Zazwyczaj każdy przedsiębiorca, prowadząc działalność, korzysta z komputera. Komputer zaś do prawidłowego funkcjonowania musi mieć zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Wydatek na zakup oprogramowania stanowi koszt przedsiębiorcy. Jednak w zależności od tego, czy program komputerowy stanowi wartość niematerialną i prawną, czy też nie, zależy sposób jego księgowania. Program komputerowy można zaliczyć bezpośrednio w koszty podatkowe bądź dokonywać amortyzacji. Jak amortyzować oprogramowanie? Odpowiedź na pytanie zadawane przez wielu przedsiębiorców przedstawiamy poniżej.
Wartości niematerialne i prawne
Definicja wartości niematerialnych i prawnych została zawarta w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z przytoczonym artykułem poprzez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
- autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;
- prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;
- know-how, czyli prawo do wykorzystania wiedzy w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej;
- nabyta wartość firmy;
- koszty zakończonych prac rozwojowych.
Rodzaje oprogramowań i sposób zaliczania ich w koszty
Oprogramowania można podzielić na dwie kategorie:
- oprogramowania systemowe, np. systemy operacyjne - nabywane są wraz z komputerem, stanowią niezbędny element do uruchomienia i działania komputera;
- oprogramowania związane z autorskimi prawami majątkowymi w wersji OEM bądź BOX, np. programy księgowe czy biurowe. Programy w wersji OEM są nierozerwalnie związane z danym komputerem i nie mogą być przenoszone na inny komputer ani odsprzedawane. Natomiast programy w wersji BOX dopuszczają możliwość instalowania także na innych komputerach.
W zależności od tego, jakie oprogramowanie zakupił podatnik, będzie zależał sposób zaliczania go w koszty podatkowe.
Programy systemowe i użytkowe w wersji OEM będą powiększać wartość początkową komputera. Nie będą zatem stanowić oddzielnej wartości niematerialnej i prawnej, a co za tym idzie, nie będą odrębnie amortyzowane.
Z kolei oprogramowanie komputerowe w wersji BOX stanowi wartość niematerialną i prawną. W związku z tym, podlega amortyzacji w sytuacji, gdy:
- został nabyty przez przedsiębiorcę,
- nabycie oprogramowania polega na udzieleniu licencji na korzystanie z programu lub przeniesieniu praw autorskich,
- program możliwy jest do wykorzystania w dniu przyjęcia go do używania,
- przewidywany okres użytkowania w firmie jest dłuższy niż rok,
- korzystanie z programu ma związek z prowadzoną działalnością lub program został oddany do używania na podstawie umowy licencyjnej, najmu, leasingu bądź dzierżawy.
Zaliczenie oprogramowania w koszty bez amortyzacji
Jak wynika z powyższego podziału, zakup oprogramowania nie zawsze będzie wiązał się z koniecznością dokonywania jego amortyzacji. Bezpośrednio w koszty podatkowe można zaliczyć programy komputerowe w sytuacji, gdy:
- zakupiony program komputerowy zwiększa wartość początkową zestawu komputerowego (jeżeli zestaw komputerowy będzie środkiem trwałym, to wartość programu będzie amortyzowana w czasie razem z komputerem),
- przedsiębiorca ma zamiar wykorzystywać go w firmie krócej niż rok,
- wartość programu komputerowego nie przekracza wartości 3500 zł.
Kiedy należy dokonywać amortyzacji oprogramowania?
Programy komputerowe, które spełniają określone wymagania, zaliczane są do wartości niematerialnych i prawnych, a co za tym idzie, podlegają amortyzacji. Oprogramowanie stanowi wartość niematerialną i prawną, jeśli:
- jest przeznaczone na potrzeby własne firmy lub oddane na podstawie umowy najmu lub dzierżawy,
- nadaje się do użytku gospodarczego,
- przeznaczone jest do użytkowania przez okres powyżej roku.
Ustalenie wartości początkowej oprogramowania
W celu dokonywania odpisów amortyzacyjnych od programu komputerowego konieczne jest ustalenie jego wartości początkowej. Jeśli oprogramowanie, które stanowi wartość niematerialną i prawną, zostało zakupione, to jego wartością początkową jest cena nabycia.
| Ważne! Zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, czyli:
oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług. Wyjątek stanowią sytuacje, w których zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony lub zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. |
W związku z powyższym do wartości początkowej oprogramowania, które stanowi wartość niematerialną i prawną, zaliczana jest nie tylko kwota należna sprzedawcy, lecz także inne koszty poniesione w celu pozyskania oprogramowania, jak np. koszty instalacji.
Należy jednak mieć na względzie, że koszty szkoleń pracowników związane z obsługą programu nie powiększają jego wartości początkowej. Koszty szkoleń w takim przypadku będą stanowić zwykły koszt podatkowy.
Jak amortyzować oprogramowanie?
Oprogramowanie, które zaliczane jest do wartości niematerialnych i prawnych, podlega amortyzacji. Odpisy amortyzacyjne naliczane są od miesiąca następnego po miesiącu wprowadzenia programu komputerowego do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.
Jak wynika z art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych w przypadku oprogramowania nie może być krótszy niż 24 miesiące. W związku z tym najwyższą stawką amortyzacyjną, jaką można zastosować dla programu komputerowego, jest 50%. Jednak przedsiębiorca może również dokonywać amortyzacji przez dłuższy czas, tym samym obniżając stawkę amortyzacji.
W sytuacji zaś, gdy wartość początkowa oprogramowania jest równa bądź niższa niż 3500 zł, to wydatek ten przedsiębiorca może zaliczyć jednorazowo w koszty podatkowe. Jednak w przypadku amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych nie jest możliwe zastosowanie pomocy de minimis. Można z niej bowiem skorzystać tylko w przypadku amortyzacji środków trwałych.
Przykład 1.
Przedsiębiorca zakupił w kwietniu 2016 roku program komputerowy o wartości 25 000 zł. Dodatkowo poniósł koszty w wysokości 5000 zł za szkolenie pracowników, które związane było z obsługą tego programu. Nabyte oprogramowanie spełnia warunki zaliczenia go do wartości niematerialnych i prawnych w firmie. Właściciel jako metodę amortyzacji przyjął amortyzację liniową z zastosowaniem najwyższej możliwej stawki. Jak amortyzować oprogramowanie w takiej sytuacji?
Amortyzacja nabytego oprogramowania rozpocznie się od maja 2016 roku. Jednak koszty szkolenia pracowników nie będą powiększać jego wartości początkowej. Dlatego też odpisy amortyzacyjne będą dokonywane od kwoty 25 000 zł. Ze względu na fakt, że przedsiębiorca zastosował najwyższą możliwą stawkę amortyzacji, czyli 50%, to odpisy amortyzacyjne będą dokonywane w wysokości 1041,67 zł (25 000 zł * 50% / 12 miesięcy). Ostatni odpis amortyzacyjny zostanie dokonany w kwietniu 2018 roku.
Zobacz, jak łatwo zaksięgować zakup oprogramowania w systemie wFirma.pl
Oprogramowanie komputerowe, którego przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok, a wartość początkowa wyższa niż 3500 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT), zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych poprzez zakładkę: WYDATKI >> DODAJ >> FAKTURA VAT >> ZAKUP WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH.
Należy uzupełnić wszystkie dane, które dotyczą zakupionego oprogramowania. W tym również wprowadzić wybraną stawkę amortyzacji.
Po zapisaniu wydatek zostanie ujęty w rejestrze zakupu VAT oraz w Kartotece Środków Trwałych (EWIDENCJE >> MAJĄTEK >> KARTOTEKA ŚRODKÓW TRWAŁYCH). Dodatkowo system automatycznie wygeneruje dokument OT, który należy wydrukować z zakładki EWIDENCJE >> MAJĄTEK >> DOKUMENTY.
Przedsiębiorca nie musi pamiętać o dokonywaniu i obliczaniu wysokości comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Do księgi przychodów i rozchodów będą bowiem automatycznie trafiały odpisy amortyzacyjne, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia programu komputerowego do użytkowania.
Jeśli jednak wartość zakupionego oprogramowania jest niższa niż 3500 zł bądź przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok, to należy go zaksięgować poprzez: WYDATKI >> DODAJ >> FAKTURA VAT >> INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. Wówczas oprogramowanie zostanie ujęte w pozostałych wydatkach, w kolumnie 13.
