Poradnik Przedsiębiorcy

Czy wiesz, jak amortyzować oprogramowanie?

Zazwyczaj każdy przedsiębiorca, prowadząc działalność, korzysta z komputera. Komputer zaś do prawidłowego funkcjonowania musi mieć zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Wydatek na zakup oprogramowania stanowi koszt przedsiębiorcy. Jednak w zależności od tego, czy program komputerowy stanowi wartość niematerialną i prawną, czy też nie, zależy sposób jego księgowania. Program komputerowy można zaliczyć bezpośrednio w koszty podatkowe bądź dokonywać amortyzacji. Jak amortyzować oprogramowanie? Odpowiedź na pytanie zadawane przez wielu przedsiębiorców przedstawiamy poniżej.

Wartości niematerialne i prawne

Definicja wartości niematerialnych i prawnych została zawarta w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z przytoczonym artykułem poprzez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

  • autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;

  • prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;

  • know-how, czyli prawo do wykorzystania wiedzy w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej;


  • nabyta wartość firmy;

  • koszty zakończonych prac rozwojowych.

Rodzaje oprogramowań i sposób zaliczania ich w koszty

Oprogramowania można podzielić na dwie kategorie:

  • oprogramowania systemowe, np. systemy operacyjne - nabywane są wraz z komputerem, stanowią niezbędny element do uruchomienia i działania komputera;

  • oprogramowania związane z autorskimi prawami majątkowymi w wersji OEM bądź BOX, np. programy księgowe czy biurowe. Programy w wersji OEM są nierozerwalnie związane z danym komputerem i nie mogą być przenoszone na inny komputer ani odsprzedawane. Natomiast programy w wersji BOX dopuszczają możliwość instalowania także na innych komputerach.

W zależności od tego, jakie oprogramowanie zakupił podatnik, będzie zależał sposób zaliczania go w koszty podatkowe.

Programy systemowe i użytkowe w wersji OEM będą powiększać wartość początkową komputera. Nie będą zatem stanowić oddzielnej wartości niematerialnej i prawnej, a co za tym idzie, nie będą odrębnie amortyzowane.

Z kolei oprogramowanie komputerowe w wersji BOX stanowi wartość niematerialną i prawną. W związku z tym, podlega amortyzacji w sytuacji, gdy:

  • został nabyty przez przedsiębiorcę,

  • nabycie oprogramowania polega na udzieleniu licencji na korzystanie z programu lub przeniesieniu praw autorskich,

  • program możliwy jest do wykorzystania w dniu przyjęcia go do używania,

  • przewidywany okres użytkowania w firmie jest dłuższy niż rok,

  • korzystanie z programu ma związek z prowadzoną działalnością lub program został oddany do używania na podstawie umowy licencyjnej, najmu, leasingu bądź dzierżawy.

Zaliczenie oprogramowania w koszty bez amortyzacji

Jak wynika z powyższego podziału, zakup oprogramowania nie zawsze będzie wiązał się z koniecznością dokonywania jego amortyzacji. Bezpośrednio w koszty podatkowe można zaliczyć programy komputerowe w sytuacji, gdy:

  • zakupiony program komputerowy zwiększa wartość początkową zestawu komputerowego (jeżeli zestaw komputerowy będzie środkiem trwałym, to wartość programu będzie amortyzowana w czasie razem z komputerem),

  • przedsiębiorca ma zamiar wykorzystywać go w firmie krócej niż rok,

  • wartość programu komputerowego nie przekracza wartości 3500 zł.