Faktura VAT przesyłana drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej lub w pliku PDF, jest postępowaniem prawidłowym, jeżeli zachowane zostały czynności zgodne z nowym rozporządzeniem Ministra Finansów. Od 1 stycznia 2011 r. faktury elektroniczne nie muszą być zabezpieczone elektronicznym podpisem lub systemem EDI.
Faktury papierowe
Wystawianie i przechowywanie faktur papierowych reguluje rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania i sposobu przechowywania faktur, listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku VAT. Faktury i faktury korygujące należy wystawić w minimum dwóch egzemplarzach. Oryginał zatrzymuje nabywca, a kopię sprzedawca. Od 1 stycznia 2011r. faktury w wersji papierowej można przechowywać w dowolny sposób. Należy tylko zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność faktur, łatwe ich odszukanie, udostępnienie przechowywanych faktur w razie kontroli organu skarbowego lub podatkowego. Faktury przechowuje się od daty ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia obowiązku podatkowego. Podczas wystawienia faktury należy zapewnić autentyczność jej pochodzenia i integralność danych, czyli pewność co do tożsamości wystawcy faktury i niezmienność danych, które zawiera faktura.
Faktury elektroniczne
Faktury mogą być przesyłane, udostępniane w dowolnym formacie elektronicznym, jeśli uzyskana została wcześniejsza akceptacja odbiorcy faktury. Wydanie akceptacji oraz jej cofnięcie może być wyrażone w formie pisemnej lub elektronicznej. Faktury mogą być przesyłane drogą elektroniczną, pod warunkiem zachowania autentyczności ich pochodzenia i integralności danych. Definicje autentyczności i integralności są takie same jak w przypadku faktur papierowych. Zasady przechowywania faktur elektronicznych są również takie same jak faktur papierowych, z tym że, podczas kontroli należy umożliwić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej przetwarzanie danych zawartych w fakturach. Kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i system EDI to przykładowe rozwiązania służące zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur.
Podsumowując, jeżeli kontrahentowi zostanie przesłana faktura w formacie PDF lub jako skan faktury papierowej, z zachowaniem jej autentyczności i integralności danych, jest uznawana za fakturę doręczoną prawidłowo. Forma zabezpieczenia faktury przez podatnika jest dowolna.
