Pierwsze spotkanie z klientem w biurze rachunkowym – co należy przygotować i jak je przeprowadzić?

Pierwsze spotkanie z klientem w biurze rachunkowym może być stresującą sytuacją, zwłaszcza w momencie, gdy dopiero zaczynasz prowadzić swoją działalność księgową. Co więcej, jego przebieg może zaważyć na dalszej współpracy. Na co należy zwrócić uwagę oraz przede wszystkim, jak odpowiednio przygotować się do spotkania i jak je przeprowadzić?

Pierwsze spotkanie z klientem w biurze rachunkowym - jak się przygotować?

Każdy wie, że najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Właśnie dlatego warto nie tylko przyszykować dokumentację czy listę pytań do klienta, lecz także przygotować się do rozmowy i poznania się wzajemnie. To również doskonała okazja do zbudowania trwałej relacji biznesowej opartej na zaufaniu i profesjonalizmie.

Przed pierwszym spotkaniem warto sprawdzić zgłaszającego się do Ciebie klienta. Idealnym miejscem do znalezienia wstępnych informacji jest oczywiście internet. Ważna jest również weryfikacja w rejestrach, m.in. CEIDG czy KRS. Poznasz wtedy charakterystykę jego działalności, a także historię wpisów, np. zawieszania działalności. Ponadto warto też zwrócić uwagę, czy nie widnieje jako dłużnik w ogólnodostępnych rejestrach. Ta informacja pomoże Ci podjąć decyzję o współpracy. Jeśli kontrahent ma zaległości w płatnościach, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że również i Tobie nie będzie płacił terminowo. Wtedy też jesteś w stanie przygotować warunki specjalne, jak np. płacenie z góry za usługi księgowe.

Pozyskaj potrzebne informacje od klienta i podpisz dokumenty

Każde spotkanie należy zaczynać od najważniejszych spraw, czyli w tym przypadku od formalności i pozyskania potrzebnych informacji. Pozostały czas można poświęcić na rozmowę i poznanie siebie nawzajem, a także odpowiedź na ewentualne pytania i wątpliwości, które mogą się zrodzić po stronie nowego klienta.

Informacje, które powinno się uzyskać od klienta: 

• o jego firmie: przedmiot działalności, liczba dokumentów, informacje o rodzaju sprzedaży (B2C i/lub B2B);
• o prowadzonej działalności gospodarczej: rodzaj działalności, ewidencji podatkowej, sposób wpłacania podatków, ostatnie zeznanie podatkowe, bieżące księgi rachunkowe, ewidencja środków trwałych, sposób wykorzystywania pojazdów w firmie itp.;
• oświadczenia od klienta chroniące biuro rachunkowe: najważniejsze z nich związane są z terminowym regulowaniem wydatków, regulacją transakcji bezgotówkowych powyżej 15 tys. zł na rachunki bankowe wskazane na białej liście podatników oraz regulacją transakcji bezgotówkowych powyżej 15 tys. zł, gdy jedna z pozycji wskazana jest w załączniku nr 15 ustawy o VAT i objęta split payment;
• transakcje zagraniczne: należy ustalić, czy takowe występują, w tym również warto dopytać, czy mają być rozliczane różnice kursowe od środków własnych – jeśli klient wyrazi zgodę, należy dokonać uzgodnienia warunków, czyli czy będzie przesyłał wyciągi w walucie obcej, czy opisywał płatności na fakturze; jaka jest miesięczna liczba transakcji zagranicznych oraz jakiego typu (im bardziej zawiłe transakcje zagraniczne, tym wyższa cena za usługi księgowe);
• forma przekazywania faktur kosztowych: czy klient będzie je dodawał do aplikacji udostępnionej przez biuro rachunkowe, czy przekaże dokumenty elektronicznie (np. mailowo lub na dysk, np. Dropbox lub Google Drive), a może osobiście w wersji papierowej;
• o wystawianiu faktur sprzedażowych: czy klient będzie kontynuował dotychczasową formę, np. we własnym systemie, lub przejdzie na fakturowanie za pomocą oprogramowania, które udostępni mu księgowy; 
• dodatkowe usługi: np. pilnowanie płatności i ewentualne windykacje.

Oprócz powyższych możesz także przekazać ważne informacje, które następnie pomogą Ci sprawniej współpracować i komunikować się z klientem. Istotne jest, aby powiedzieć o:

• cenniku usług księgowych;
• zasadach dotyczących współpracy klient – biuro;
• sposobie i terminach dostarczania poszczególnych dokumentów;
• możliwościach i kanałach do kontaktu z opiekunem księgowym;
• oferowanych rozwiązaniach dodatkowych, czyli np. udostępnieniu panelu klienta z możliwością fakturowania;
• a także dodatkowych potrzebnych informacje, o których uważasz, że Twój klient powinien wiedzieć.

Pozwoli to na ustalenie pewnych zasad oraz na sporą wygodę i komfort pracy w późniejszym czasie. 

Ważne jest, by wszystkie informacje zostały przekazane w formie pisemnej i z podpisem klienta, który potwierdzi ustalenia. Należy pamiętać, że trzeba postawić jasne granice współpracy, np. wyjaśnić, iż przydzielony opiekun księgowy nie jest doradcą podatkowym (jeśli oczywiście takich kompetencji nie posiada), więc klient nie może liczyć na porady podatkowe, lub że wszystkie dokumenty powinny być dostarczane elektronicznie. Pozwoli to na uniknięcie nieporozumień w późniejszym czasie.

Zdarza się jednak, że klient nie jest skory do rozmowy, nie jest pewny części informacji lub czujesz, że wręcz ukrywa pewne informacje i już podczas pierwszego spotkania zaczyna zgrzytać. W takim wypadku masz dwie opcje:

1. współpraca jeszcze się nie rozpoczęła i nowy klient nie podpisał umowy, więc możesz się zastanowić, czy chcesz ją podjąć. Pierwsze spotkanie może być okazją do poznania się i wywnioskowania, czy chcesz dalszej wspólnej drogi;
2. zależ Ci na współpracy z klientem, więc jeszcze raz mówisz mu o konieczności przekazania niezbędnych informacji oraz wyjaśniasz, skąd może je zaczerpnąć, lub oferujesz w tym wsparcie i pomoc, np. składasz wniosek do urzędu skarbowego o udostępnienie danych.

Przy okazji rozmów warto również zwrócić uwagę, jak klient wypowiada się o wcześniejszym biurze rachunkowym, o ile z takiego korzystał. Możesz także dowiedzieć się, jakiego systemu do fakturowania lub prowadzenia swojej księgowości używał, ponieważ możliwe, że w biurze rachunkowym korzystasz z tego samego oprogramowania i nie będziesz mieć problemu z importem danych.

Może także zdarzyć się, że będzie Ci trudno spotkać się twarzą w twarz, np. gdy współpraca z klientem będzie zdalna, na odległość. Mimo wszystko warto połączyć się online lub umówić na dłuższą rozmowę telefoniczną, żeby poznać osobę, z którą przecież masz zamiar współpracować.

Co dalej, czyli podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych

Pierwsze spotkanie z klientem odbywa się również po to, aby pozyskać wszystkie potrzebne dane i informacje do stworzenia umowy między nim a Tobą. Dokument powinien zawierać wszelkie konieczne i ważne zapisy, tak by zabezpieczał biuro rachunkowe od możliwych problemów prawnych, a także przewidywał możliwe kłopoty, takie jak opóźnienia w doręczaniu przez klienta dokumentów czy w płatnościach za usługi księgowe.

Pierwsze spotkanie z klientem nie jest wcale proste, a jego przebieg może zaważyć na dalszej współpracy. Jest natomiast dobrą okazją do poznania przedsiębiorcy, który trafia pod Twoje skrzydła.