Poradnik Przedsiębiorcy

Czy szef może monitorować samochód służbowy pracownika?

Udostępnienie pracownikowi samochodu w ramach i na czas pełnienia obowiązków służbowych oparte jest na konstrukcji powierzenia mienia, która jest uregulowana w kodeksie pracy. W przypadku umów cywilno-prawnych, powierzenie to następuje na zasadach cywilnych, w oparciu o stosunek łączący strony. To jakie obowiązki mogą być i jak pracodawca powinien je wprowadzać, wymaga zgłębienia treści przepisów prawnych znajomość ram prawnych. 

Niezależnie od tego, w oparciu o które przepisy pojazd został oddany do dyspozycji pracownika, jego użytkowanie łączy się z pewnymi obowiązkami.

Umowa powierzenia mienia 

Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

  1. pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,

  2. narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

– odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Jednak, aby można było mówić o ponoszeniu odpowiedzialności za szkodę, koniecznymi przesłankami odpowiedzialności pracownika jest uprzednie prawidłowe powierzenie mienia w warunkach umożliwiających jego strzeżenie oraz nierozliczenie się przez niego z tego mienia.  

W praktyce wymagane jest pisemne potwierdzenie okoliczności powierzenia przez pracownika, niejednokrotnie pracodawca do umowy powierzenia załącza regulamin, dokładnie określający zasady użytkowania pojazdu.

W przypadku powierzenia zatem samochodu służbowego, dobrze byłoby aby umowa zawierała, co najmniej:

  • Data i miejsce zawarcia umowy.

  • Strony umowy.

  • Dokładne określenie powierzanego mienia, z uwzględnieniem marki samochodu, jego modelu, rocznika, numeru silnika, numeru nadwozia, oraz przejechanych dotychczas kilometrów.

  • Dodatkowo można opisać powierzenie rzeczy przynależnych do samochodu. Np. dowód rejestracyjny, polisa ubezpieczeniowa, komplet kluczy czy nawigacja GPS, i inne wyposażenie (gaśnica, apteczka, radio).

  • Pracownik powinien potwierdzić, że pojazd został mu wydany i że objął go w posiadanie 

  • Jeśli w firmie nie funkcjonuje wspomniany regulamin, w umowie powierzenia powinny znaleźć się chociaż minimalne zasady użytkowania samochodu.

  • Określenie warunków zwrotu samochodu.

  • Zapisy odnośnie rozwiązania umowy.

  • Oraz Podpisy stron umowy.

W przypadku udostępnienia pojazdu służbowego osobie zatrudnionej na umowie cywilno- prawnej, zasady odpowiedzialności powinny być opisane szerzej, zrozumiale dla pracownika. Umowa jest skonstruowana na zasadzie swobody umów jaka istnieje w stosunkach cywilnoprawnych i którą reguluje kodeks cywilny. Zgodnie z art. 3531. Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. A zatem umowa, może zawierać identyczne elementy jak te przepisane stricte do umowy powierzenia z kodeks cywilnego, przy czym rodzaj odpowiedzialności nie jest tutaj wymuszony przepisami. 

Monitorowanie pojazdów za pomocą GPS

Nowe technologie dzisiaj umożliwiają rozwiązania, które umożliwiają pracodawcom monitorowanie lokalizacyjne należących do nich pojazdów. Pracodawcy nie musza ich montować, ale wielu z nich jest zainteresowanych takim rozwiązaniem – dlaczego? Urządzenia GPS umożliwiają zwiększenie efektywności realizowanych zadań i optymalizację kosztów, co więcej wskazuje się, że pracodawca dzięki tej nowej technologii jest w stanie ewidencjonować czas i jakość pracy pracowników. System przyczynia się także do bezpiecznego podróżowania oraz poruszania się pojazdem.

Monitoring GPS a ochrona danych osobowych 

System działa poprzez zbieranie danych geolokalizacyjnych, a dane o lokalizacji w powiązaniu z informacjami o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”), stanowią w myśl Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO), dane osobowe, które należy otoczyć szczególnymi regulacjami i bezpieczeństwem. Jednocześnie wymaga to od strony pracodawcy nowych działań informacyjnych.

Sam monitoring pracownika jest dozwolony pod pewnymi warunkami, tzn. jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). 

Wówczas – cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. 

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy, zobowiązany jest powiadomić o celach i zakresach oraz sposobie zastosowania monitoringu na piśmie. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Spełnienie ustawowych wymagań wdrożenia monitoringu, powoduje, że pracodawca może stosować dowolną formę monitoringu pracowników zakładając, że jest to niezastąpione dla zapewnienia organizacji pracy gwarantującej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz stosownego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Warunki te muszą być spełnione jednocześnie. 

Monitoring GPS ma za zadanie zbierać informacje jedynie podczas pracy. Nadzór pracownika poza godzinami pracy jest niedozwolony.

Czy stały monitoring godzi w dobra pracownika?

W rzeczywistości można uznać, że stały monitoring pracownika godzi nie tylko w jego dobra, ale i narusza obowiązujące prawo, jednak tylko wtedy jeśli pracownik nie wyraził zgody na monitoring poza godzinami pracy. Warto bowiem podkreślić, że problem sprowadza się do tego, że wprowadzając stały monitoring pracodawca będzie uzyskiwać więcej informacji niż faktycznie potrzebuje do realizacji przyjętych celów jaki daje mu monitoring GPS. 

W sytuacji, kiedy monitoring stosowany jest wobec pracowników, zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodeksu pracy w godzinach pracy, a nadto pracodawca wypełnił wobec pracowników obowiązki informacyjne jakie nakłada na niego rozporządzenie RODO, pracodawca nie musi pozyskiwać zgody pracownika na monitoring. 

Podstawa prawna

  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz.U.UE.L.2016.119.1.

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U.2020.1320 t.j.

  • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, Dz.U.2020.1740 t.j. 

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.