Osoba fizyczna prowadząca niewielki biznes bez wpisu do ewidencji może uwzględnić w swoim rozliczeniu podatkowym koszty uzyskania przychodów. W związku z tym w poniższym artykule zajmiemy się analizą dość istotnego wydatku dla każdego przedsiębiorcy, sprawdzając, jak prawidłowo rozliczyć koszty paliwa w działalności nierejestrowanej.
Rozliczenie podatku od przychodów z działalności nierejestrowanej
Stosownie do art. 20 ust. 1ba Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT): za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się również przychody osiągane z działalności, o której mowa w art. 5 ust. 1 Ustawy z 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców.
Przytoczone przepisy wskazują, że przychody uzyskiwane z działalności określonej w art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, zgodnie z art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT, stanowią przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 tej ustawy. Należy przy tym wyraźnie podkreślić, że przychody z działalności nierejestrowanej są przypisane do innego źródła niż pozarolnicza działalność gospodarcza wymieniona w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT.
Warto wskazać, że zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców: nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w Ustawie z 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.
Dopiero gdy przychód należny z działalności nierejestrowanej przekroczy w danym kwartale określoną ustawowo wysokość, działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wskazanej kwoty.
Zasady rozliczania wydatków na koszty paliwa w działalności nierejestrowanej
Ustawa o PIT nie zawiera szczególnych postanowień dotyczących kosztów uzyskania odnoszących się do źródła przychodów, jakim jest działalność nierejestrowana. W związku z powyższym zastosowanie znajdzie w tym przypadku ogólna zasada wskazana w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Ustawa o PIT nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie rzeczywiście poniesione przez podatnika, racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów.
Podatnik ma zatem prawo do odliczenia w celach podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy – pod warunkiem że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów).
Natomiast jak stanowi art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
Z przytoczonego brzmienia art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że treść tej normy odnosi się wprost do samochodu stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą oraz do wykorzystywania go również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Zapis ten dotyczy sytuacji, w których samochód jest wykorzystywany zarówno do celów prywatnych, jak i do celów działalności gospodarczej.
Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 31 lipca 2023 roku (nr 0114-KDIP3-2.4011.524.2023.2.MT), w przypadku działalności nierejestrowanej nie znajduje zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 46, pkt 46a i pkt 47 ustawy o PIT, więc koszty eksploatacji oraz ubezpieczenia pojazdu w sytuacji, gdy wydatki te pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem, podatnik może zaliczyć do kosztów działalności nierejestrowanej w takiej części, w jakiej samochód osobowy wykorzystywany jest do prowadzenia tej działalności.
Przykład 1.
Pan Mateusz prowadzi działalność nierejestrowaną. W kwietniu wydał na paliwo do swojego samochodu 400 zł. Przez cały kwiecień przejechał 1000 km, z czego 100 km to była trasa do klienta, dla którego wykonał usługę w ramach prowadzonej działalności.
W jaki sposób może rozliczyć wydatek na zakup paliwa?
W opisanym przykładzie pan Mateusz powinien zastosować klucz proporcjonalności. Biorąc pod uwagę liczbę przejechanych kilometrów, do kosztów uzyskania przychodów Pan Mateusz może zaliczyć wydatek na paliwo w kwocie 40 zł (100 km/1000 km × 100% × 400 zł).
Dokumentowanie faktur a koszty paliwa w działalności nierejestrowanej
Co istotne, to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany), ale też wykazać, że miało to na celu osiągnięcie przychodu.
W przypadku podatników prowadzących działalność nierejestrowaną nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, co powoduje, że nie mają zastosowania zasady dokumentowania wydatków określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
W tym zakresie należy stosować reguły ogólne określone w Ustawie z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 180 § 1 tej ustawy: jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Dowodami w postępowaniu podatkowym – zgodnie z art. 181 ww. ustawy – mogą być: w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” jednoznacznie wskazuje na otwarty charakter katalogu dowodów. W konsekwencji, w celach zabezpieczenia interesów podatnika na wypadek ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego, wskazane jest gromadzenie wszelkiej dokumentacji potwierdzającej zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa, można przyjąć, że podatnik prowadzący działalność nierejestrowaną ma możliwość udokumentowania wydatków na paliwo wszelkimi dowodami, o których mowa w art. 181 Ordynacji podatkowej. Przykładowo może to być paragon fiskalny wraz z potwierdzeniem zapłaty kartą. Kluczowe jest bowiem to, aby dokumentacja wydatku miała charakter rzetelny i wiarygodny.
Polecamy:
