Wykorzystywanie programów komputerowych w firmie jest obecnie na porządku dziennym. Jak jednak rozliczyć taki zakup programu komputerowego w kosztach firmowych? Program często kupowany jest przez Internet i to od zagranicznych firm. Czy księgowanie zakupu będzie wyglądało tak samo jak w przypadku zakupu od kontrahentów z Polski?
Zakup programu komputerowego - towar czy usługa?
Program komputerowy nabyty on-line to zwykle licencja lub prawa autorskie. Wówczas zakup będzie traktowany jako zakup usługi, a dokładnie zakup usługi elektronicznej. Kupując oprogramowanie komputerowe otrzymywane w wersji elektronicznej przedsiębiorca płaci za licencję lub prawa autorskie, na podstawie których może użytkować program w swojej firmie.
Lecz jeśli zakup programu komputerowego odbyłby się w tzw. wersji pudełkowej (box) traktowany byłby jako towar. Wyjątkiem zatem jest program zakupiony on-line, ale otrzymany w formie przesyłki rzeczowej jako nośnik fizyczny np. płyta CD czy DVD, który przedsiębiorca traktuje jako nabycie towaru a nie usługi.
Jak rozliczyć zakup programu komputerowego ?
Sposób rozliczenia zakupu oprogramowania komputerowego będzie zależny od ceny nabycia (mniejsza czy większa niż 10 000 zł?) jak i od statusu sprzedawcy (krajowy czy zagraniczny?). Za cenę nabycia przyjmuje się wartość wynikającą z dokumentu zakupu, powiększoną o koszty związane z przystosowaniem oprogramowania do używania w firmie naliczone do dnia przekazania do używania oprogramowania w firmie (np. koszty usługi audytu wdrożenia, koszty usługi instalacyjnej).
Zakup programu komputerowego o wartości poniżej 10 000 zł
W przypadku gdy cena nabycia nie przekracza kwoty 10 000 zł przedsiębiorca ma prawo wydatek zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. Przepisy ustawy o podatku dochodowym do osób fizycznych nie nakładają bowiem obowiązku ujmowania oprogramowania komputerowego o wartości poniżej 10 000 zł w ewidencji środków trwałych firmy.
Zakup programu komputerowego o wartości powyżej 10 000 zł
Jeżeli cena nabycia oprogramowania komputerowego przekracza kwotę 10 000 zł a przewidywany okres jego użytkowania wynosi ponad rok, oprogramowanie czy to zakupione jako licencja czy też jako autorskie prawa majątkowe, stanowiło będzie dla firmy wartość niematerialną i prawną. Konieczne będzie zatem wpisanie oprogramowania do Ewidencji majątku firmy. Do kosztów zakup programu komputerowego będzie księgowany stopniowo na podstawie odpisów amortyzacyjnych. Wartości niematerialne i prawne amortyzowane mogą być wyłącznie metodą liniową (należy również pamiętać, że nie można do nich stosować jednorazowej amortyzacji wynikającej z pomocy de minimis). W przypadku amortyzowania licencji przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowią, że okres amortyzacji nie może być krótszy niż 2 lata. Dlatego też najwyższą stawką amortyzacji jaką można zastosować przy licencji oprogramowania komputerowego jest 50%.
Ważną informacją jest również fakt, że aktualizacja oprogramowania komputerowego, które stanowi wartość niematerialną i prawną firmy nie zwiększa jej wartości początkowej. Aktualizacje zatem wykazywane będą bezpośrednio w kosztach przedsiębiorcy.
Zakup programu komputerowego z zagranicy
Ustalenie podstawowej kwestii, że zakup oprogramowania komputerowego on-line stanowi usługę, istotne jest szczególnie, gdy zakup dokonywany jest od sprzedawcy z zagranicy. W przypadku importu usług czyli transakcji jaka ma miejsce gdy polski przedsiębiorca nabywa oprogramowanie drogą elektroniczną z krajów Unii Europejskiej lub z krajów trzecich, zobowiązanym do opodatkowania transakcji jest zawsze nabywca - przedsiębiorca polski. Wynika to z ustawy o VAT, a dokładnie art. 28b.
W związku z tym rozliczając transakcję zakupu oprogramowania komputerowego w wersji elektronicznej przedsiębiorca wystawia wewnętrzny dokument, na którym jako kwotę netto przyjmuje wartość z otrzymanej za zakup faktury, wystawionej przez kontrahenta zagranicznego. Następnie według krajowej (polskiej) stawki VAT, właściwej dla danego rodzaju usługi, naliczany jest podatek i wykazywana jest jego wartość oraz wartość brutto. Co jednak istotne, nabywca będący czynnym podatnikiem VAT przy imporcie usług wykazuje na deklaracji rozliczeniowej podatek zarówno po stronie podatku należnego (jak przy sprzedaży) ale też po stronie podatku naliczonego (od zakupów). W konsekwencji więc import usług w postaci zakupu elektronicznego oprogramowania komputerowego jest neutralny ze względu na VAT, jednak u przedsiębiorcy, który dokonał zakupu rodzi formalny obowiązek wykazania go w deklaracji rozliczeniowej składanej za okres, w którym wykonano usługę.
W praktyce przy zakupie oprogramowania komputerowego on-line zdarza się, że przedsiębiorca zamiast otrzymać fakturę, na której wykazana jest jedynie kwota netto i informacja, że VAT zobowiązany jest rozliczyć nabywca, otrzymuje fakturę z naliczonym podatkiem VAT wg stawki obcego kraju. Bez względu jednak na to powinien on, jako dokonujący importu usług, rozliczyć (opodatkować) nabycie jak wskazano wyżej, przyjmując za podstawę opodatkowania wartość brutto z faktury zakupu.
Co istotne przy imporcie usług, gdy oprogramowanie nabyto od kontrahenta unijnego, przedsiębiorca nie ma obowiązku wykazywania transakcji w informacji podsumowującej VAT-UE. Jednak jego obowiązkiem jest zarejestrowanie się dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (wniosek VAT-R cześć C.3.).
Zakup programu komputerowego dla celów firmowych w wersji elektronicznej zawsze będzie rozliczany jako nabycie usługi i wykazywany tym samym w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów jako pozostałe wydatki.
