Nadpłacony zasiłek chorobowy to kwestia, która może budzić wiele wątpliwości zarówno u pracodawców, jak i pracowników. Z perspektywy prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych sposób rozliczenia takiej nadpłaty ma kluczowe znaczenie. Jak powinna być traktowana nadpłata zasiłku chorobowego w kontekście przychodu ze stosunku pracy?
Czym jest nadpłata zasiłku chorobowego?
Nadpłata zasiłku chorobowego następuje, gdy kwota wypłaconego świadczenia z ubezpieczenia społecznego jest wyższa niż przysługująca lub gdy świadczenie zostało wypłacone bezpodstawnie. Geneza nadpłaty może mieć dwojaki charakter – może wynikać z błędów administracyjnych po stronie płatnika (pracodawcy lub ZUS) lub z działań świadomie wprowadzających w błąd ze strony osoby pobierającej świadczenie. Ustalenie dokładnej przyczyny nadpłaty ma fundamentalne znaczenie, ponieważ konsekwencje prawne, w tym obowiązek zwrotu, naliczanie odsetek czy okresy przedawnienia, różnią się znacząco w zależności od tego, czy nadpłata była wynikiem pomyłki, czy też celowego działania.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Kluczowe dla zakwalifikowania nadpłaconego zasiłku jest to, czy stanowił on nienależne świadczenie. Jeśli pracownik otrzymał kwotę, która mu się nie należała, a pracodawca następnie dokonał jej potrącenia lub pracownik ją zwrócił, pojawia się pytanie o skutki podatkowe tej operacji.
Sposoby rozliczenia nadpłaty zasiłku chorobowego
Sposób rozliczenia nadpłaty zasiłku chorobowego zależy od tego, czy pracodawca dokonał potrącenia z bieżącego wynagrodzenia pracownika, czy też pracownik zwrócił nadpłaconą kwotę samodzielnie. W przypadku gdy pracodawca potrąci nadpłatę zasiłku chorobowego z wynagrodzenia pracownika w kolejnym miesiącu, taka nadpłata nie jest traktowana jako przychód pracownika w rozumieniu ustawy o PIT, ponieważ pracownik faktycznie nie otrzymał tej kwoty. Potrącenie to jest de facto korektą wcześniejszej błędnej wypłaty. Potrącenia te są możliwe na podstawie art. 87 Kodeksu pracy, który reguluje zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia. Potrącenie nienależnie wypłaconego świadczenia (takiego jak zasiłek chorobowy) jest jednym z możliwych potrąceń, oczywiście z zachowaniem limitów potrąceń.
Przykład 1.
Pan Jan otrzymał w marcu 2025 roku zasiłek chorobowy w wysokości 3000 zł. Okazało się, że 500 zł było nadpłatą. Pracodawca w kwietniu 2025 roku potrącił tę kwotę z wynagrodzenia mężczyzny. Jak wygląda dokonane potrącenie w kontekście przychodu pracownika? W marcu 2025 roku pracodawca uwzględnił 3000 zł jako przychód pana Jana i odprowadził od niego zaliczkę na podatek. W kwietniu 2025 roku pracodawca skoryguje rozliczenie marcowe o 500 zł. W ten sposób pan Jan otrzymał w rzeczywistości 2500 zł zasiłku. Korekta ta powinna być uwzględniona w kolejnym rozliczeniu PIT-11, zmniejszając podstawę opodatkowania za dany rok o 500 zł.
Nieco inne rozwiązania są stosowane wtedy, gdy sam pracownik zwróci nadpłacony zasiłek chorobowy – np. przelewem na konto pracodawcy lub ZUS. W takim przypadku zwrócona kwota nie stanowi dla niego przychodu do opodatkowania w momencie zwrotu. Co więcej, w sytuacji, gdy wcześniej od tej kwoty został pobrany podatek, pracownik ma prawo do korekty zeznania podatkowego.
Przykład 2.
Pani Anna w maju 2025 roku otrzymała zasiłek chorobowy w wysokości 2000 zł. W lipcu 2025 roku ZUS poinformował pracodawcę, że 400 zł było nadpłatą. Kobieta, nie czekając na działania pracodawcy, zwróciła tę kwotę bezpośrednio na konto ZUS-u. Jak wygląda kwestia przychodu ze stosunku pracy w kontekście dokonanego zwrotu? W maju 2025 roku pracodawca uwzględnił 2000 zł jako przychód pani Anny. Kobieta może w swoim zeznaniu rocznym (PIT) odliczyć zwróconą kwotę od podstawy opodatkowania w roku, w którym nastąpił zwrot, lub skorygować zeznanie za rok, w którym zasiłek został wypłacony, jeżeli zwrot nastąpił w tym samym roku podatkowym. Podstawą prawną jest w tym przypadku art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT, który dopuszcza możliwość odliczenia zwróconych nienależnych świadczeń, które uprzednio zostały zaliczone do przychodów.
Nadpłacony zasiłek chorobowy a skutki wobec ZUS i US
Nadpłacony zasiłek chorobowy niesie ze sobą konsekwencje nie tylko dla pracownika i pracodawcy, ale przede wszystkim wobec ZUS-u. Kwoty wypłacone nienależnie jako zasiłki chorobowe nie stanowią bowiem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli składki zostały od nich pobrane, pracodawca powinien dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS (DRA, RCA). Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych zasiłki chorobowe są świadczeniami z ubezpieczenia społecznego i co do zasady są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne. Jeśli jednak pracodawca pomylił się i włączył je do podstawy wymiaru składek, należy to skorygować.
Po stwierdzeniu nadpłaty kluczowym krokiem jest złożenie do ZUS-u korygujących dokumentów rozliczeniowych. Obejmuje to imienny raport korygujący za ubezpieczonego, którego dotyczy nadpłata, oraz deklarację rozliczeniową korygującą (ZUS DRA). Korekty te są niezbędne do prawidłowego odzwierciedlenia stanu konta płatnika i ubezpieczonego. Jeśli w wyniku korekt na koncie płatnika składek powstanie nadpłata (np. nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP, wynikająca z korekty zasiłku), płatnik może złożyć wniosek o jej zwrot (formularz RZS-P). ZUS ma 30 dni na zwrot nadpłaty od dnia, w którym wpłynie uzasadniony wniosek płatnika i ZUS otrzyma imienny raport korygujący oraz deklarację rozliczeniową korygującą. W przypadku braku wniosku o zwrot ZUS może automatycznie zaliczyć nadpłatę na poczet bieżących lub przyszłych składek. Proces zwrotu nadpłaconych składek przez ZUS jest uzależniony od spełnienia 2 warunków: złożenia formalnego wniosku (RZS-P) oraz otrzymania przez ZUS korygujących dokumentów rozliczeniowych. Ta zależność wskazuje na potencjalne wąskie gardło administracyjne – nawet jeśli pracodawca zidentyfikuje nadpłatę i pracownik zwróci środki, pracodawca nie może po prostu uregulować swojego konta w ZUS-ie bez skrupulatnego przygotowania i złożenia specyficznych, poprawnych dokumentów korygujących. Proces ten może być czasochłonny i wymaga szczegółowej znajomości zasad raportowania do ZUS-u, co podkreśla obciążenie administracyjne i potrzebę precyzji w działach płacowych i kadrowych.
W przypadku nadpłaty zasiłku chorobowego, która została potrącona lub zwrócona, pracodawca jest zobowiązany do skorygowania informacji PIT-11 wystawianej pracownikowi za dany rok podatkowy. Korekta ta powinna odzwierciedlać faktycznie należną i otrzymaną kwotę zasiłku, co wpłynie na podstawę opodatkowania pracownika. Jeśli zwrot nastąpił w tym samym roku podatkowym, w którym nastąpiła wypłata, pracodawca wystawi PIT-11 z prawidłową kwotą przychodu. Jeżeli zwrot nastąpił w kolejnym roku podatkowym, pracodawca wystawi PIT-11 za rok zwrotu, w którym będzie wykazana kwota zwrotu (zmniejszająca przychód), a pracownik sam dokona korekty w swoim zeznaniu rocznym. W przypadku nadpłaty zasiłku chorobowego i jego zwrotu pracodawca jako płatnik jest zobowiązany do skorygowania odpowiednich dokumentów podatkowych:
korekta PIT-4R – pracodawca koryguje deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R) za okres, którego dotyczy nadpłata. Pomniejszenie wpłaty zaliczki na podatek o kwotę podatku wynikającą z korekty jest możliwe;
korekta PIT-11 – pracodawca powinien wystawić pracownikowi skorygowaną informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). W PIT-11 kwota zasiłku chorobowego jest wykazywana w części D.1, w wierszu „Inne źródła, niewymienione w wierszach od 1 do 4”. Korekta PIT-11 powinna odzwierciedlać rzeczywistą kwotę zasiłku należnego po uwzględnieniu zwrotu.
Konieczność korekty zarówno PIT-4R, jak i PIT-11 ilustruje kaskadowy wpływ nadpłat na sprawozdawczość podatkową. Błąd w jednym obszarze (np. obliczenie świadczenia) bezpośrednio wpływa na dochód podlegający opodatkowaniu i wysokość pobranych zaliczek, co wymaga korekt w wielu powiązanych ze sobą formularzach podatkowych. Podkreśla to złożoność administracyjną dla pracodawców, którzy muszą nie tylko odzyskać środki, ale także zapewnić, że cała dokumentacja podatkowa dokładnie odzwierciedla skorygowaną sytuację finansową.
Podsumowanie
Nadpłata zasiłku chorobowego, choć kłopotliwa, jest regulowana przepisami prawa podatkowego i ubezpieczeniowego. Kluczowe jest rozróżnienie, czy nadpłata została potrącona z bieżącego wynagrodzenia, czy też pracownik samodzielnie ją zwrócił. W obu przypadkach ważne jest, aby rozliczenia podatkowe i składkowe odzwierciedlały rzeczywisty stan rzeczy, a pracodawca dokonał stosownych korekt w dokumentach PIT-11 oraz ZUS. Pracownicy zaś powinni być świadomi swoich praw do odliczenia zwróconych kwot w zeznaniu podatkowym, jeśli podatek został wcześniej pobrany.
