadku osób ubezpieczonych powinni używać identyfikatora PESEL (oczywiście pod warunkiem, że osoby przez nich zatrudniane nie prowadzą działalności gospodarczej).

Przy składaniu e-PIT-ów rocznych osoby nie prowadzące działalności i nie będące podatnikami VAT, czyli figurujące w rejestrze PESEL właśnie ten identyfikator podatkowy będą podawały w deklaracjach nawet gdy maja nadany NIP.

Dla podsumowania przypomnijmy jeszcze kto podlega obowiązkowi ewidencyjnemu:

  • osoby fizyczne,
  • osoby prawne ,
  • jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, które na podstawie innych ustaw są podatnikami,
  • podatnicy i płatnicy podatków,
  • płatnicy składek ubezpieczeniowych (zarówno społecznych jak i zdrowotnych).